Если ваша организация ведет учет входящих и исходящих документов в электронных таблицах Excel или бумажных журналах, то эта статья для вас.

В организациях учет входящих документов осуществляется специальным структурным подразделением (службой ДОУ) или секретарем. Ежедневно в организацию поступает множество документов: письма, коммерческие предложения, бухгалтерская документация и многое другое. В условиях большого потока информации становится сложно поддерживать порядок и контролировать исполнение документов. Это часто приводит к тому, что некоторые документы не доходят до адресата, а некоторые просто теряются и остаются без ответа.

1С: Документооборот предоставляет все необходимые инструменты для эффективного учета входящей и исходящей корреспонденции.

Программа сохраняет всю историю движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной практике делопроизводства.

Все документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются в работу исполнителям. В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц. Также поддерживается учет обращений граждан. При этом настройки программы позволяют ограничить доступ сотрудников к входящим документам и персональной информации о физических лицах, в соответствии с Федеральным законом РФ от 27 июля 2006 года №152-ФЗ.

Стандартная схема обработки входящего документа в программе:

• Создание карточки документа
• Регистрация
• Рассмотрение
• Исполнение/ознакомление

Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. Это позволяет быстро найти документ, отправить его по почте, направить на исполнение или распечатать.

Исходящий документ может создаваться как самостоятельно, так и в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу осуществляется секретарем или ответственным сотрудником после его согласования и утверждения/подписания ответственным лицом. После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка «Отправлен ответ». Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.

Рисунок 1: Хронология переписки

Стандартная процедура обработки исходящего документа:

• Создание карточки документа
• Согласование
• Утверждение/Подписание
• Регистрация

Основная информация для настройки блока «Учет входящей и исходящей корреспонденции» в системе 1С: Документооборот

Вид документа является важной характеристикой. Он определяет:

· состав реквизитов карточки документа;

• нормативный срок исполнения;
• маршруты обработки документов;
• правила формирования регистрационного номера;
• права доступа к документам данного вида.

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов. При определении перечня видов документов, важно учитывать желаемый уровень детализации аналитики по видам документов, формируемые отчеты, способы поиска, сортировки и отбора необходимых документов.

Рисунок 2 Типы входящих документов

2. Состав элементов карточек документов

При создании документа в системе заполняется учетная карточка. Внешний вид карточки и набор ее полей могут варьироваться в зависимости от типа документа. В системе предусмотрены основные системные реквизиты, а также дополнительные, которые настраиваются для каждого типа документа администратором системы. Реквизиты карточки можно использовать в фильтрах списка документов, в отчетах или задать условия маршрутизации для бизнес-процессов.

Рисунок 3. Установка ключевых параметров документа

Рисунок 4. Конфигурация дополнительных свойств карточки документа

3. Список шаблонов исходящих документов

Шаблон документа представляет собой частично заполненную карточку документа. Он может содержать вложенный файл с типовой формой или быть без него. Для типовых форм задаются правила автоматического заполнения. Один вид документа может включать несколько шаблонов.

Рисунок 5: Образец исходящего документа с типовой формой

4. Виды связей между документами

В системе предусмотрены стандартные типы связей, которые позволяют связывать карточки документов друг с другом. Кроме того, существует возможность вручную настраивать дополнительные связи.

В 1С: Документооборот 8 реализована гибкая система присвоения регистрационных номеров документам в зависимости от даты, типа документа, контрагента, подразделения, направления деятельности и проекта. Каждому виду документов можно назначить отдельный нумератор. В настройках нумератора также можно указать периодичность нумерации: год, квартал, месяц, день, либо задать непериодический режим.

Изображение 7: Нумерация входящих документов

Для настройки путей обработки документов можно использовать любой бизнес-процесс системы. Для создания последовательного маршрута, состоящего из нескольких этапов, применяется типовая обработка документа либо комплексный бизнес-процесс. При настройке шаблона бизнес-процесса прописываются описание, порядок и сроки выполнения задач, важность, а также условия маршрутизации. Эти условия позволяют системе автоматически корректировать маршрут, добавлять дополнительных согласующих или исполнителей в зависимости от выполнения заданных условий.

Рисунок 8 Обработка входящего документа

Это минимальный набор настроек, необходимый для учета входящих и исходящих документов в 1С: Документооборот.

Кроме настроек, в программе должны быть заполнены следующие справочники:

• Организации (если учет ведется для нескольких юридических лиц);
• Контрагенты;
• Структура предприятия;
• Пользователи;
• Физические лица;
• Дополнительные вспомогательные справочники, в зависимости от нужной аналитики: способы доставки, грифы доступа, вопросы деятельности, категории.

Результаты автоматизации учета входящей и исходящей корреспонденции:

• централизованная регистрация, прием и отправка документов в службе ДОУ;
• оптимизация движения документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда;
• исключение возврата документов без необходимости;
• исключение необоснованных согласований и параллельных согласований проектов документов;
• организация движения групп документов с одинаковым маршрутом.

Какие журналы учета и регистрации нужно вести в кадровой службе

Обязательно ли вести следующие книги учета (журналы регистрации): 1. Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности; 2. Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу; 3. Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении; 4. Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков; 5. Журнал регистрации командировочных удостоверений. И какие наказания грозят организации, если этих журналов нет.

Учет внутренней документации в организации

В организации необходимо организовать контроль за движением внутренних входящих и исходящих документов. К таким документам относятся различные заявления, запросы, объяснительные, уведомления, справки.

Вопрос: Как правильно регистрировать внутренний документооборот в компании? В компании большая часть сотрудников (85%) работает вне офиса (торговые представители), отправляя необходимые документы, такие как заявления, авансовые отчеты и запросы, по электронной почте (сканы справок, заявлений и других документов). Затем оригиналы документов направляются в офис. Вся входящая и исходящая корреспонденция, полученная/отправленная через Почту России и другие почтовые службы, фиксируется в журнале входящих/исходящих документов. Документы, которые сотрудники офиса пишут, запрашивают и предоставляют, не фиксируются в журнале и передаются из рук в руки. Вопрос: необходимо ли фиксировать документооборот внутри офиса, включая заявления на отпуск, командировку, выдачу/запрос справок 2-НДФЛ, справок с места работы, копий трудовой книжки и т.д.?

Ответ: В организации должен быть установлен контроль за движением внутренних входящих и исходящих документов. К таким документам относятся различные заявления, запросы, объяснительные, уведомления, справки и другие документы, поступающие от сотрудников и выдаваемые им. Для учета движения таких документов необходимо вести журнал учета входящей и исходящей корреспонденции.

Подробную информацию об этом можно найти по следующим ссылкам:

Как организовать документооборот в кадровой службе

Документооборот информационно-справочных документов включает три части (документопотока).

Во-первых, входящая документация:
– указания вышестоящих организаций;
– отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
– письма, договоры, акты и другие документы от сторонних организаций;
– заявки, жалобы, предложения граждан.

Во-вторых, исходящая документация:
– ответы на входящие запросы;
– инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

• Формы по теме:
• Расписка в получении сотрудником имущества организации
• Документ о присоединении к системе информационного обмена электронными документами
• Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
• Записи о поощрении в разделе «Сведения о награждении»
• Расходы на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
• Расходы на социальную защиту инвалидов
• Дополнительное соглашение к трудовому договору (при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме)
• Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме (при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме)
• Внутренняя опись личного дела перед сдачей его в архив
• Договор транспортной экспедиции (экспедитор действует от своего имени)

В-третьих, внутренняя документация:
– внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
– другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Ситуация: обязан ли работодатель знакомить сотрудника с докладными записками на него?

Работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, которые непосредственно связаны с его трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ).

Докладные записки не являются нормативными актами, они фиксируют факты исполнения или ненадлежащего исполнения сотрудником его должностных обязанностей. Поэтому знакомить сотрудника с докладными записками, поступившими на него, не требуется. Правомерность такой позиции подтверждается судебной практикой (см., например, апелляционное определение Архангельского областного суда от 07.10.2013 № 33-5808/2013).

Учет информационно-справочных документов

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведется в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).

Документы могут поступать в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу или с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами включает следующие этапы:
– прием;
– сортировка;
– рассмотрение руководством;
– направление исполнителям.

Прежде всего, стоит убедиться в корректности доставки и сохранности упаковки (в случае почтовой отправки). После этого следует открыть конверты и проверить наличие всех вложений. Если какие-то вложения должны были быть по описи, но их нет, необходимо сообщить об этом отправителю. На входящих документах следует указать дату получения и номер учета. Затем документы следует отсортировать по исполнителям. Документы, адресованные руководителю организации или самой организации, передаются секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, направленные структурным подразделениям, забирают и регистрируют секретари подразделений.

Документы с пометкой «лично» не подлежат вскрытию и сразу передаются адресату. Такой порядок обработки входящих документов предусмотрен в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива от 25.05.1988 № 33.

Что касается ситуации с конвертами, их следует хранить и включать в дело вместе с письмами, за исключением следующих случаев:
– на вложенном документе отсутствует обратный адрес и фамилия отправителя;
– необходимо сохранить почтовый штемпель для подтверждения даты получения;
– на конверте нет пометки «лично», а вложенный документ является личным;
– полученная корреспонденция требует доплаты.

При поступлении запросов в кадровую службу (например, для подтверждения информации о сотруднике) работа над ними осуществляется по следующей схеме:
– исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;
– проект ответа направляется на рассмотрение руководителю, затем – на согласование заинтересованным лицам;
– исполнитель вносит изменения в проект по замечаниям и подготавливает окончательную версию;
– заинтересованные лица утверждают ответ, а руководитель подписывает его;
– ответ готовится к отправке.

Та же схема (за исключением первой процедуры) применяется и при подготовке инициативных документов – запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. д.

Перед отправкой документа необходимо:
– проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);
– убедиться, что имеется необходимое количество копий;
– уточнить способ отправки (почта, электронная почта, курьер и т. д.).

Неполные и неправильно оформленные документы следует вернуть исполнителю для доработки. Такой порядок обработки исходящих документов предусмотрен в пункте 3.1.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива от 25.05.1988 № 33.

Работа с внутренними документами осуществляется по той же схеме, что и работа с исходящими: подготовка проекта, согласование, доработка, утверждение руководителем. Однако вместо отправки из организации документ передается на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом говорится в пунктах 3.1.1 и 3.1.3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива от 25.05.1988 № 33.

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

«Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с его работой, хранение которых обосновать нельзя. Так, нельзя хранить в личном деле копии документов, которые содержат персональные данные сотрудника: паспорта, карточки СНИЛС, военного билета и т. д. Эти документы кадровый работник проверяет, вносит данные в личную карточку и возвращает сотруднику. Роскомнадзор назначит штраф, если работодатель оставил в личных делах копии документов, которые нельзя хранить. Подробнее об этом в рекомендации».

Каждый день в бизнесе и в правилах работы происходят изменения, включая правила документооборота. Чтобы разобраться в новых требованиях, обратитесь к команде Главбух Ассистент, которая всегда в курсе всех изменений в финансовом, трудовом и налоговом законодательстве. В их тарифы уже включены услуги бухгалтеров, юристов и кадровиков — сравните их предложение с содержанием штатных специалистов.

Для эффективного учета потока документов рекомендуем придерживаться следующего регламента:

1. Определите ответственного сотрудника за учет входящей корреспонденции, который будет регистрировать письма в журнале. Остальные сотрудники должны передавать письма этому сотруднику для регистрации.
2. Все входящие письма следует фиксировать в журнале учета входящих документов, прежде чем начинать работу с ними.
3. Поступившие документы необходимо оформлять в тот же день, за исключением случаев, когда они поступают за час до окончания рабочего дня — в этом случае их можно зарегистрировать на следующий день.

Обратите внимание! Данные правила не распространяются на письма с пометками «Срочно» или «Важно».

1. Регистрировать нужно только письма, а не приложенные к ним документы.
2. Каждому документу следует присвоить уникальный номер. Можно использовать простую нумерацию — 1, 2, 3, 4 или сложные номера, сопровождаемые пояснениями во внутренних документах.
3. 123 — порядковый номер документа;
4. Вх — обозначение входящего документа;
5. 01-23 — индекс дела, к которому относится письмо.
6. Если ваша компания использует систему электронного документооборота, электронные документы не требуют печати и могут быть отражены в электронном виде. Для бумажных документов необходимо указать место для регистрационного номера.

Обратите внимание! Письма, поступившие в выходные или праздничные дни, регистрируются в первый рабочий день после выходного.

Узнайте стоимость аутсорсинга бухгалтерии в Главбух Ассистент и сравните ее с содержанием собственного бухгалтера, чтобы сэкономить на налогах и бухгалтерских расходах.

А также, не забудьте, что следующие типы документов не требуют регистрации:

• информационные письма, объявления, поздравления, и другие неотносящиеся к деловой переписке материалы;
• рекламные материалы;
• приглашения;
• программы мероприятий;
• личные письма;
• копии нормативных актов и другие информационные материалы.

Подпишитесь на наш экспертный блог для бизнеса и оставайтесь в курсе последних новостей и изменений:

• Изменения в законодательстве для бизнеса с мая 2024 года;
• Способы избежать включения в черный список работодателей в 2024 году;
• Опасные операции для ООО и ИП в текущем году;
• Безопасные методы перевода денежных средств физическим лицам;
• Меры поддержки бизнеса в текущем году.

Структура журнала регистрации входящих документов на 2024 год

Хотя унифицированной формы журнала нет, некоторые обязательные пункты включают:

• регистрационный номер входящего документа;
• дата регистрации или поступления документа;
• сведения об отправителе: название организации, должность и ФИО отправителя;
• краткое содержание документа;
• выбор метода доставки: электронный или почтовый номер по штемпелю;
• количество копий отправленного письма;
• информация о получателе — ФИО и должность адресата, либо название организации;
• ФИО и должность сотрудника, ответственного за прием, рассмотрение или исполнение входящего документа.
• Пример коммерческого предложения в сфере строительства: выполнение работ, проектирование, монтаж
• Приложение к коммерческому предложению

Электронный журнал учета входящей корреспонденции на 2024 год

Мелкие компании предпочитают использовать бумажные журналы регистрации входящих документов, поскольку объем почты у них невелик. В то время как организации с высоким документооборотом переходят на электронные журналы регистрации, что упрощает управление классификацией и регистрацией документов.

Каждому листу журнала следует присвоить осмысленное название, чтобы сразу было понятно его назначение и содержание.

Например: «Реестр», «Классификация», «Контрагенты», «Отделы», «Сотрудники» и так далее:

Эталон электронного журнала поступивших бумаг — пример из 2023 года

Полученные документы, в особенности от контролирующих инстанций, не должны быть «потеряны». Для того чтобы получить реальное представление о компании и выявить её уязвимые места, рекомендуется обратиться к специалистам из Главбух Ассистент. Опытные бухгалтеры и юристы помогут оптимизировать расходы, наладить учёт кадров, а также в случае необходимости вернуть переплату по налогам, даже если налоговая инспекция выступает против. Новым клиентам аутсорсинга предоставляется бесплатный экспресс-аудит.

Хранение поступивших документов в 2024 году

Срок хранения журнала поступивших документов зависит от типа хранения: оперативного и архивного.

Оперативное хранение

Срок хранения — календарный год. Необходимо сразу отсортировать документы и уложить их в папку. Систематизация упростит поиск, а укладка предотвратит случайное потерянное документы.

Если в организации используется делопроизводство, все вновь полученные после исполнения и созданные документы следует распределить по делам в соответствии с деловой структурой. Рекомендуется сделать это сразу: чем больше документов, тем сложнее их потом классифицировать.

В случае отсутствия делопроизводства в организации, необходимо уложить документы в папки в соответствии с их тематикой, следуя хронологии, алфавиту или их комбинации. Что касается корреспонденции, то общепринятой практикой является «запрос-ответ», то есть сначала укладывается запрос, а затем ответ на него.

Архивное хранение

Если компания небольшая и объём поступивших документов невелик, то вести журнал можно и в следующем году.

Максимальный срок хранения журнала — 5 лет (п. «г» ст. 182 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 №236). Срок начинается с окончания ведения журнала. Например, журнал за 2024 год должен храниться до конца 2029 года и может быть уничтожен только после 1 января 2030 года.

Чтобы быть в курсе юридической и антикризисной поддержки бизнеса, обратитесь к экспертам Главбух Ассистент. Специалисты по аутсорсингу имеют непосредственные контакты с Минфином, ФНС и другими ведомствами, что позволяет эффективно использовать льготы: налоговые каникулы, сниженные ставки страховых взносов, налоговые вычеты.