Подготовка закупочного акта

17.08.2006 для печати Вашим поставщиком может быть не только компания или индивидуальный предприниматель, но и обычный человек. Обычно у населения закупают продукты, выращенные на личном подсобном хозяйстве, или различные сырьевые материалы. Многие фирмы охотно сотрудничают с такими продавцами, поскольку их цены часто ниже, чем у организаций. Как правильно оформить такую сделку? Какие налоги нужно уплатить?

• название документа;
• дата его составления;
• название компании, от имени которой оформляется документ;
• описание хозяйственной операции (в нашем случае – покупка товаров);
• количество, цена и стоимость продукции;
• должность и фамилия лица, покупающего товары от имени компании;
• личные подписи продавца и представителя вашей компании.

Кроме того, необходимо указать в акте полное имя, отчество и фамилию продавца. А также вписать его паспортные данные и домашний адрес. Будет полезным, если руководитель вашей компании утвердит документ своей визой.

Закупочный акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается у продавца, другой передается в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.

При размещении продукции на складе оформляется Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика. Он имеет типовую форму № ТОРГ-4 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132).

Этот документ также составляется в двух экземплярах. Один передается в бухгалтерию, другой остается у кладовщика.

Необходимо ли удерживать налог на доходы физических лиц из выплачиваемых продавцу сумм? Нет, не нужно. Объясним почему. Согласно пункту 13 статьи 217 НК РФ, доходы от продажи продукции личного подсобного хозяйства не облагаются НДФЛ, если продавец имеет справку о том, что продукция выращена на его участке.

А если такой справки нет? Все равно налог удерживать не нужно. Гражданин должен самостоятельно заплатить НДФЛ в бюджет по доходам от продажи собственного имущества (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Кстати, недавно об этом напомнили и представители финансового ведомства (письмо Минфина России от 16 ноября 2005 г. № 04-1-03/567). Чиновники отметили, что компании, покупающие имущество у населения, не являются налоговыми агентами и не обязаны удерживать НДФЛ с выплачиваемых сумм.

Как быть с единым социальным налогом (ЕСН)? Суммы, выплачиваемые за купленное имущество, не облагаются социальным налогом. Об этом говорится в пункте 1 статьи 236 Налогового кодекса РФ.

Что касается налога на добавленную стоимость, напомним: все плательщики НДС указаны в статье 143 НК РФ. Среди них нет обычных граждан. Следовательно, они не могут выписать счет-фактуру, и фирма-покупатель не сможет зачесть этот налог.

На первый взгляд, поставщик-гражданин имеет больше недостатков по сравнению с фирмой или ИП. Главный его недостаток – покупатель не сможет получить вычет по НДС. Однако большинство продуктов, предлагаемых гражданами, включены в Перечень, утвержденный постановлением Правительства РФ от 16 мая 2001 г. № 383. Следовательно, при продаже этих товаров НДС будет уплачен только с разницы в ценах.

Кроме того, как уже упоминалось, цены у физических лиц ниже, чем у компаний или «индивидуальных предпринимателей». Таким образом, заключать сделки с физическими лицами вполне выгодно. К тому же, нет необходимости удерживать НДФЛ и платить ЕСН с их доходов.

Большинство тех, кто закупает продукты у населения и затем продает их, рассчитывают НДС по специальной схеме (п. 1 ст. 154 НК РФ). Реализуя такие товары, фирмы платят налог не с полной выручки, а только с разницы между продажной и покупной ценой. Однако это касается только тех продуктов, которые включены в «Перечень сельскохозяйственной продукции и продуктов ее переработки (кроме подакцизных товаров), закупаемых у физических лиц (не являющихся налогоплательщиками)». Этот перечень утвержден постановлением Правительства РФ от 16 мая 2001 г. № 383.

ООО «Фрост+»,
г. Москва, 129224, ул. Полярная, дом 8

Утверждаю в сумме пять тысяч семьдесят пять рублей 00 копеек.
Генеральный директор А. В. Сокол 1 августа 2006 г.

ЗАКУПОЧНЫЙ АКТ № 18
От 1 августа 2006 г.

Мною, товароведом ООО «Фрост+» Пахомовым Николаем Александровичем, куплены у Терехова Владимира Ивановича следующие продукты:

Наименование продуктов	Ед. изм.	Кол-во	Цена (руб. коп)	Сумма (руб. коп)
Яблоки свежие	кг	30	40-00	1200-00
Черешня свежая	кг	20	90-00	1800-00
Помидоры свежие	кг	25	55-00	1375-00
Огурцы свежие	кг	15	20-00	300-00
Картофель	кг	50	8-00	400-00
ИТОГО	5075-00

Сумма прописью: Пять тысяч семьдесят пять рублей

Сведения о продавце:
ИНН 134600880288
Паспорт серия 0402 номер 821437
Дата выдачи 3 марта 2003 г.
Выдан ОВД района «Перово» г. Москвы
Дата рождения 3 июня 1956 г.
Прописан: г. Москва, ул. Рабочая, дом 5, кв. 10
Проживает: Моск. обл., г. Сергиев Посад, ул. Мира, дом 18, кв. 12

Справка о наличии личного подсобного хозяйства выдана:
__________________справки нет____________________________

Деньги получил Терехов В.И.
Продукты получил Пахомов Н.А.

Налоговый кодекс РФ
Статья 217. Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)

Не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) следующие виды доходов физических лиц:

13) доходы налогоплательщиков, получаемые от продажи выращенных в личных подсобных хозяйствах на территории Российской Федерации, скота, кроликов, нутрий, птицы, диких животных и птиц (как в живом виде, так и продуктов их убоя в сыром или переработанном виде), продукции животноводства, растениеводства, цветоводства и пчеловодства как в натуральном, так и в переработанном виде.

Указанные доходы освобождаются от налогообложения при условии представления налогоплательщиком документа, выданного соответствующим органом местного самоуправления, правлениями садового, садово-огородного товариществ, подтверждающего, что продаваемая продукция произведена налогоплательщиком на принадлежащем ему или членам его семьи земельном участке, используемом для ведения личного подсобного хозяйства, дачного строительства, садоводства и огородничества;…

В статье использованы фото с сайта freepik.com

Унифицированная форма № ОП-5 — закупочный акт

Унифицированная форма ОП-5 является одним из ключевых документов в процессе закупок сельхозпродукции у населения. Далее мы расскажем, где можно скачать соответствующую форму и ознакомиться с примером ее заполнения.

Вам помогут документы и бланки:

• Общая информация о документе
• Применение формы ОП-5 на практике
• Заключение

Общая информация о документе

Форма ОП-5, также известная как закупочный акт, представляет собой первичный документ, с помощью которого организации, приобретающие сельскохозяйственную продукцию у частных лиц, оформляют данные сделки.

Форма ОП-5 позволяет, чтобы фактическую закупку товаров осуществлял представитель покупающей организации, однако документ должен быть утвержден руководителем предприятия.

О том, как реализуется приобретенная у населения продукция, можно прочитать в статье «Порядок продажи купленного без НДС товара (имущества) с учетом НДС».

Унифицированная форма ОП-5 составляется в двух экземплярах: первый экземпляр передается продавцу, второй остается у покупателя сельхозпродукции.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов не является обязательным. Организации могут разрабатывать собственные бланки, включающие все обязательные реквизиты первичных документов, и утверждать их в учетной политике. С 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который определяет перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Требование о хранении документов на территории РФ начинает действовать с 01.01.2024 года. Подробнее об этом написано в нашей статье.

Скачать форму ОП-5 можно на нашем сайте:

На нашем сайте также доступен пример заполнения формы ОП-5.

О налоговых последствиях выдачи под отчет средств на закупку товара не сотруднику организации рассказал советник государственной гражданской службы РФ 3 класса Н. Н. Тактаров. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и узнайте мнение эксперта бесплатно.

Применение формы ОП-5 на практике

Данный документ служит основным инструментом обеспечения законности сделок между юридическими лицами и гражданами, которые, в соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ, должны совершаться в простой письменной форме. Альтернативой форме ОП-5 может быть любой другой письменный договор, удостоверяющий, что покупатель произвел расчет с продавцом сельхозпродукции и получил от него товар.

Сумма сделки, отраженная в форме ОП-5, может быть использована организацией для уменьшения налогооблагаемой базы — в случае применения ОСН или УСН по формуле «доходы минус расходы».

Подробнее о требованиях к первичным документам, установленных законодательством РФ, можно прочитать в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Организации должны утверждать используемые формы первичной документации, включая форму ОП-5 или аналог, разработанный предприятием самостоятельно, в учетной политике. На практике это чаще всего оформляется приказом руководителя о введении тех или иных форм первичных документов.

Порядок применения онлайн-кассы при закупке у физических лиц описан экспертами КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и узнайте больше в Типовой ситуации.

Форма ОП-5. Закупочный акт

Оформление закупочного акта необходимо при покупке предприятием определенных продуктов (обычно продуктов питания) у физических лиц. Документ составляет покупатель. Кроме закупочного акта между сторонами должен заключаться договор купли-продажи по тем же правилам, что и при сделках между организациями. Данный документ часто используется в сфере общественного питания, когда рестораны, кафе, столовые и другие заведения общепита приобретают сельскохозяйственную продукцию у населения.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Оформление закупочного акта

Обычно подготовка акта возлагается на закупщика. Несмотря на отсутствие обязательной формы, существует унифицированная.

Закупочный акт является первичным документом, который может быть оформлен как по унифицированной форме, установленной законодательством РФ, так и в свободной форме или по внутреннему шаблону предприятия, включая фирменную символику.

Документ печатается на стандартном листе формата А4 в момент совершения сделки в двух экземплярах: один для покупателя, второй для продавца.

В акте обязательно должны быть указаны подробные данные об организации, осуществляющей закупку, и физическом лице, продающем продукцию. Информация о гражданине должна включать его паспортные данные и адрес проживания. Полный список закупаемого товара, его количество и стоимость должны быть внесены в специальную таблицу. Документ необходимо подписать обеими сторонами.

Если товар покупается у индивидуального предпринимателя без образования юридического лица, то в акте должны быть указаны данные налоговой инспекции, выдавшей свидетельство ИНН и ИП.

Назначение закупочного акта

Закупочный акт необходим для подтверждения факта сделки и предотвращения возможных претензий со стороны как покупателя, так и продавца. В случае возникновения разногласий и необходимости их судебного разрешения, данный документ будет являться доказательством.

Руководство по заполнению закупочного акта

В верхней части документа следует указать информацию об организации, осуществляющей покупку: ее полное название с организационно-правовым статусом, а также подразделение, к которому относится сотрудник, совершающий сделку. Здесь же нужно указать ИНН и другие данные в соответствии с учредительными документами. Чем выше сумма сделки, тем внимательнее нужно заполнять документ.

Вторая часть документа (слева) содержит номер документа по внутреннему документообороту предприятия и дату его составления. Ниже указывается населенный пункт, где происходит сделка, и информация о сотруднике, осуществляющем закупку (должность, ФИО полностью), и о продавце (ФИО полностью).

Основная часть документа включает таблицу, в которую вносится подробный перечень закупаемого товара. В соответствующих столбцах указываются наименование товара, количество, стоимость за единицу (обычно в килограммах или штуках), а также общая стоимость. Под таблицей в графе «Итого» нужно указать полную стоимость закупленных товаров цифрами и прописью.

• паспортные данные продавца (серия, номер, дата и место выдачи), адрес регистрации, номер свидетельства о государственной регистрации предпринимателя (дата и кем выдано), ФИО, ИНН (с кодом налоговой службы, выдавшей ИНН);
• сведения о наличии личного подсобного хозяйства; если такой справки нет, это нужно отметить;
• информация об удержанном подоходном налоге. Нужно учитывать, что доходы от продукции, выращенной в личных подсобных хозяйствах, не облагаются налогом.

Заключительная часть акта включает расписку о получении денег продавцом от покупателя. Обе стороны должны заверить акт своими подписями. Печать организации на документе необязательна.

После подписания акта сотрудник организации-покупателя, ответственный за закупку, должен передать этот документ на утверждение руководителю компании. Затем документ направляется в бухгалтерию, где он будет учтен в бухгалтерском учете.

Описание документа

Этот документ представляет собой форму с перечнем продукции, приобретенной у физического лица, с указанием вида и количества товара, и является дополнением к основному договору купли-продажи. Акт может использоваться в качестве доказательства при судебных разбирательствах.

Назначение документа

Акт составляется сторонами договора для защиты их прав в случае возникновения споров. Подписанный документ официально подтверждает отсутствие взаимных претензий. Если претензии возникнут после подписания акта, их разрешение будет возможно в судебном порядке, где акт послужит доказательством. В случае закупки продуктов питания бывают случаи, когда после приема товара обнаруживается, что часть продукции испорчена или не соответствует требованиям качества. Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо тщательно проверять товар перед подписанием акта.

Кроме того, документ используется для учета закупленного или проданного товара. Обычно составление акта является обязанностью закупающей организации.

Особенности составления и заполнения документа

Документ является частью первичной документации предприятия, и по закону не требуется использование конкретной формы. Форму можно составить самостоятельно на компьютере или от руки, соблюдая общие требования к документам. Бухгалтерия предприятия может разработать единую форму закупочного акта, которая будет использоваться постоянно.

Однако рекомендуется использовать форму ОП-5, разработанную Госкомстатом и утвержденную в соответствующем Постановлении. Большинство организаций предпочитают использовать именно эту форму, так как она содержит все необходимые положения. Организациям остается только заполнить форму вручную или на компьютере. Мы рекомендуем использовать форму ОП-5 для удобства заполнения документа.

Документ обязательно составляется и подписывается сторонами сделки в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

Как правильно составить и заполнить закупочный акт

Составление любого акта начинается с заполнения шапки, и закупочный акт не является исключением. В шапке должны быть указаны следующие обязательные данные:

• если используется форма ОП-5 или другая разработанная форма, необходимо указать её номер;
• полное наименование организации, производящей закупку, согласно учредительным документам;
• юридический адрес организации;
• структурное подразделение предприятия;
• ИНН предприятия;
• дата и место составления акта, а также присвоенный ему номер.

После заполнения реквизитов документа необходимо указать наименование контрагентов, участвующих в закупке или поставке товара, с указанием должностного лица, уполномоченного на подписание документов.

Шапка и преамбула акта должны выглядеть следующим образом:

Основная часть акта оформляется в виде таблицы, где представлен список с указанием наименований всех закупаемых или поставляемых продуктов. В таблице также указывается количество каждого товара, цена за единицу, общая стоимость закупки и код по ОКЕИ для каждого наименования. ОКЕИ — это общероссийский классификатор единиц измерения.

Таблица должна быть следующей:

Далее в документе следует указание итоговой суммы закупки или поставки прописью. Дублирование суммы прописью помогает контрагентам избежать ошибок в числовых значениях при заполнении акта. Приоритет отдается буквенной форме перед цифровой.

Ниже по акту указываются данные поставщика (продавца). Необходимо предоставить следующую информацию о нём:

• Полное ФИО;
• Полные паспортные данные (серия, номер паспорта, кем и когда выдан, код подразделения) с указанием места регистрации и фактического проживания;
• ИНН с указанием кода налоговой инспекции, выдавшей индивидуальный номер;
• Информация о подоходном налоге от сделки; Доход от сельхозпродукции, произведенной в личных подсобных хозяйствах, не облагается налогом;
• Свидетельство о государственной регистрации поставщика в качестве предпринимателя с указанием реквизитов (номер, орган, выдавший документ, дата выдачи);
• Справка о наличии подсобного хозяйства, если имеется, с указанием выдавшего её органа. Если справка отсутствует, это также необходимо отметить в документе. Следует подчеркнуть, что такая справка требуется только для поставщиков — граждан России.

Так должна выглядеть эта часть документа:

После указания данных о продавце следует раздел о фактической передаче товара закупщику и оплате переданного товара. Следующий пункт акта — подписание его контрагентами. Подписи должны быть оставлены обеими сторонами договора с указанием ФИО уполномоченного представителя организации-закупщика. После этого полностью составленный и заверенный сторонами закупочный акт передаётся на подпись руководителю закупающей организации.

Все подписи должны быть расшифрованы. После подписания документа сделка официально считается завершённой, и документ приобретает юридическую силу.

Закупочный акт товаров у физического лица

Коммерческие организации взаимодействуют не только с другими компаниями и индивидуальными предпринимателями. Они охотно закупают товары у физических лиц и самозанятых, которые по многим правам и обязанностям приравниваются к физическим лицам. Отношения между двумя сторонами обычно подтверждаются документами, необходимыми для бухгалтерской отчетности и для предоставления контролирующим органам при аудитах, санитарных и других проверках. Рассмотрим, какую роль играет акт закупки товаров у физического лица, как его составлять и какой образец лучше использовать.