Деловой документооборот постепенно переходит в электронный формат, но бумажная корреспонденция остается актуальной. Иногда отправителю необходимо доказать, что он отправил по почте определенные документы, и в таких случаях обычного письма будет недостаточно. В этих ситуациях при отправке нужно составить опись вложения Ф 107.
Документы отправляются через Почту России, которая является федеральным государственным предприятием. Почтовые квитанции в данном случае признаются официальными документами, подтверждающими срок отправки и состав содержимого письма.
Такой способ применяется при переписке с контрагентами, для претензионной и судебной работы, а также для отправки налоговой отчетности. Однако, согласно приказу ФНС от 08.07.2019 N ММВ-7-19/343@, отсутствие описи не является основанием считать отчетность неподанной или поданной с опозданием. В этом случае дата подачи декларации определяется по штемпелю на конверте.
Бланк и образец заполнения описи вложения
Форма бланка описи вложения утверждена приказом АО «ПОЧТА РОССИИ» от 21 июня 2022 г. N 230-п.
Опись представляет собой таблицу, где нужно указать название каждого документа, их количество и ценность. Получить сам бланк можно в почтовом отделении или скачать его в интернете. Для отправки письма нужны два экземпляра описи.
Заполнить бланк можно сразу от руки на почте, но есть и более удобный вариант. Уже несколько лет Почта РФ регистрирует пользователей для выдачи корреспонденции по СМС-коду. После регистрации в личном кабинете на официальном сайте можно воспользоваться различными онлайн-сервисами, одним из которых является заполнение описи вложения.
Распечатайте готовую опись и передайте ее вместе с письмом сотруднику почтового отделения.
Как отправить и получить письмо с описью вложения
Корреспонденция с описью вложения предъявляется для отправки в открытом виде. Помимо самого письма подаются два экземпляра заполненной формы Ф 107.
Сотрудник Почты РФ сверяет с описью название и количество вложенных документов, ставит штамп с датой и свою подпись. Услуга платная, и окончательная стоимость зависит от веса письма и заявленной ценности вложения. Один экземпляр описи остается у отправителя. Его нужно хранить вместе с почтовой квитанцией как подтверждающий документ.
При получении письмо с описью вложения выдается в запечатанном виде. По желанию, получатель может попросить сотрудников Почты РФ вскрыть конверт, чтобы убедиться в полноте вложения документов.
Если оператор обнаружит расхождение содержимого с описью, он должен составить акт. Расследование может длиться до двух месяцев, и в случае утери документов Почта РФ обязана выплатить компенсацию. Если же письмо не было вскрыто в присутствии почтового работника, претензии к содержимому предъявить невозможно.
Что такое опись вложения в ценное письмо Почты России
Опись представляет собой перечисление документов, вложенных в конверт. При отправке ценных бумаг по почте отправителю необходимо заполнить опись вложения по утвержденной приказом ФГУП «Почта России» от 17 мая 2012 года форме Ф 107.
Преимущества почтовых отправлений с описью вложений формы Ф 107
Отправка почтой необходимых документов может помочь избежать штрафов и пеней за нарушение сроков предоставления отчетности.
При отправке письма сотрудник почтового отделения ставит на описи штамп с текущей датой. Следовательно, день передачи письма на почту считается днем сдачи отчета.
Таким образом, если вы не успели вовремя доставить отчет в ведомство, можно отправить его по почте в последний день сдачи. Это избавит вас от ответственности за нарушение сроков и предотвратит наложение штрафных санкций.
Опись вложения в ценное письмо: бланк
Бланк описи вложения по форме Ф 107 можно заполнить как в электронном виде, так и вручную.
Так выглядит опись вложения в ценное письмо.
Пример описи вложения в ценное письмо
Обратите внимание, что форму Ф 107 необходимо заполнить в двух экземплярах. Один экземпляр сотрудники почтового отделения вложат в конверт с документами, а второй завизируют и отдадут вам.
Документы для скачивания
Бланк описи вложения документов
Заполнение описи вложения в ценное письмо онлайн
Перед походом в почтовое отделение можно заполнить опись онлайн. Для этого нужно перейти на сервис по заполнению формы Ф 107, ввести данные и распечатать готовые бланки.
Как заполнять опись вложения в ценное письмо
Отправитель должен указать следующую информацию о письме:
- порядковый номер документа, его наименование, количество и объявленную ценность (данные вносятся в таблицу);
- общий итог предметов и объявленной ценности (суммируются соответствующие колонки);
- ФИО отправителя или наименование компании;
- подпись отправителя.
Если остаются пустые ячейки, можно поставить прочерки. Если не хватило места для всех документов, можно использовать второй лист бланка и пронумеровать последующие листы (например, «лист 1 из N»). Общий итог предметов и ценности можно рассчитать для всех вложенных бумаг.
Следует помнить, что исправлять ошибки в описи вложения нельзя. В таком случае нужно заполнить новый бланк.
Опись вложений формы Ф 107: объявленная ценность
При отправке ценного письма можно указать ценность каждого вложенного документа и итоговую сумму. Однако это не является обязательным.
Если вы указываете ценность, конверт следует подписать так: «С описью, ценность (итоговая сумма) рублей».
Объявленная ценность в бланке нужна для того, чтобы в случае потери письма почта вернула отправителю или получателю итоговую сумму.
За это придется доплатить 4% от общей суммы объявленной ценности.
Как правильно отправить ценное письмо
Для отправки ценного письма вам нужно предоставить сотруднику почтового отделения:
- незапечатанный конверт с вложенными документами;
- бланк описи вложения в двух экземплярах;
- деньги за отправку и дополнительные услуги почты.
Оператор сверит данные описи с содержимым конверта, проверит правильность заполнения формы Ф 107, поставит штампы и подписи на каждом бланке. Если все верно, вам выдадут один заверенный экземпляр описи и квитанцию об оплате.
Стоит помнить, что документы в налоговую нужно отправлять только в одном экземпляре. Второй экземпляр отчетности и опись вложения оставьте себе.
Где скачать форму Ф 107
Бесплатные бланки всегда доступны в почтовых отделениях. Их можно заполнить на месте или взять с собой.
Если вы не хотите идти в ближайшее отделение, можно скачать опись вложения на официальном сайте Почты России. Вам останется только правильно заполнить бланк и передать его сотруднику.
Действующая в 2019 году форма описи вложений
Почта России утвердила бланк описи вложений приказом от 17.05.2012 № 114-п («Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений»). Форма № 107 включена в Приложение № 1. Ее можно применять при отправке:
- ценных писем весом до 2 килограммов;
- бандеролей весом менее 5 килограммов (при отправке по России — менее 2 килограммов);
- посылок без ограничения по весу.
Скачать бланк описи вложений Почты России можно бесплатно.
Правила заполнения бланка описи вложений Почты России
Наиболее удобный способ заполнения формы — онлайн на официальном сайте Почты России pochta.ru:
- Указать наименование, количество отправляемых предметов и их объявленную ценность. Объявленная ценность — это стоимость предмета, установленная отправителем до передачи на почту. Она определяет сумму страхового сбора за услугу отправления и размер компенсации в случае утери предмета.
Если предмет не оценивается, то в графе «Объявленная ценность» ставится прочерк. Исправления в описи не допускаются.
- Заполнить данные отправителя — наименование организации или ФИО предпринимателя.
- скачать заполненный бланк описи вложений Почты России (доступен в формате pdf);
- распечатать его в двух экземплярах (один вкладывают в отправление, другой остается у отправителя);
- подписать оба экземпляра и представить их в почтовое отделение вместе с открытым письмом, бандеролью или посылкой.
- сверит содержимое с описью;
- поставит на описи штамп с датой и индексом отделения;
- подпишет документ.
После этого документ приобретает юридическую силу.
Сверка с описью при получении
Получателю необходимо вскрыть письмо, бандероль или посылку в присутствии работников почты и сверить с описью. В случае отсутствия предметов составляется акт. Документ направляют в вышестоящую организацию для проведения расследования. Срок его проведения может занять до 2 месяцев. После завершения процедуры выплачивается возмещение стоимости недостающих предметов.