В соответствии с пунктом 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «О архивном деле в Российской Федерации» юридические лица обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, включая документацию по персоналу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, другими нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, указанными в пунктах 3 и 6 статьи 23 указанного Федерального закона.
1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкцией по применению, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела и делопроизводства:
— Перечень типовых управленческих архивных документов, формируемых государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236 (см. также Инструкцию по применению этого Перечня);
— Перечень типовых архивных документов, создаваемых в процессе научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 28.12.2021 г. № 142 (см. также Инструкцию по применению этого Перечня).
2) перечни документов, создаваемых в процессе деятельности государственных органов, иных органов государственной власти РФ, а также в процессе работы подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, утверждаемые соответствующими федеральными органами власти (см. также Методические рекомендации по составлению этих перечней);
3) перечень документов, создаваемых в ходе деятельности кредитных организаций,
- Инвентаризационные описи
- Документы по основным средствам
- Общие вопросы
- Налоговые декларации
- Налог на добавленную стоимость
- Налог на доходы физических лиц
- Налог на прибыль организаций
- Упрощенная система налогообложения
- Автоматизированная упрощенная система налогообложения
- Система налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог)
- Система налогообложения при выполнении соглашений о разделе продукции
- Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды
- Акцизы
- Региональный инвестиционный проект
- Национальная система прослеживаемости товаров
- Общие вопросы
- Документы по учету кадров
- Документы по учету рабочего времени
- Приказы по основной деятельности и кадровые приказы
- Должностные инструкции
- Азартные игры
- Актуарная деятельность
- Аудиторская деятельность
- Банковское дело
- Банкротство
- Валютный контроль
- Внешнеэкономическая деятельность
- Возврат просроченной задолженности
- Гостиничный бизнес
- Деятельность на финансовом рынке
- Деятельность негосударственных пенсионных фондов
- Деятельность саморегулируемых организаций
- ЖКХ
- Инвестиционная деятельность
- Интернет
- Информационная безопасность
- Кадастровая деятельность
- Клиринговая деятельность
- Кредитная кооперация
- Культура
- Лизинг
- Лесные отношения
- Лотереи
- Маркировка товаров
- Медиация
- Медицина и фармацевтика
- 1. Медицинская документация
- 2. Фармацевтическая деятельность
- 3. Биомедицинские клеточные продукты
- Охрана атмосферного воздуха
- Рыболовство
- 2.1. Азово-Черноморский рыбохозяйственный бассейн
- 2.2. Байкальский рыбохозяйственный бассейн
- 2.3. Волжско-Каспийский рыбохозяйственный бассейн
Договоры, вероятно, самая многочисленная категория юридических документов. Они необходимы для работы любой современной компании. Поэтому не стоит недооценивать важность вопроса организации их хранения для юридического подразделения. От того, как эффективно будет организовано хранение, зависит, насколько быстро юрист сможет найти нужное соглашение или договор.
Скорость поиска имеет огромное значение. Например, в случае крупного судебного спора ключевую роль могут играть договоры или их дополнения. Поэтому важно правильно организовать хранение гражданско-правовых документов, чтобы исключить возможность их потери и обеспечить быстрый доступ при необходимости.
В различных компаниях договоры могут храниться в разных структурных подразделениях до их передачи на архивное хранение. Такое временное хранение называется оперативным и обычно предполагает выбор одного из нескольких вариантов.
Хранение договоров в юридическом отделе
Для юристов наиболее удобным является хранение договоров прямо в их отделе. Ведь именно здесь разрабатываются и проверяются тексты договоров компании, а также анализируются соглашения, полученные от контрагентов. В юридическом отделе часто хранятся сопутствующие документы, такие как деловая переписка, протоколы разногласий и претензии.
Однако такой подход имеет свои недостатки. Юристам приходится тратить время на предоставление копий договоров другим подразделениям, таким как бухгалтерия, отделы закупок или продаж, а также на удовлетворение требований налоговой инспекции.
В больших организациях часто существует крупный юридический департамент, включающий несколько отделов по различным направлениям правовой работы, включая договорное право.
При большом объеме договорной работы на договорный отдел возлагаются задачи по организации подготовки, визирования, подписания и учёта договоров, их изменений и дополнений, а также оперативного систематизированного хранения документации и контроля сроков архивного хранения. Он также обязан предоставлять копии договоров по запросам как внутренних сотрудников, так и внешних проверяющих органов.
Для обеспечения более эффективной работы часто принимаются дополнительные локальные нормативные акты:
- положение о договорной работе;
- регламент подготовки, согласования, подписания и учёта договоров;
- инструкция о порядке и сроках хранения документов и прочее.
Важно отметить, что четкость регламентации процесса хранения договоров и фиксация должностных обязанностей ответственных за это являются ключевыми аспектами, независимо от подразделения, которому поручено их хранение.
Хранение договоров в бухгалтерии
Этот способ тоже имеет свои преимущества. Бухгалтерия обычно хранит первичные документы к договорам, что делает логичным их дополнительное хранение здесь. В случае необходимости налоговой инспекции бухгалтеры могут предоставить полный пакет документации по сделкам.
Однако юристы, как правило, нуждаются в доступе к договорам чаще, чем бухгалтеры. Поэтому оба подразделения могут тратить своё рабочее время на поиск и предоставление копий документов. Бухгалтеры вынуждены искать и выдавать копии, а юристы обращаться к ним для получения нужной информации.
Хранение документов в канцелярии (делопроизводственном отделе или ином подобном подразделении)
В масштабных компаниях часто используется специализированное подразделение, занимающееся организацией делопроизводства и документооборота, а также хранением документации. По установленной процедуре и в соответствии с внутренними правилами подразделение канцелярии систематически осуществляет оперативное хранение договорных документов и передаёт их в соответствующие подразделения или на проверку по запросу.
Недостатком такой системы являются дополнительные расходы на содержание сотрудников канцелярии, которые должны иметь хорошее понимание специфики договорных документов, а также обеспечивать соблюдение коммерческой и иной охраняемой законом информации, если таковые требования установлены.
Эксперты по документационному обеспечению хорошо знакомы с особенностями различных видов документов, включая договорные, и правилами их хранения и использования. Они обладают специальными знаниями в этой области, что отличает их от юристов и бухгалтеров.
В некоторых компаниях используется комбинированный подход: часть договоров хранится в бухгалтерии, часть – в юридическом отделе, при этом ключевые соглашения находятся под ответственностью юристов. Например, это могут быть договоры на приобретение недвижимости и других ценных активов.
Текущие предпринимательские соглашения, заключаемые в рамках оперативной деятельности компании (например, на поставку продукции), обычно хранятся в бухгалтерии, где они наиболее востребованы для ведения первичной документации, включая составление счетов-фактур и закрывающих актов.
Ответственность за хранение различных типов договоров может возлагаться на разные подразделения. В некоторых учебных заведениях, например, договоры об оказании платных образовательных услуг хранятся в учебных отделах, а соглашения о научных исследованиях и разработках – в специализированных подразделениях.
Принцип прост: каждое подразделение ответственно за хранение договоров, с которыми они чаще всего работают, обеспечивая легкий доступ к ним в любой момент. Это называется децентрализованным хранением, в отличие от централизованного подхода, когда все документы хранятся в едином структурном подразделении.
Для избежания недоразумений и определения ответственности за утрату документации рекомендуется закрепить такое распределение в локальных нормативных актах компании, касающихся хранения договоров и связанных с ними документов, а также номенклатуры дел.
Порядок хранения
Законодательство не предписывает строгих правил по хранению договоров (в отличие, например, от кассовых документов), поэтому компании сами определяют условия и места их хранения. Для особо важных документов рекомендуется использовать сейфы, особенно если они подпадают под режим охраны конфиденциальной информации.
Текущие договоры могут храниться в закрытых кабинетах с регламентированным доступом. Ответственность за оперативное хранение документации обычно возлагается на руководителя соответствующего подразделения (например, главного бухгалтера, начальника делопроизводственной службы или договорного отдела).
Систематизация
При первом взгляде на проблему наиболее удобным решением представляется разделить договоры по папкам, отсортировав их в порядке года заключения. Также возможна классификация по типам соглашений, например, алфавитный порядок: агентирование, аренда, банковский счёт, безвозмездное пользование и другие. Такой подход позволяет сначала систематизировать договоры по годам, а затем внутри каждого года — по типам соглашений. Например, папки могут быть названы следующим образом: «2018. Агентирование, Аренда» или «2019. Подряд, Поставка».
При большом объёме договоров можно добавить третий критерий — по имени контрагента (также в алфавитном порядке). В этом случае папки могут иметь такие названия как «2018. Аренда, А–И», «2019. Аренда, К–У» и так далее.
В делопроизводстве этот процесс называется «систематизация документов в дела». Порядок систематизации определяется номенклатурой дел, которая устанавливает строгие правила для заголовков дел. Кроме того, при большом объеме договоров ручная систематизация по датам и заголовкам оказывается неэффективной.
В крупных компаниях для упрощения работы с договорами часто используется штрихкодирование. Оно позволяет оперативно создавать описи договоров и формировать дела, не требуя их сортировки по датам. Такой подход позволяет быстро находить любой документ в любой момент времени, даже не обращая внимания на дополнительные соглашения или протоколы разногласий к конкретным договорам.
Договоры подшиваются в дела в соответствии с утвержденной ежегодно номенклатурой дел организации. В самой номенклатуре выбираются различные основания классификации договоров для их хранения, учитывая специфику деятельности компании и её организационную структуру.
Сроки хранения договоров: что важно знать
Договоры являются распространенным видом управленческого документа в делопроизводстве любой организации. Статья поможет вам определить срок хранения договоров, предоставив алгоритм «Как определить срок хранения договора» и систематизировав популярные виды договоров по их срокам хранения в шести памятках.
Договор — это соглашение нескольких сторон о установлении, изменении или прекращении их гражданских прав и обязанностей. Этот вид документа относится к категории типовых управленческих документов и часто включается в типовые перечни документов.
Важно учитывать несколько особенностей при определении срока хранения договора.
Что необходимо учитывать при определении срока хранения договора
Определение предмета договора и его стороны
В любой юридической организации накапливается большое количество договоров, заключение которых важно для её функционирования. В таблице представлена классификация договоров по различным признакам и назначению. Мы выделили общие критерии, по которым Гражданский кодекс РФ делит договоры на разные виды.
Это знание полезно для сотрудников юридических служб. При определении срока хранения конкретного договора специалистам делопроизводственной службы важно учитывать его управленческую функцию, обеспечиваемую выполнением условий соглашения. Это критично, поскольку сроки хранения документов, указанные в типовых и ведомственных перечнях, зависят от управленческих функций, выполняемых организацией, независимо от её организационно-правовой формы или формы собственности. Выявление этих функций возможно через анализ существенных условий договора.
Для делопроизводства (или архивариуса) важно разделить все договоры организации на две большие группы (Схема 1).
Разделение на документы по личному составу и прочие является условным, но важным для специалистов, занимающихся архивированием. Это определяет сроки хранения и необходимость полной обработки данных.
Трудовая инспекция периодически проверяет документы по личному составу, а при ликвидации компании они должны быть переданы на государственное хранение.
В Перечне 2019 года [2] перечислены различные виды договоров, включая те, что относятся к личному составу (ст. 301 и 435).
- Обновленные сроки хранения кадровых документов
[1] Пункт 1 статьи 420 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ).
[2] См. также Перечень типовых управленческих архивных документов, формирующихся в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
А.П. Ворушина,
заведующая отделом комплектования Государственного архива КузбассаМатериал опубликован частично. Полный текст доступен в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2024.
Подробнее:
- Сроки хранения документов: корректность установленных номенклатурой
- Передача на хранение дел, включая приказы по личному составу с различными сроками хранения: обязанности архивариуса
Сколько времени нужно хранить документы в организации
Для успешного ведения бизнеса необходимо хранить различные документы: договоры, счета, приказы, бухгалтерскую и налоговую отчетность и многое другое. Все эти документы должны храниться законно в течение определенного времени — их нельзя просто уничтожить после истечения срока. В этой статье мы рассмотрим, как и где в компании хранить важные бумаги и кто может быть ответственным за эту задачу. Вы также узнаете о сроках хранения различных типов документов и о правилах их уничтожения по истечении срока.
Какие документы обязательно нужно хранить
По закону, предприниматели обязаны сохранять все документы, связанные с их деятельностью: договоры, журналы операций, чеки, акты, накладные, приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников. Также нужно хранить трудовые договоры, личные дела сотрудников и копии их документов, таких как паспорт, диплом, ИНН, СНИЛС и справки о несудимости.
Помимо требований закона, эти документы могут потребоваться самим предпринимателям: например, бухгалтерские отчеты могут быть представлены в налоговую для подтверждения законности получения средств компанией. Договоры с партнерами могут быть необходимы в суде для подтверждения нарушения соглашений.
Документы бывают временного и постоянного хранения. Временные документы сохраняются от 1 года до 75 лет, документы постоянного хранения — в течение 10 лет. По истечении срока их передают в архив компании или стороннюю организацию.
Сроки хранения документов определены приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 года и отсчитываются с 1 января следующего за годом закрытия документа. Например, если сотрудника уволили 25 октября 2023 года, срок хранения его документов начнется с 1 января 2024 года. Аналогичные правила действуют и для договоров с контрагентами.
ООО «Строймонтаж» заключило
Документы налогового и бухгалтерского учета должны храниться в течение 1 года до 75 лет после завершения отчетного периода, в зависимости от даты завершения делопроизводства.
Свидетельства о постановке на учет и уведомления о снятии с учета в ФНС
- Договоры, накладные акты, квитанции, чеки
- Кассовые документы
- Счета-фактуры
- Договора банковских счетов
- Налоговые декларации
- Книги учета доходов и расходов
- Документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий: характеристики, докладные записки, справки
- Журналы учета рабочего времени
- Документы по ведению воинского учета
- Документы о несчастных случаях на производстве
- Табели и журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда
- Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников
- Личные документы работников: трудовые, аттестаты, свидетельства, дипломы
Документы о ликвидации организации
Документы кадрового учета должны храниться в течение определенного времени после исполнения договора или увольнения сотрудника.
Правила внутреннего трудового распорядка
Согласие на обработку персональных данных
3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва
Как организовать хранение бумажных документов
Документы разделяются на текущие и архивные. Текущие документы — это те, которые находятся в работе, например, неисполненные контракты и действующие трудовые договоры. Документы с хранением менее 10 лет следует хранить в шкафу или сейфе в кабинете директора или бухгалтера. По истечении срока их уничтожают.
Важно! После оцифровки документов их бумажные копии можно уничтожать только после истечения законного срока хранения.
Архивация документов в компании включает следующие этапы:
- Разложить документы по времени;
- Пронумеровать каждую страницу;
- Составить опись содержимого документов с указанием порядковых номеров страниц;
- Заполнить лист-заверитель с общей информацией о состоянии документов;
- Подписать лист-заверитель сотрудником, ответственным за подготовку документов (например, для кадровых документов — специалистом по кадровому учету).
За хранение архивных документов в компании отвечает руководитель или индивидуальный предприниматель. Эти полномочия могут быть переданы главному бухгалтеру или завхозу приказом.
Важно! Помещение для архива должно быть оборудовано сигнализацией, системой вентиляции и пожаротушения. Документы следует защищать от влаги и солнечного света, поэтому часто используются закрытые стеллажи и полки.
Для хранения документов, если в компании нет подходящего места, можно воспользоваться услугами сторонних архивов, предлагающих не только хранение, но и подготовку, перевозку, оцифровку и уничтожение документов. Стоимость аренды одного дела составляет примерно 850 ₽ за весь срок хранения.
Также можно воспользоваться услугой внеофисного хранения документов, чтобы освободить место в офисе (источник: www.archivarius.ru/ceny/).
При передаче документов обязательно заключить акт приема-передачи. Далее ответственность за сохранность документов в течение всего срока хранения лежит на архиве.
Информацию о сроках хранения электронных документов, возможных штрафах за нарушение правил и процедурах их уничтожения вы можете найти в продолжении материала на сайте Life Profit.