Изменение подписи в документах: законодательное руководство и пошаговая инструкция

Меня не устраивает моя подпись в паспорте. Вынужден ли я использовать её на всех документах, или могу изменить свою подпись? Как происходит процесс смены подписи в документах и какие законы регулируют этот вопрос?

Шаги для перевыпуска или продления ЭЦП

Электронная подпись — это важный инструмент в бизнесе. Она облегчает взаимодействие с партнерами, налоговыми органами и судами, а также участие в интернет-торгах и государственных закупках. В этом разделе представлена инструкция по продлению и перевыпуску ЭЦП.

• Процедура продления электронной подписи:
  • Срок действия электронной подписи
  • Условия продления ключа ЭЦП для юридических лиц
  • Пошаговый алгоритм продления
• Как изменить электронную подпись

Срок действия электронной подписи

Продолжительность действия зависит от владельца:

• 15 месяцев — для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
• 12 месяцев — для физических лиц.

За две недели до истечения срока действия электронной подписи в личном кабинете (ЛК) на сайте налоговой службы появится уведомление.

Условия продления ключа ЭЦП для юридических лиц

Продление подписи возможно дистанционно, если соблюдены несколько условий:

• сертификат квалифицированной подписи был ранее получен в налоговой службе или в удостоверяющем центре ФНС РФ, и вы уже использовали его для авторизации в ЛК;
• текущий сертификат еще не истек;
• сертифицированное устройство для хранения ключей (токен) исправно. Вставьте токен в ПК: если индикатор горит, все в порядке. В случае поломки или утери токена продление подписи невозможно;
• ваши персональные данные с момента выдачи сертификата не изменились, например, информация о паспорте.

Также убедитесь, что программное обеспечение для использования квалифицированной подписи работает корректно. Если возникли ошибки, переустановите программу.

Для продления ЭЦП не требуются дополнительные документы.

Электронная цифровая подпись необходима для предпринимателя. Она позволяет удобно участвовать в тендерах, удаленно подписывать счета, договоры, контракты и другие важные документы. Оформите электронную подпись в Совкомбанке. Процесс подачи заявки займет всего пять минут. Наш курьер приедет к вам для подтверждения личности и доставки токена.

Процесс продления

Существует три способа продлить ЭЦП:

• через сайт налоговой;
• лично в ФНС;
• через доверенное лицо ФНС.

Самым удобным вариантом является первый.

1. Войдите в ЛК на сайте ФНС с активной подписью.
2. Выберите опцию «Перевыпустить сертификат электронной подписи».
3. Заявка сформируется автоматически. Проверьте ее на корректность и подпишите текущей подписью. Дождитесь окончания проверки.
4. Подпишите и отправьте запрос на создание нового сертификата.

Новая ЭЦП будет записана на тот же токен и будет действовать 15 месяцев с даты выдачи.

Например, если старая подпись действовала до 17 апреля, а вы продлили ее 7 апреля, новая подпись будет действовать до 7 июля следующего года.

Услуга продления является бесплатной.

Если продлить ЭЦП удаленно не удается, например, сломался токен или изменились данные, придется посетить налоговую службу. При этом с собой необходимо иметь документы, удостоверяющие личность.

Визит в налоговую должен совершать директор компании или ИП.

Как изменить электронную подпись

Если у организации изменились реквизиты или, например, сменилась фамилия у руководителя, необходимо переделать электронную подпись. Как упоминалось ранее, удаленно обновить ЭЦП при изменении данных невозможно. Нужно будет посетить ФНС.

Следите за сроком действия подписи, чтобы своевременно ее обновить.

Все указанные цены актуальны на момент публикации статьи.

Причины для обновления сертификата электронной подписи

Сертификат действует в течение года и по окончании срока его необходимо обновить. Но есть и другие причины для замены электронного ключа.

В каких случаях требуется обновление сертификата:

• плановая замена из-за окончания срока действия;
• ошибки в реквизитах;
• смена владельца или изменение данных компании;
• повреждение носителя;
• потеря носителя с ЭП или контейнера;
• ошибочный выбор тарифного плана;
• необходимость внесения изменений;
• выбран неправильный криптопровайдер.

Позаботьтесь о замене ЭЦП заблаговременно

Это упростит процесс смены ЭП. Если срок действия сертификата истёк или скоро закончится, вам следует:

1. Обратиться в обслуживающую компанию и запросить список необходимых документов.
2. Собрать эти документы. Некоторые из них можно будет подписать действующим сертификатом, а другие — вручную.
3. Подать заявление на получение нового сертификата.
4. Оплатить счёт за услуги.
5. Получить новый сертификат электронной подписи.

Если требуется изменение данных в текущей подписи, нужно оформить перевыпуск ЭЦП.

Когда необходимо перевыпускать сертификат

• изменение ФИО или паспортных данных владельца;
• смена названия компании;
• изменение должности владельца подписи;
• смена юридического адреса компании;
• изменение ИНН, КПП или ОГРН компании;
• смена руководителя компании.

Если изменились другие реквизиты, уточните у технической поддержки, потребуется ли перевыпуск сертификата для корректной работы с ЭП.

Быстрая замена ЭЦП

Плановая замена подписи может занять много времени и привести к нежелательным потерям. Но что делать, если ваша электронная подпись неожиданно перестала работать, а вам срочно нужно провести важные сделки?

Продолжать работу без сертификата невозможно, так как это чревато большими штрафами. Мы предлагаем услугу «Быстрый старт», которая позволяет ускорить процесс получения новой ЭП, избежать штрафов и предотвратить остановку работы компании на длительный срок.

Для быстрой замены электронной подписи потребуется правильно заполненное заявление на изготовление сертификата и минимальный пакет документов.

Безбумажное продление сертификата

Продлить действие электронной подписи можно без визита в офис. Сервис «Астрал-ЭТ» предоставляет возможность продления онлайн. Для этого заполните заявление в личном кабинете и подпишите его действующей ЭЦП.

Вы можете продлить действие сертификата без посещения офиса в разделе «Сформированные заявления». Нажмите на кнопку «Продлить заявку» и следуйте инструкциям.

Для безбумажного продления нужно, чтобы подпись была выдана УЦ «Астрал» или другим доверенным УЦ. Подписью, которую вы используете для продления, нужно пользоваться до её истечения срока. Это означает, что нужно позаботиться о продлении заранее.