Для просмотра электронной трудовой книжки можно заказать бумажную выписку по форме СТД-СФР в любом удобном отделении МФЦ или территориального органа СФР, независимо от адреса компании или места жительства. Также можно запросить справку на портале Госуслуг или Соцфонда, при этом потребуется подтвержденная учетная запись на Госуслугах.
Выписка заверяется подписью и печатью уполномоченного лица. Если заказ оформлен онлайн, электронная выписка будет подписана усиленной квалифицированной электронной подписью. Срок выдачи не превышает один рабочий день, услуга предоставляется бесплатно. Оба вида выписок, бумажная и электронная, являются юридически значимыми документами.
Образцы основных кадровых документов на 2023 год
Скачайте бесплатно и используйте в работе:
- Трудовой договор с работником
- Приказ о приеме на работу
- Приказ об увольнении по собственному желанию
- Правила внутреннего трудового распорядка 2023
- Образец заполнения нового отчета ЕФС-1
Если работник интересуется, где можно посмотреть номер электронной трудовой книжки, необходимо отметить, что такого реквизита у ЭТК нет.
Кроме выписки СТД-СФР, можно заказать извещение о состоянии лицевого счета и узнать суммы страховых взносов, уплаченных всеми предыдущими работодателями. Это позволит своевременно проверить начисления и планировать будущую пенсию.
Документы для первого трудоустройства: обязательный перечень
Воспользуйтесь перечнем обязательных документов от экспертов Справочника кадровика, если принимаете на работу человека впервые. Это поможет избежать ошибок и претензий со стороны работника и проверяющих органов.
Важно: отказать в выдаче справки невозможно. Ее обязаны предоставить, даже если работник просто хочет проверить правильность указанных сведений.
Еще один способ получения выписки из электронной трудовой книжки – запросить СТД-Р по месту работы. Для этого сотрудник должен написать заявление и указать желаемый формат (электронный или бумажный). Если у работодателя нет усиленной квалифицированной электронной подписи, он выдаст бумажный вариант. Без запроса ее выдают только при увольнении или переходе на ЭТК, но в этой форме будут данные лишь от текущего работодателя.
Расчет страхового стажа
Разница между пенсией по выслуге лет и пенсией по старости
Может ли работодатель просмотреть электронную трудовую книжку работника?
Может, но с ограничениями. Работодатель не имеет доступа к информации о предыдущих местах работы сотрудника, ему доступны данные только за период работы у себя.
При трудоустройстве на новую работу сотрудник должен предоставить (ст. 65 ТК РФ) трудовую книжку (при наличии) и/или сведения о трудовой деятельности. Таким образом, информацию о предыдущих местах работы кадровик может получить только от самого сотрудника, иных способов проверки подлинности данных у него нет.
Получите демо-доступ и обучайтесь бесплатно в течение трех дней.
Если для точного определения стажа работника, который перешел на ЭТК, требуется информация о всей его трудовой деятельности, а не только по последнему месту работы, рекомендуется объяснить причины и попросить его принести бумажную трудовую книжку или справку СТД-СФР.
- Шпаргалка: от чего зависит размер пособия по временной нетрудоспособности
- Как избежать обвинений в дискриминации при приеме на работу
Все, что нужно знать об электронной трудовой книжке
Современный мир не стоит на месте: технологии постоянно совершенствуются, а классические «аналоговые» процессы оцифровываются. Одним из недавних нововведений, касающихся всех, стало внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК). В этой статье мы расскажем, что это за документ, как его оформить, а также как получить информацию из ЭТК.
- Что такое электронная трудовая книжка
- Какая информация содержится в ЭТК
- Преимущества ЭТК
- Как оформить и вести ЭТК
- Как увидеть свою электронную трудовую книжку
- Как посмотреть ЭТК, если нет учетной записи на Госуслугах
- Как проверить трудовую книжку у работодателя
- Как выглядит ЭТК
Что такое электронная трудовая книжка
Процесс внедрения электронных трудовых книжек начался в 2020 году, и в течение переходного периода существовали два формата – бумажный и цифровой. В 2022 году переход на электронные носители был полностью завершен, и теперь у ЭТК нет «аналоговой» альтернативы.
Таким образом, вопрос «Как узнать, есть ли у меня электронная трудовая книжка?» имеет простой ответ. С 2020 года она есть у всех официально трудоустроенных граждан.
Итак, что же представляет собой электронная трудовая книжка? В сущности, это та же самая «старая добрая» бумажная трудовая книжка. Изменилась только форма, а содержание осталось прежним: это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности гражданина: данные о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность и так далее. Все эти сведения передаются в единую базу Пенсионного фонда России, где они надежно хранятся и могут быть получены в виде выписок. Но об этом мы расскажем чуть позже.
Какая информация содержится в ЭТК
В электронную трудовую книжку работодателем вносятся следующие данные:
- Информация о сотруднике (фамилия, имя, отчество, дата рождения)
- СНИЛС
- Работодатель (юридическое лицо)
- Структурное подразделение
- Должность
- Профессия
- Дата трудоустройства
- Дата и причина увольнения
Вся эта информация необходима для определения трудового стажа, решения спорных вопросов при начислении пенсии и других моментов, связанных с трудовой деятельностью и социальными гарантиями государства.
Важно! Поскольку электронные трудовые книжки начали внедряться только с 2020 года, то с большой вероятностью ваши карьерные перемещения до 31 декабря 2019 года включительно не будут отражены в ЭТК. Тем не менее, если работодатель ранее подавал такие сведения в учетные органы, важные этапы вашей трудовой биографии будут зафиксированы в электронном виде, хотя и кратко – будут перечислены только места трудоустройства и соответствующие им периоды работы.
Если вы хотите восполнить этот пробел, необходимо подать в Пенсионный фонд заявление. В противном случае доказать наличие у вас стажа можно будет только с помощью бумажной трудовой книжки.
Преимущества ЭТК
Электронная трудовая книжка, как любой цифровой документ, обладает рядом преимуществ по сравнению с бумажным вариантом:
- Быстрый и простой доступ к информации о своей трудовой деятельности, включая онлайн-доступ.
- Минимизация ошибок – сведения может проверить сам работник и сообщить о неточностях для их исправления.
- Надежность и безопасность – исключается подделка, минимизирован риск утраты или повреждения документа, обеспечивается высокий уровень защиты данных.
- Дистанционные возможности – позволяют нанимать новых сотрудников и оформлять пенсию удаленно.
Вопрос о самостоятельном создании электронной трудовой книжки, который иногда встречается в интернете, на самом деле не имеет оснований. Это полностью обязанность работодателя, его ответственность.
Согласно российскому законодательству, данные для формирования электронной трудовой книжки работодатель передает в Пенсионный фонд в виде стандартизированных отчетов о всех кадровых изменениях в организации. Прием на работу, повышение, переход в другое подразделение, увольнение – все это включается в отчет по форме СЗВ-ТД и передается в ПФР.
Также невозможно самостоятельно создать или заказать электронную трудовую книжку. Для работодателей вопрос о ведении ЭТК также не стоит. Ведение осуществляется Пенсионным фондом, а кадровики лишь подают туда данные о кадровых изменениях в своих компаниях.
Как уже было сказано выше, корректная подача сведений о кадровых изменениях в Пенсионный фонд – обязанность работодателя. В противном случае рискует не только сотрудник, чей стаж может быть не учтен, но и работодатель, который может быть оштрафован за несвоевременное представление СЗВ-ТД или передачу неполной или недостоверной информации.
Сотрудник имеет возможность самостоятельно контролировать корректность информации в своей ЭТК, получая выписки из неё. Сейчас мы расскажем, как это сделать.
Как увидеть свою электронную трудовую книжку
Как посмотреть свою трудовую книжку в электронном виде? Существует несколько способов получить информацию, записанную в ЭТК. Самые удобные – это онлайн на портале Госуслуг или на сайте Пенсионного фонда.
Однако есть одно условие: перед запросом данных необходимо зарегистрироваться на Госуслугах и получить подтвержденную учетную запись. Для этого нужно подтвердить свою личность. Это можно сделать дистанционно – с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи или через онлайн-банк своей кредитной организации, если она является партнером портала. Также это можно сделать офлайн – обратившись в МФЦ или в почтовое отделение.
Итак, если вы подтвердили свою учетную запись, дальше все просто.
1) Войдите на сайт с компьютера или откройте мобильное приложение на смартфоне.
2) Нажмите на вкладку «Справки, выписки».
3) Перейдите в раздел «Выписка из электронной трудовой книжки».
4) Нажмите на кнопку «Получить выписку».
Выписка может быть готова в течение трех рабочих дней, но обычно она готова через несколько минут. О готовности документа вам придет уведомление в личном кабинете. Выписка заверяется электронной подписью, что придает ей юридическую значимость – её можно сохранить на компьютер, мобильное устройство или флешку, отправить по электронной почте, распечатать и предъявлять в любых инстанциях.
1) Войдите и авторизуйтесь, используя логин и пароль от портала Госуслуг.
2) Система перенаправит вас на страницу «Гражданам», где первая вкладка называется «Электронная трудовая книжка». Нажмите на ссылку: «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности».
3) Перейдите по ней и укажите ваш e-mail. На него в течение дня поступит запрашиваемый документ.
Как посмотреть ЭТК, если нет учетной записи на Госуслугах
Государство обеспечило возможность доступа к важной информации через различные каналы, включая офлайн. Поэтому не переживайте, если у вас нет подтвержденного аккаунта на Госуслугах или временно отсутствует возможность онлайн-коммуникации.
Как же получить выписку из ЭТК в офлайне? Всё очень просто – следует посетить ближайшее к вам отделение службы «Мои документы» (МФЦ). Даже если нет возможности сделать онлайн-запрос, в МФЦ всегда можно воспользоваться этой услугой. Сотрудники офисов имеют доступ к хранилищам электронных данных Пенсионного фонда и могут направить соответствующий запрос.
Однако, вам нужно будет подтвердить свою личность с помощью бумажных документов. Поэтому не забудьте взять с собой паспорт и СНИЛС. Выписка будет готова в тот же день.
Как ознакомиться с трудовой книжкой у работодателя
Существует ещё один способ проверить информацию в своей ЭТК – попросить работодателя предоставить эти данные.
Для этого необходимо составить письменное заявление и указать, в каком формате вы хотите получить выписку: на бумаге или в электронном виде.
Документ должен быть предоставлен в течение 3-х рабочих дней, а в случае увольнения – в день прекращения трудового договора.
Электронная трудовая книжка представляет собой таблицу. Точнее, две таблицы. В первой содержатся данные о карьерных перемещениях, начиная с 2020 года – именно с этого времени появились ЭТК.
Во второй таблице находятся сведения о более ранних кадровых событиях. Эти данные были переданы в Пенсионный фонд работодателями для персонифицированного учета. Информация в этой части трудовой представлена в кратком виде: только наименование работодателя и период трудоустройства. Для получения более детализированных сведений необходимо направить запрос в ПФР.