Образец оформления письма в организацию: примеры и рекомендации | Учебно-методический центр по ГО и ЧС Ямало-Ненецкого автономного округа

Деловая переписка — важный инструмент, заменяющий встречи и созвоны, и позволяющий экономить время. Качество письма влияет на восприятие адресата, поэтому следует уделить внимание его составлению. Чтобы избежать недоразумений и поддерживать репутацию, необходимо знать основные правила деловой переписки. Эти и другие аспекты обсуждаются в данной статье.

Виды деловых писем

В зависимости от ситуации используют различные виды деловых писем. Например, на вакансию часто отвечают сопроводительным письмом, а для выражения недовольства подходит письменная претензия.

письма-заказы
письма-претензии
письма-знакомства
гарантийные письма
письма-напоминания
сопроводительные письма

Примеры гарантийного и сопроводительного писем можно найти и скачать по ссылке.

Общие требования к деловому письму

Важно сохранять уважительный тон в общении. Фамильярность в деловой переписке недопустима. При знакомстве с получателем можно обращаться по имени, в противном случае следует использовать имя и отчество.

Деловое письмо должно быть составлено на языке получателя. В международной переписке используется язык адресата или английский.

Правильное обращение к адресату важно: при обращении к конкретному лицу используется «Вы», «Вас», «Вам» с прописной буквы; к коллективу — «вы» с маленькой.

Технические требования к письмам

В 2016 году введены новые стандарты оформления деловой документации, включая письма, описанные в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Соблюдение этих стандартов подтверждает правовую значимость официальных писем.

Выбор размера шрифта также регламентирован ГОСТом: кегль 12, 13 или 14. Наиболее распространённый вариант — 12-й кегль.

Для текстов в таблицах можно использовать шрифты меньшего размера, например, 11 или 10 кегль.

Рекомендуется использовать простые шрифты, например, Times New Roman. Межстрочный интервал обычно составляет 1 или 1,5, причём последний предпочтительнее.

Структура делового письма

Современное деловое письмо обычно включает 7 основных разделов, описанных ниже в таблице.

Данные отправителя и дата подготовки письма	ИП «Помидоров» от 15.07.2022г.
Адрес получателя с указанием конкретного контакта	ИП «Огурцов», Директор, г. Москва, ул. Строительная, д. 83, оф. 5, тел. (958) 687-46-09
Вступительное обращение	«Уважаемый Александр Алексеевич»
Основной текст, разделённый на две части	В первой части излагаются причины или цели письма, во второй — выводы, запросы или предложения
Упоминание о приложениях, если таковые имеются	«Прилагается действующий прайс-лист»
Заключение	«С уважением и готовностью к сотрудничеству…» «С уважением…»
Подпись отправителя и его контактный телефон. Почтовый адрес отправителя не указывается при использовании электронной почты.	Помидоров Тел. (958) …

Топ-5 советов для делового письма

Мы подготовили для вас 5 советов, которые помогут сделать ваше деловое письмо более эффективным.

Используйте понятный язык без узких специализированных терминов. Получатель может не знать их точного значения и трактовать иначе.

Разбивайте текст на абзацы. Один большой блок текста может пугать читателя и заставить его отказаться от чтения. Лучше разделить текст на логические части — абзацы. Это сделает его более удобочитаемым и информация лучше воспринимается.

Избегайте длинных и сложных предложений. Пишите ясно и кратко. Длинные предложения делают текст менее читабельным. Чем короче предложение, тем лучше понимание текста.

❌ Не подходит	✅ Подходит
Уважаемый клиент! Сообщаем вам, что в связи с обстоятельствами, изложенными далее, мы вынуждены отказать вам в участии в конференции и отозвать ваше приглашение. Приносим извинения за доставленные неудобства.	Уважаемый Сергей! К сожалению, мы вынуждены отказать вам в участии в конференции по следующим причинам… Искренне приносим извинения за возможные неудобства.

Не используйте креатив. Фантастические заголовки типа «Как наша продукция увеличила прибыль вдвое» и восклицательные знаки неуместны в официальной переписке. Стиль должен быть деловым.

❌ Неуместно	✅ Подходит
Привет! Этот день, я думаю, вы ждали больше всего — мы предлагаем вам коммерческое сотрудничество. Давайте обсудим условия и подпишем документы.	КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕот «___»_____________ 20_ года Наименование организации «_______________________________________»… Предлагаем обсудить условия сотрудничества, включая сроки, условия оплаты и доставки товара.

Избегайте штампов и бюрократической речи. Часто они раздражают получателей.

❌ Раздражает	✅ Подходит
Здравствуйте!	Добрый день!
Просьба отправить заказ до 16.00	Пожалуйста, отправьте заказ до 16.00

Частые ошибки в деловой переписке

Не стоит включать несколько тем в одно письмо. Главное в деловой переписке — четко выражать свою мысль. Если нужно обсудить несколько вопросов, лучше отправить несколько писем.

Перед написанием письма определитесь, о чем именно вы хотите сообщить. В самом начале укажите тему письма, чтобы получатель сразу понял основной смысл.

Избегайте опечаток. Офисные программы могут подсказать, если вы допустили ошибку, но не полагайтесь только на них. Лучше проверить текст с помощью онлайн-сервисов, таких как Advego.ru или Text.ru, чтобы убедиться в его правильности.

Как проверить деловое письмо

Убедитесь, что в письме присутствуют все необходимые элементы: данные отправителя и получателя, основной текст, подпись, контактная информация.
Один письмо — одна тема. Если нужно обсудить несколько вопросов, лучше отправить несколько писем.
Пишите в уважительном тоне без излишней формальности.
Избегайте использования креативных выражений, штампов и бюрократической речи.
Соблюдайте правила оформления по ГОСТу: шрифт простой, размер 12–14, интервал 1,5.
Разделите текст на абзацы и избегайте сложных конструкций.
Проверь

Корректное ведение деловой переписки — это искусство, которое требует соблюдения юридических норм и стандартов. Ошибки в письме могут привести к недопониманиям, поэтому важно всегда помнить о правилах. Наша памятка поможет вам освежить ваши знания.

Разновидности и примеры деловой переписки

Деловая переписка классифицируется по нескольким признакам (см. Таблица 1).

Таблица 1. Классификация деловой переписки и корреспонденции

Признаки деловой корреспонденции:

Внутренняя и международная переписка.
Информационные, распорядительные и консультативные письма.
Переписка по договорным, правовым, финансовым и техническим вопросам.
Категория отправителя и получателя.
Управленческая, коммерческая, производственная и личная переписка.
Инициативная и ответная переписка.
Корреспонденция с вышестоящими, нижестоящими и внешними организациями.
Деловая и этикетная переписка.
Использование электронной почты, почтовых отправлений, курьерской доставки, факса и телетайпа.

Также деловая переписка может быть классифицирована по своему назначению (см. Таблица 2).

Таблица 2. Назначение деловой переписки

Официальная информация.
Разъяснения законодательных актов и рекомендации.
Информация о публичных мероприятиях и условиях участия в них.
Приглашения на мероприятия и пресс-конференции.
Сообщения, интересные для адресата.
Информация о стажировках, о временных изменениях и прочее.
Повторная отправка информации.
Напоминания о платежах и сроках договоров.
Информация о случайных событиях.
Поздравления, благодарности, извинения и соболезнования.
Рекламные предложения продукции и услуг.
Уведомления о новых тарифах, скидках и акциях.
Претензии, требования, условия и подтверждения.

Как составить деловое письмо: основные правила

При написании делового письма следует придерживаться определенных правил, касающихся использования бланков, оформления, подписи и печати.

Деловые документы должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016. Они обязательно должны содержать:

Логотип и полное наименование компании.
Сведения о компании: юридический адрес, адрес получателя, адрес электронной почты, контактные телефоны, дату и место составления.
Краткое содержание: заголовок, обращение к адресату, текст, подпись руководителя.
Информацию об исполнителе.
Отметки о прикрепленных документах и их количестве.

Если письмо составляется на деловом бланке, подпись руководителя может быть без печати.

Обратите внимание! Использование стандартных фраз и штампов — не признак отсутствия фантазии, а требование деловой этики. Это помогает четко и однозначно передавать смысл и избежать недопониманий.

Особое внимание следует уделить фактическим данным. Любое утверждение в письме должно быть подтверждено примерами и ссылками на источники.

Структура делового письма

Деловое письмо состоит из обращения и основного текста.

Если обращение в деловом письме адресовано конкретному человеку, обязательно укажите его имя и отчество, начав обращение словами «Уважаемый», «Дорогой» и т.д. Если вы не знаете имени адресата или их несколько, используйте обращение во множественном числе, например: «Дорогие коллеги», «Уважаемые господа».

Таблица 3. Структура текстовой части делового письма

Предоставление начальных данных, объяснение причин и целей написания документа.
Обсуждение сути вопроса и постановка задач перед адресатом. Важно последовательное и логически обоснованное изложение.
Представление аргументов, объяснений и доказательств.
Итоги письма: конкретные просьбы, требования и выводы.
Фразы в письме не должны быть слишком длинными, а текст должен соответствовать языковым стандартам по лексике, грамматике и синтаксису.
Слова следует располагать в прямом порядке: подлежащее перед сказуемым, определение перед определяемым словом, приложение после управляющего слова.
В случае, если письмо не является распоряжением, предпочтение следует отдавать глаголам в пассивной форме перед активной. Например, вместо «Правительство утверждает форму» следует написать «Форма утверждается Правительством».
Не используйте слова с ярко выраженной эмоциональной окраской. Даже в этикетных письмах предпочтительнее использовать официальный стиль.
Избегайте уменьшительно-ласкательных суффиксов, междометий, сленга и образных выражений.
Допустимо использовать аббревиатуры и сокращения, если они широко известны.
При необходимости использования специфической терминологии следует дать их толкование.

Как вести деловую переписку по электронной почте

Название корпоративного адреса электронной почты должно быть нейтральным или содержать название организации.
Обязательно указывайте тему письма, чтобы быстро находить его в почтовом ящике. Тема должна быть краткой и однозначной.
Структурируйте текст письма для легкости восприятия получателем.
Прикрепляйте все необходимые файлы и ссылки, называя их понятными именами.
Подписывайте письмо полностью, указывая свои ФИО, должность и название компании.

Для сохранения истории обсуждаемых вопросов важно сохранять переписку.

Смотрите также:

Правила проведения акции
Как снизить риски на пищевом производстве: внедряем систему ХАССП
Семь трендов 2022 года: какие рынки и технологии будут развиваться и расти

Подпишитесь, чтобы не пропустить интересные мероприятия и получить подарок на почту!

Выбирайте только темы, которые актуальны для вас.

Как написать официальное письмо

Официальное письмо – это форма делового сообщения, которая имеет статус официального документа. Оно используется для обмена сообщениями между организациями, индивидуальными предпринимателями и частными лицами.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Отличия официального письма от обычного

Формулировка уведомлений и информационных писем представляет собой сложное и многоаспектное дело. Важно учесть, что в зависимости от конкретной цели, такие тексты могут служить различным целям, начиная от уведомлений и заканчивая предложениями.

подпись отправителя.

Какое бы письмо вы ни писали, важно правильно выбрать способ его доставки. Мы живем в эпоху электронных коммуникаций, где почти всегда можно воспользоваться электронной почтой или мгновенными сообщениями. Однако в некоторых случаях, особенно если речь идет официальных делах, необходимо отправлять документы именно традиционными способами — например, через почту или факс. Важно учитывать все нюансы и требования, чтобы ваше сообщение достигло адресата вовремя и в надлежащем виде.

Как отправить письмо так, чтобы оно достигло адресата?

Существует несколько вариантов отправки официальных писем:

Самый удобный и быстрый способ — электронная почта. Однако следует учитывать, что такие письма могут попасть в спам, если получатель не зарегистрировал ваш адрес.
Для более надежной доставки можно воспользоваться услугами Почты России и отправить заказное письмо с уведомлением о вручении.

Как правильно написать деловое электронное письмо?

Электронная почта — это один из ключевых инструментов делового общения. Когда мы пишем письма, важно помнить о правильной форме и вежливом тоне общения. Подробнее о ключевых аспектах написания деловых электронных писем можно узнать в нашей статье.

Не забывайте о теме письма, чтобы избежать недоразумений и ошибок при его открытии. Также важно соблюдать формальности и выбирать подходящее приветствие в зависимости от контекста.

Желаем вам успешного общения по почте!

Чтобы облегчить восприятие информации, следует избегать использования слишком множества шрифтов, смайликов и разнообразного форматирования текста. В случае необходимости передать большой объем информации, целесообразно прикрепить файл, содержащий детали, и в письме кратко описать основные аспекты. Если у вас несколько вопросов, стоит написать отдельные письма по каждому из них с четким указанием темы для удобства последующего поиска.

Прикрепляемые файлы следует называть так, чтобы было понятно, о чем они, и указывать автора. Это облегчит навигацию всем участникам переписки. Рекомендуется использовать в названии файла и теме письма одинаковую обозначение, например, «Домашнее задание 5 – Петрова». Также стоит дать своему рабочему почтовому ящику понятное и нейтральное название, содержащее вашу фамилию и полное имя, например, mariapetrova@, что выглядит более профессионально, чем masha98@.

Всегда лучше всего подписываться с указанием своего полного имени. В зависимости от контекста можно добавить ваш статус или должность. Если вы уже работаете, полезно уточнить в компании, принято ли указывать дополнительные данные, такие как номер телефона.

Иван Павлов, староста 203 группы

Варвара Кузнецова, стажер отдела мониторинга законодательства, тел. 2-32

Нужно ли писать «С уважением, Иван Павлов»? Некоторые эксперты утверждают, что уважение к адресату проявляется не столько формальными фразами, сколько грамотной и вежливой речью, а также четкими формулировками. Тем не менее, в общении с преподавателями и старшими коллегами этот элемент может быть уместным.

Перечитайте текст на наличие ошибок, убедитесь в прикреплении необходимых файлов. Рекомендуется отправлять письма в рабочее время и избегать отправки поздно вечером, чтобы избежать возможности разбудить адресата.

Соблюдение данных рекомендаций поможет вам создать репутацию человека, с которым приятно иметь дела.

Документ КонсультантПлюс по теме: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

#онлайн-обучение
#какписать
#деловойэтикет
#деловаякоммуникация
Как писать учебные и научные работы
Как делать конспект: главное

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Официальное письмо — это документ, с помощью которого осуществляется деловое общение между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Виды деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формального делового общения, например:

при обращении в государственные и муниципальные органы;
в бизнес-коммуникации;
при направлении претензий потребителей.

Эти разные ситуации требуют соответствующих типов деловой переписки:

коммерческие предложения — предложения потенциальным партнерам о сотрудничестве;
запросы (документов, информации, данных) и просьбы — запросы могут быть обязательными на основании закона или контракта, а просьбы представляют собой мягкий запрос информации;
претензии — направляются при нарушении условий сделки;
гарантийные письма — содержат обязательства выполнить обязательства в будущем с указанием срока исполнения.

Этот код переформулированного текста сохраняет оригинальную структуру и HTML-разметку, делая его уникальным.

Письма могут быть информационными или сопроводительными. Первые предназначены для передачи информации без необходимости в ответе, вторые удобны при отправке большого объема документов.
Касательно неотработочных моментов: это могут быть приглашения, поздравления или выражения благодарности.

Эксперты КонсультантПлюс поделились советами по организации делопроизводства и документообороту в организации. Используйте эти рекомендации в своей работе бесплатно.

Официальное письмо не имеет строгих требований к структуре, однако в деловой переписке важно:

корректно указать свои данные и данные адресата;
выразить вежливое обращение;
сообщить информацию ясно и лаконично;
указать дату, подпись и, при необходимости, печать.

Мы предлагаем небольшое руководство по написанию официальных писем, чтобы создать хорошее впечатление и достичь максимального эффекта от вашего взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте фирменный бланк для документа. Можно использовать обычный лист A4, но в таком случае придется каждый раз вводить данные заново.

Шаг 2. Проверьте правильность реквизитов адресата. Если нужно, воспользуйтесь онлайн-сервисом ФНС для получения актуальных данных.

Шаг 3. Укажите дату и исходящий номер.

Шаг 4. Начните обращение с «Уважаемый(ая) …!», укажите имя и отчество адресата.

Шаг 5. Обоснуйте причину обращения к адресату.

Шаг 6. Изложите содержание вашего обращения четко и доступно, в зависимости от цели, которую вы преследуете. Укажите, что именно вы хотите получить от адресата, и какие действия от него ожидаете. При необходимости приложите файлы.

Шаг 7. Подпишите письмо и, при необходимости, поставьте печать. Укажите исполнителя документа и его контактные данные.

Как не стоит писать

При официальной переписке важно избегать:

ошибок, исправлений и непонятных сокращений;
грубых форм обращения;
искажения или излишнего объема информации.

Правила оформления

Хотя нет жестких требований к оформлению, рекомендуется использовать стандарты, такие как ГОСТ Р 7.0.97-2016:

использовать как продольный, так и угловой бланк;
нумерация страниц в случае многостраничных

Различают несколько способов отправки документов, в зависимости от их назначения:

Для оперативного информирования часто используются электронная почта или факс. Важно заполнять поле «Тема» в электронных письмах, чтобы избежать помещения письма в спам. Также возможно указание важности документа, но стоит избегать излишнего использования этой опции;
Если необходимо получить официальное подтверждение отправки и получения документов, например, при отправке претензий или требований, лучше воспользоваться отправкой через Почту России. Отправка заказного письма с уведомлением будет наилучшим решением.

Необходимы образцы и бланки для скачивания?

Здесь вы найдете нужные документы.

Помогите, пожалуйста, составить правильное обращение к президенту о действиях местных властей, включая продажу муниципального имущества и просьбу провести проверку на предмет коррупции.

С уважением, Наталья Самоловская, юрист.

Закончила ПГУ в 2008 году по специальности юриспруденция. В 2018 году завершила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Есть комментарии? Оставьте их ниже!

Среди ключевых аспектов эффективного взаимодействия в современном бизнесе находится использование электронной почты. Этот инструмент играет решающую роль в обмене информацией, планировании деловых встреч и управлении проектами. От качества и организации деловой корреспонденции зависит эффективность коммуникаций и в конечном итоге успех предприятия.

Основа эффективного взаимодействия в мире деловой электронной переписки лежит в умении точно формулировать свои мысли, ясно излагать задачи и взаимные ожидания. Это требует не только профессионального уровня коммуникационных навыков, но и внимания к деталям в каждом отправленном сообщении.

Целевая настройка коммуникаций через электронную почту позволяет улучшить процесс взаимодействия как внутри компании, так и с внешними контрагентами. Выбор правильного стиля и формы изложения информации способствует повышению профессионализма и укреплению деловых отношений.

Эффективные принципы формулировки высказываний в коммерческой переписке

В сфере деловой коммуникации ключевым фактором успешного взаимодействия становится умение точно и ясно выражать свои мысли. Правильное формулирование предложений в корреспонденции играет важную роль в создании профессионального впечатления на партнеров и клиентов.

Ясность и точность словесного выражения позволяют избежать недоразумений и уточнений, что особенно важно в рамках коммерческих отношений. Использование ясных и понятных фраз способствует улучшению взаимопонимания и повышает эффективность взаимодействия.

Профессиональный тон и адекватная форма общения обеспечивают создание положительного впечатления о вашей компании или организации. Это помогает укрепить доверие со стороны партнеров и клиентов, что в свою очередь способствует развитию долгосрочных и успешных партнерских отношений.

Точные формулировки не только улучшают качество информационного обмена, но и делают ваше предложение более убедительным. Четкость в выражении мыслей считается золотым стандартом в современной деловой среде и является важным элементом профессиональной репутации.

Избегайте излишней подробности и конкретизации, если она не требуется в контексте текущей переписки. Краткость и ясность – важные аспекты успешной коммуникации, особенно в условиях ограниченного времени и внимания.

Следуя этим принципам, можно добиться значительного улучшения качества деловой переписки и повысить эффективность взаимодействия с бизнес-партнерами и клиентами.

Важность стиля и тона в деловых письмах

Способ, каким мы подбираем слова и передаем наши мысли в деловых коммуникациях, играет важную роль в формировании профессионального образа и эффективности общения. Правильно выбранный стиль и тон помогают установить положительные отношения с партнерами и клиентами, создать впечатление надежности и компетентности.

Значение стиля и тона в деловых письмах
1.	Формирование первого впечатления
2.	Точность и ясность выражений
3.	Соблюдение профессионального этикета

Степень формальности и дружелюбия в письме должна соответствовать контексту и отношениям между отправителем и получателем. Это обеспечивает понимание и предотвращает недоразумения, что особенно важно в деловых взаимодействиях.

В конечном итоге, стиль и тон письма являются ключевыми элементами успешной деловой коммуникации, способствующими достижению целей и укреплению деловых отношений.

Как избежать неприятностей в корреспонденции делового характера

1. Тщательно выбирайте выражения.

Используйте ясные и точные формулировки, чтобы избежать двусмысленности и недоразумений. Избегайте использования слишком сложных или специфических терминов, которые могут быть непонятны вашим адресатам.

2. Учитывайте культурные особенности.

При общении с международными партнерами или клиентами учитывайте культурные различия в восприятии вежливости, тоне общения и ожиданиях от письменной переписки.

3. Будьте внимательны к тону.

Избегайте использования агрессивного или слишком формального тона. Сообщения должны быть вежливыми и профессиональными, но в то же время дружелюбными и теплыми, если контекст позволяет.

4. Проверяйте письма перед отправкой.

Перед отправкой любого письма или ответа внимательно проверьте его на наличие опечаток, ошибок и неоднозначных формулировок, которые могут быть источником недоразумений.

Применение этих рекомендаций поможет снизить вероятность конфликтов и недоразумений в деловой переписке, поддерживая положительные и продуктивные профессиональные отношения.

Использование шаблонов и образцов в корпоративной переписке

Эффективное взаимодействие с бизнес-партнёрами и клиентами требует умения составлять чёткие и профессиональные деловые письма. Один из способов повысить эффективность коммуникации – использование шаблонов и образцов. Эти инструменты позволяют стандартизировать тексты писем, обеспечивая при этом их стройность и логическую последовательность.

Шаблоны деловых писем могут варьироваться от формальных благодарностей и запросов до уведомлений и приглашений. Их преимущество заключается в том, что они предоставляют готовую структуру для включения необходимой информации без необходимости воссоздания текста с нуля каждый раз.

Примеры типичных шаблонов и образцов:
Тип письма	Описание	Примеры ситуаций использования
Благодарность	Используется для выражения признательности за услуги, поддержку или сотрудничество.	После успешного завершения проекта, получения важной информации или поддержки от партнёров.
Запрос	Используется для запроса информации, предложений или услуг.	При необходимости получить дополнительные данные для принятия решения или оценки предложений.
Уведомление	Используется для информирования о важных событиях, изменениях или решениях компании.	При объявлении о новых правилах, изменениях в графике работы или других значимых обновлениях.

Выбор подходящего шаблона зависит от целей и контекста сообщения. Грамотно применённые шаблоны помогают сэкономить время и средства компании, упрощая процесс составления и отправки деловых писем.

Однако важно помнить, что шаблоны не должны лишать письма персональности или индивидуального подхода к адресату. При необходимости шаблон можно адаптировать, включив дополнительные детали или особенности, подчеркивающие уникальные аспекты конкретной ситуации или отношений.