Служебная записка по поводу прогула сотрудника – это официальный документ, который информирует руководство предприятия о том, что один из его подчинённых не явился на работу в установленное время. Сегодня мы подробно разберём, что считается прогулом, какие последствия может повлечь за собой такой инцидент и зачем необходимо составлять служебную записку в таких случаях.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Понятие прогула на работе
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации прогулом считается отсутствие работника на рабочем месте в течение всего рабочего дня либо более четырёх часов подряд. Законодательство предоставляет определённые критерии для квалификации прогула: например, если сотрудник самовольно покинул рабочее место после обеденного перерыва, не доработав смену, это также может быть расценено как прогул.
Прогул считается одним из самых серьёзных нарушений трудовой дисциплины. Подписывая трудовой договор с организацией, работник принимает на себя обязательства соблюдать внутренние правила и процедуры, установленные работодателем. Одним из таких основных правил является своевременное явление на работу, исполнение трудовых обязанностей и невыход на прогулы.
Хотя прогул является достаточно распространённым нарушением, мы настоятельно рекомендуем не принимать поспешные решения по поводу наказания работника. В реальной жизни возможны различные обстоятельства, в которых человек может не прийти на работу или уйти раньше смены по уважительным причинам.
Инструкция по составлению служебной записки
В начале служебной записки следует указать, кому и от кого она направляется. Укажите ФИО директора, наименование компании и её организационно-правовую форму. Далее укажите ФИО сотрудника, должность на предприятии. В середине документа чётко сформулируйте название записки.
Далее объясните руководству, что на предприятии было зафиксировано нарушение трудовой дисциплины в виде прогула. Уточните, что сотрудник либо не явился на работу, либо покинул рабочее место более четырёх часов до окончания смены. Также укажите следующие аспекты:
- Было ли уведомление от работника о его отсутствии на работе или уходе с обеда.
- Известно ли текущее местоположение сотрудника.
- Была ли попытка связаться с сотрудником и получить от него объяснение.
Очень важно указать точное время отсутствия на рабочем месте, поскольку прогулом считается отсутствие более четырёх часов подряд.
В конце документа необходимо поставить подпись составителя служебной записки и указать дату её составления. Теперь служебная записка готова для передачи на рассмотрение руководству.
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, работодатель обязан принять решение по факту нарушения трудовой дисциплины в течение тридцати календарных дней с момента инцидента. После этого срока применение дисциплинарного взыскания может оказаться невозможным.
Работник не явился на работу и не выходит на связь
10.10.2022 печать За неоправданный прогул сотрудника можно уволить. Однако, если сотрудник не выходит на связь, это усложняет ситуацию. Такая проблема часто возникает в условиях массового отсутствия сотрудников по различным причинам, например, из-за мобилизации. Трудовой кодекс РФ требует от работодателя выяснить наличие у сотрудника уважительных причин для отсутствия на рабочем месте перед принятием строгих мер дисциплинарного характера.
Чаще всего сотрудники информируют о невозможности явиться на работу по различным причинам. В случае отсутствия без уведомления необходимо выяснить причину этого работодателю. Факт прогула оформляется актом об отсутствии на рабочем месте. Основой для составления акта может служить записка от непосредственного руководителя, HR-менеджера или другого сотрудника компании. Наличие пропускной системы позволяет подтвердить факт отсутствия на работе через распечатку из системы контроля.
Если отсутствие сотрудника продолжается несколько дней, акты составляются ежедневно. В случае отсутствия на протяжении нескольких недель или месяцев, акты могут составляться раз в неделю или раз в месяц, но регулярно. В табеле учета рабочего времени такие дни отмечаются кодом «НН».
Нужно ли искать сотрудника?
Минимум действий включает попытки связаться с работником или его родственниками по телефону. В случае отсутствия связи, необходимо направить по адресу регистрации письмо с требованием предоставить объяснение о причинах отсутствия на работе. Если все попытки безрезультатны (например, телефон отключен, письмо вернулось или просрочилось), следует составить акт о невозможности получить объяснения. Эти документы могут понадобиться в случае принятия решения об увольнении работника, который потом явится с документами, подтверждающими уважительные причины отсутствия (например, медицинская справка).
Лучше всего дождаться выхода работника на связь или явления на работу, тем более что это не связано с финансовыми затратами. Дни, отмеченные в табеле как «НН», не оплачиваются. В случае необходимости можно временно заменить работника.
Алгоритм действий работодателя
Получение записки об отсутствии
Записка о факте отсутствия работника составляется в произвольной форме. Важно указать данные работника (ФИО, должность, подразделение) и время отсутствия (в часах и минутах).
Составление акта об отсутствии
- Название акта и его дата;
- ФИО, должность и подразделение работника;
- Дата и точное время отсутствия;
- Подписи и данные лиц, подтверждающих акт. Желательно, чтобы акт подписали как минимум три человека.
Ознакомление работника с актом
Работника, по которому зафиксирован прогул, необходимо ознакомить с актом
Как показать отсутствие в Табеле учета рабочего времени
При составлении акта нередко неизвестно, почему работник не явился на работу. Пока причина не установлена, в табеле ставится код НН или цифровой код 30. Этот код может замениться кодом «ПР» — прогул.
Связь с работником установлена
Если удалось связаться с работником и убедиться, что у него нет уважительной причины для отсутствия, код НН в табеле меняется на код «ПР». Старый код просто зачеркивается и заменяется новым.
Возможные действия
Подходы могут быть двумя: продолжать попытки связаться с работником или принять решение об увольнении за прогул с последующим обоснованием в суде, что компания предприняла все необходимые меры для выяснения обстоятельств.
При решении об увольнении за прогул стоит учитывать, что взыскание можно применить не позднее одного месяца с момента выявления проступка, исключая периоды болезни, отпуска или ожидания мнения профсоюзной организации (ч. 3 ст. 193 ТК).
В день увольнения следует рассчитать сотрудника, выплатить заработную плату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованные дни отпуска и оформить трудовую книжку.
В статье использованы изображения с сайта freepik.com
Инструкция: составление заявления о временном отсутствии на работе
Заявление о временном отсутствии на рабочем месте является необходимым документом, который работник предоставляет работодателю при необходимости отлучиться по личным делам в рабочее время. Руководитель может либо утвердить, либо отклонить его.
Ключевые моменты
- Работники могут просить отгул на несколько часов или на целый день.
- Причины отсутствия разнообразны, а решение принимает начальник.
- Чтобы получить разрешение на отсутствие, необходимо написать заявление, а не уйти без уведомления.
- В заявлении следует указать причину и дату отсутствия, а также приложить соответствующие документы.
- Работодатель может разрешить или отказать в отсутствии, в зависимости от уважительности причины.
Причины временного отсутствия на работе
В большинстве случаев работники отпрашиваются на несколько часов или на один день. Вопросы временного отсутствия не регулируются Трудовым кодексом РФ или другими н
| Основание | Комментарий |
|---|---|
| Соглашение с работодателем | Если сотрудник отличается добросовестностью и высокими трудовыми показателями, работодатель может сделать уступки. В случае необходимости отпроситься с работы, важно сначала обсудить это с начальством. В качестве компенсации можно предложить отработать пропущенное время после рабочего дня или в выходные дни. Чем больше времени отработает сотрудник, тем меньше возражений будет у начальства. Отпрашиваться следует заранее и лично, а не по телефону. |
| Заявление на отпросы | Иногда в процессе работы может потребоваться отлучение на несколько часов. В таком случае необходимо составить заявление на имя начальника. Если начальство согласно, оно поставит визу. Это обеспечит работнику уверенность в законности его действий, не нарушающих дисциплину. Никакие дополнительные распорядительные документы не требуются. |
| Обеденный перерыв | Во время обеденного перерыва работник может решать личные вопросы без необходимости оформления отсутствия. Согласно статье 106 Трудового кодекса РФ, это время свободно от обязательств по работе, и начальство не требует согласования действий. |
Если требуется отсутствовать на работе один или несколько дней, сотрудник должен оформить отпуск:
- без сохранения заработной платы;
- ежегодный (оплачиваемый).
Как оформить заявление
Стандартного шаблона заявления нет. Для составления документа следует:
- В шапке указать Ф.И.О., должность, адресата, название организации и данные составителя.
- Далее указать название документа и его суть.
- В основной части изложить запрос, например, просить согласовать отсутствие на рабочем месте с указанием даты.
- Завершить подписью с расшифровкой, указав дату составления.
- Приложить необходимые документы, подтверждающие причину отсутствия.
Пример заявления на отлучение на несколько часов
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
от преподавателя верховой езды
Прошу разрешить мне отлучиться с рабочего места 28 ноября 2020 года на 3 часа с 11:00 до 14:00 для посещения медицинского учреждения.
Отпуск за свой счет
Сотрудник может оформить отсутствие за свой счет на 1 час, несколько часов или на весь рабочий день (часть 1 статьи 128 Трудового кодекса РФ). Продолжительность отпуска определяется соглашением между работником и работодателем без установленных ограничений. Руководитель имеет право отказать, если причина не является уважительной.
- Сотрудник подает заявление на имя начальника, указывая причину и дату.
- Руководство ставит резолюцию.
- После согласия составляется распорядительный документ об отпуске за счет сотрудника.
- Информация заносится в карточку Т-2 и табель учета рабочего времени кадровой службой.
Заявление на отпуск за отработанный день
Понятие «отгул» отсутствует в Трудовом кодексе Российской Федерации. По практике это время отдыха, компенсирующее предыдущее отработанное время или дежурство в нерабочее время. Такой отдых предоставляется как компенсация и не следует путать с отпуском без сохранения заработной платы, который предоставляется по личным причинам.
Порядок оформления разрешения на отсутствие на рабочем месте следующий:
- Работник обращается к руководству с просьбой.
- В заявлении указываются причины необходимости отсутствия.
- Работодатель издаёт распорядительный документ и ознакамливает с ним сотрудника.
Пример заявления для отгула за ранее отработанное время
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
Прошу предоставить мне отгул 28 ноября 2020 года за ранее отработанное время 19.11.2019 года.
Заявление по семейным обстоятельствам
Семейные обстоятельства и другие уважительные причины являются основанием для отпросов. Сотрудник обращается к руководителю с заявлением. Продолжительность отпуска устанавливается по согласованию между работником и работодателем. Сотрудник имеет право на отпросы в любой согласованный сторонами период.
Важно! Руководитель вправе отказать в предоставлении отгула, если сотрудник не подпадает под категории, установленные статьей 128 Трудового кодекса РФ.
Пример заявления для отгула по семейным обстоятельствам
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
Прошу предоставить мне отгул 28 ноября 2020 года для участия в похоронах сестры.
Заявление на отсутствие на рабочем месте в течение нескольких часов
Работодатель вправе разрешить сотруднику отсутствовать на несколько часов, при условии возврата на рабочее место в тот же день. Работник должен написать заявление на отсутствие и указать срок своего отсутствия. Давайте рассмотрим, как правильно составить этот документ, что в нём должно быть указано, и может ли руководитель отклонить просьбу.
Соблюдение трудовой дисциплины
Правила трудовой дисциплины регулируются Трудовым кодексом РФ и локальными нормативными актами. Работники обязаны соблюдать эти правила. Предприятие имеет право устанавливать дресс-код, требования к подчинению, порядок коммуникации между сотрудниками, частоту планёрок. Присутствие на рабочем месте в назначенное время также является частью дисциплины.
Локальные акты могут предусматривать случаи, когда сотрудник может покинуть рабочее место на несколько часов. В любом случае сотрудник не должен уходить без разрешения, а его отсутствие и возвращение должны быть зафиксированы с указанием времени. Несоблюдение регламента, установленного локальными актами, может привести к дисциплинарному взысканию, а в случае серьёзных последствий от самовольного ухода — к административной ответственности.
В каких случаях не требуется написание заявления
Так как каждое предприятие имеет свои правила оформления отгулов и процедуру ухода с работы в течение рабочего дня, сотрудник должен уточнить у начальства, что ему нужно сделать. Если руководство положительно отнесётся к запросу и предложит написать заявление, сотрудник должен это сделать.
Заявление можно составить самостоятельно, однако если нет уверенности, что оно будет правильно составлено, можно обратиться за помощью к сотруднику отдела кадров. Он обязан помогать сотрудникам в оформлении документации. После написания заявления его необходимо передать в отдел кадров, бухгалтерию или секретарю в соответствии с внутренними правилами предприятия.
Необходимо информировать руководство перед уходом с работы до конца рабочего дня, иначе это может повлиять на выплаты заработной платы. Работодатель имеет право включать условия о штрафных санкциях во внутренние положения.
Как оформить заявление о прогуле на работе
Заявление должно быть составлено на листе формата А4. Вы можете заполнить его на компьютере, оставив место для подписей, или написать от руки. Не существует типового бланка для этого документа, но при наличии внутреннего шаблона на предприятии, используйте его.
Начинайте с указания сверху справа: должности руководителя, названия предприятия и ФИО в родительном падеже.
Директору ООО «Стройспецмонтаж» Тихонова Андрея Ивановича.
Текст заявления должен занимать половину ширины листа и располагаться на двух строках. На новой строке укажите свою должность и ФИО.
От контролёра ОТК Сергеевой Екатерины Андреевны.
Заголовок заявления следует написать с новой строки с использованием полного названия документа: «Заявление о прогуле на рабочем месте в течение нескольких часов».
В основном тексте укажите причину отсутствия и время, когда планируете вернуться на работу.
Если у вас есть документы, подтверждающие причину отсутствия, приложите их к заявлению для убедительности.
Перечислите приложенные документы, начиная с новой строки с слова «Приложение:» и перечислите их.
В нижней части листа слева укажите дату, а справа укажите свои ФИО и подпишитесь. Заполнение завершено.
Образец заявления о прогуле на рабочем месте на несколько часов
Решение о перерасчете заработной платы за пропущенный день принимается индивидуально. Руководитель отдела может не передавать информацию в бухгалтерию, если это не нарушает правила начисления заработной платы и внутренние распорядки. Если для вас важен финансовый вопрос, лучше уточнить его до написания заявления.
Как написать служебную записку о прогуле на рабочем месте: образец
Какие меры могут быть применены за пропуск рабочего времени?
При нарушении обязательств, связанных с выполнением трудовых обязанностей, работодатель вправе применять определенные меры воздействия. Эти меры направлены на поддержание дисциплины и обеспечение эффективности трудового процесса.
Дисциплинарные меры могут включать предупреждение, штрафные санкции, лишение премии или возможные иные ограничения, которые организация имеет право применить в случае нарушения рабочего режима. Важно отметить, что принятие мер зависит от серьезности нарушения и обстоятельств, которые сопровождали пропуск.
Предупреждение как мера может использоваться в случаях легких или первых нарушений. Это дает работнику возможность исправить ситуацию и избежать более серьезных последствий в будущем. В более серьезных случаях может быть применен штраф, который выражается в финансовых удержаниях или снижении заработной платы за пропущенные часы работы.
Для установления равновесия между справедливостью и необходимостью восстановления трудовой дисциплины работодатель должен учитывать обстоятельства случившегося и соблюдать принципы пропорциональности при применении мер воздействия.
Лишение премии может быть использовано как дополнительное средство воздействия в случае систематического игнорирования трудовых обязанностей. Эта мера направлена на стимулирование сотрудников к более ответственному отношению к своим обязанностям и уважению установленного графика работы.
Важно, чтобы процедура применения мер была четко описана во внутренних правилах организации и согласована с требованиями трудового законодательства, чтобы избежать конфликтов и обеспечить законность действий со стороны работодателя.
Процесс учета времени в организации
Учет рабочего времени представляет собой систематическое фиксирование фактически отработанных часов каждым работником в соответствии с установленным графиком работы. Это включает в себя как прямой контроль за входом и выходом сотрудников, так и учет перерывов, отпусков и иных освобождений от работы.
Процесс учета начинается с того, что сотрудники входят в систему приборных часов – либо они используют электронные системы, которые отслеживают время, проведенное на работе. Каждый рабочий день завершается уходом сотрудника из системы, что фиксируется и сохраняется в центральной системе учета.
Важно отметить, что точный учет рабочего времени является обязательным для всех организаций в соответствии с трудовым законодательством. Это не только обеспечивает правильность выплаты заработной платы, но и служит основой для анализа эффективности труда и планирования производственных процессов.
Система учета должна быть не только надежной, но и защищенной, чтобы исключить возможность вмешательства в данные и сбои в записи времени. Все изменения в системе должны быть легко отслеживаемы и аудиторски проверяемы для обеспечения прозрачности и соблюдения корпоративных стандартов.
Таким образом, эффективный процесс учета рабочего времени является неотъемлемой частью организационной культуры, способствующей поддержанию порядка и дисциплины в рабочем коллективе.
Последствия прогула для работника
Отсутствие на рабочем месте без уведомления о его причинах может иметь серьезные последствия для трудовой деятельности сотрудника. Это может влиять на производственный процесс, общую работоспособность коллектива и выполнение поставленных задач.
Дисциплинарные меры – одно из первых последствий, с которыми сталкивается сотрудник, нарушивший трудовую дисциплину. В зависимости от внутренних правил компании или положений коллективного договора, за неоднократные прогулы могут применяться штрафные санкции или даже дисциплинарное увольнение.
Важно помнить, что каждый случай прогула рассматривается индивидуально, учитывая обстоятельства и предысторию трудовой деятельности сотрудника. Консультация с руководством и выяснение причин прогула могут помочь предотвратить более серьезные последствия и разрешить возникшие конфликтные ситуации.
Психологический аспект также важен: частые прогулы могут сигнализировать о проблемах на работе или в личной жизни сотрудника, требующих внимания и поддержки со стороны руководства.
Таким образом, своевременное и адекватное реагирование на случаи прогула способствует поддержанию эффективной трудовой дисциплины и благоприятной атмосферы в коллективе.
Как оформить документ о неприсутствии на рабочем месте
Для оформления информации о временном отсутствии сотрудника существует несколько рекомендуемых подходов. В первую очередь, важно осознать, что подобная документация имеет целью не только фиксировать факт отсутствия, но и служить основой для последующих административных решений. Используемые формы и структура таких документов могут различаться в зависимости от политики компании и правовых нормативов.
Документация, подтверждающая временное отсутствие работника, должна содержать четко сформулированные данные о дате и причинах неприсутствия. Кроме того, важно учитывать контекст и специфику каждой ситуации, чтобы обеспечить полноту и достоверность информации. Это позволяет предотвратить недоразумения и обеспечить прозрачность в отношениях между сотрудниками и работодателем.
Помимо указания временного промежутка отсутствия, рекомендуется включать в документацию необходимые уточнения или комментарии, которые могут помочь в дальнейшем анализе или оценке ситуации. Это может включать в себя контактные данные для оперативной связи или дополнительные сведения о характере или обстоятельствах временного отсутствия сотрудника.