Регистрационные номера документов Подготовила: Блохина Валентина Александровна, студентка ФНО ПСА – 43а. Научный руководитель: Андреева Валентина Ивановна, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения.
Реквизит 11 – это регистрационный номер документа.
Помимо своей основной задачи – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать разнообразные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно отследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.
Рисунок Б.1 — Расположение реквизитов и границ зон на формате A4 углового бланка
Рисунок Б.2 — Расположение реквизитов и границ зон на формате A4 продольного бланка
Нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Для избежания путаницы с распорядительными документами кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса «К» (кадровый) или «ЛС» (по личному составу), а номер распоряжения дополняют литерой «Р». При запросе на поиск документа секретарь по номеру, дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле или папке его искать: № 26-р – в распоряжениях; № 26-лс – в приказах по личному составу; № 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний. Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой «Ф» (факс) или «Э» (электронная почта), можно решить проблему учета способа доставки письма в организацию без необходимости увеличения регистрационных форм и журналов.
Регистрация документов строится на основных правилах:
- Однократность регистрации: документ регистрируется один раз в рамках одного учреждения – при создании или получении. При передаче из подразделения в подразделение документ сохраняет свой уникальный номер, поэтому внутренние подразделения, получив документ, учитывают его по первоначально присвоенному индексу, а не создают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.
- Своевременность регистрации: в соответствии с пунктом 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, регистрация поступивших документов осуществляется в день их поступления, а создаваемых – в день подписания или утверждения, либо на следующий рабочий день. Такие требования обусловлены тем, что задержка на этапе регистрации может снизить время фактического исполнения.
- Разделение регистрационных учетов: для каждого типа документов ведется отдельная регистрация. Отдельные регистрационные формы учитывают: входящую корреспонденцию; приказы по основной деятельности; протоколы оперативных совещаний; внутренние служебные записки; протоколы совета директоров; исходящие документы; кадровые приказы; распоряжения.
Каждый год с 1 января все документы сбрасываются до нуля, за исключением описей дел постоянного хранения, которые имеют сквозную нумерацию.
Регистрация документов осуществляется в соответствии с определенными правилами:
- При регистрации в базе данных указывается вся информация о документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента и содержание.
- Учетные формы дополняются графами для часто запрашиваемой информации, такой как способ отправки.
- Учёт документов ведется по единым правилам, независимо от формы регистрации.
Обзор нумерации документов в 1С: структура и настройка
Продукты 1С поддерживают автоматическую нумерацию документов. В этой статье мы рассмотрим структуру номера документа в 1С:ERP и возможные настройки.
Структура номера документа в 1С следующая:
- АА – префикс организации;
- ББ – префикс информационной базы;
- ВВ – дополнительный пользовательский префикс;
- 000123 – номер объекта.
По умолчанию префиксы организации и информационной базы равны нулю, а пользовательский префикс отсутствует. Эти настройки можно изменить.
Назначение префикса организации
Префикс организации задается в карточке организации и состоит из одного или двух символов (буквы или цифры).
Если префикс не был назначен изначально, но впоследствии возникла необходимость, система присвоит новому документу первый номер по порядку нового вида.
Например, если последний номер документа до назначения префикса был «0000-000123», то после назначения префикса новому документу будет присвоен номер «ТД00-000001». Для поддержания сквозной нумерации необходимо вручную отредактировать номер этого документа.
Необходимо отредактировать номера для различных типов документов, таких как заказы поставщику, приобретение товаров и услуг, перемещение товаров и другие. Эту задачу можно выполнить вручную, однако при большом количестве документов целесообразно написать специализированную обработку для автоматической нумерации (для консультации по данному вопросу обратитесь к нашим специалистам).
Настройка префикса информационной базы
Префикс информационной базы устанавливается в разделе «Синхронизация данных» (меню НСИ и администрирование – Администрирование). Он состоит из одного или двух символов, которые могут быть буквами или цифрами:
После установки префикса информационной базы номер документа в 1С будет выглядеть следующим образом:
Префикс информационной базы используется при настройке синхронизации данных с другими программами для идентификации системы, в которой был создан документ, что позволяет избежать дублирования.
Если ранее префикс информационной базы не был назначен, но стал необходим, система автоматически присвоит документу первый номер в порядке очереди, так же, как и с организационным префиксом.
Использование дополнительного пользовательского префикса
Система автоматически устанавливает дополнительные пользовательские префиксы для определенных видов документов. Например, если включена функция отдельной нумерации счетов-фактур на аванс (меню НСИ и администрирование – Администрирование – Учет НДС, импорт и экспорт).
При активации этой опции номер документа в 1С будет иметь следующий формат:
Также система устанавливает дополнительные префиксы для определенных документов при настройке синхронизации с другими программами 1С.
Печать документов
При печати документов префикс организации не отображается, также удаляются ведущие нули. Префикс информационной базы и дополнительный пользовательский префикс выводятся на печать, если они установлены:
В «1С:ERP» нет возможности управлять отображением префиксов при печати в пользовательском режиме по умолчанию, в отличие от «1С:УНФ». В случае необходимости такую доработку системы можно внести обратившись в компанию «СИТЕК», где наши специалисты оказывают соответствующую поддержку.
Автор статьи: Байбекова Анастасия – специалист проектного отдела.
Дата публикации статьи 30.11.2022.
Подпишитесь на нашу рассылку
и получите еще больше статей от экспертов по 1С!
Как правильно нумеровать документы для ИП и почему это важно
В ходе работы возникает множество документов: договоры, счета, акты. Иногда они нужны для банка или налоговой. Важно, чтобы документация была в порядке, но это занимает время. Главное — не терять время на бумажную работу, а заниматься бизнесом.
Статья предлагает простые рекомендации по правильной нумерации дог
- Нумерация осуществляется в порядке возрастания, однако можно сбрасывать её каждый период времени — например, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Это позволяет начинать нумерацию с единицы в начале каждого нового периода, при этом вводя соответствующие обозначения времени.
Предложите свою структуру и зашифруйте в ней последовательный номер документа и необходимую информацию. Например, укажите тип документа, а также месяц или год его создания.
Методы организации документации
Для эффективного хранения и быстрого поиска документов часто используются специализированные учетные программы, такие как 1С или Контур, предоставляющие более широкий набор функций, чем простое хранение и учет.
Если нет возможности использовать специализированное ПО, можно вести таблицу в Excel, записывая в неё номера договоров и ссылки на документы. Для удобства также можно указывать контрагентов в отдельном столбце таблицы.
При небольшом количестве контрагентов, с которыми регулярно заключаются сделки, целесообразно создать отдельный лист в таблице для каждого контрагента. Важно поддерживать систематичность: сразу после подписания акта или заключения договора следует вносить соответствующие записи в таблицу. Необходимо также помнить о сохранении документа после каждой новой записи, чтобы исключить потери информации.
Рекомендуется использовать облачные таблицы, например от Google, где данные сохраняются автоматически и доступны для просмотра и редактирования с любого устройства. Это обеспечивает защиту данных в случае внезапных отключений электроэнергии или интернета.
В целях безопасности рекомендуется ограничить доступ к таблице только через электронную почту. Открытие доступа по ссылке может привести к возможности просмотра документов третьими лицами.
Задокументируйте систему нумерации документов, указав, какие компоненты входят в номер и что они представляют. В таблице также следует добавить сокращения для различных типов документов (например, С — счет, А — акт, Д — договор), что позволит в будущем легко разобраться в системе нумерации, даже спустя долгое время.
Что делать, если ранее использовалась неправильная нумерация
Неправильная нумерация документов не влечет за собой наказаний. Важно восстановить порядок и начать нумерацию документов правильно. Рекомендуется завести таблицу или установить специализированное программное обеспечение для учета, что значительно облегчит поиск документов в будущем.
Специальное предложение от банка
- Бесплатное открытие расчетного счета онлайн, реквизиты предоставляются в день подачи заявки.
- Первые два месяца обслуживание счета осуществляется бесплатно.
- Любые внутренние платежи ИП и юридическим лицам в пределах банка — без комиссий.
АО «Тинькофф Банк», лицензия №2673