Наиболее частая проблема, с которой сталкивается кадровая служба — это оформление документов на сотрудника, временно исполняющего обязанности другого. Постоянно возникают вопросы: ВРИО или ИО, полностью или с использованием аббревиатур, а как склонять. Такая путаница вызвана тем, что в современном законодательстве можно найти лишь остаточные указания по этому вопросу.
Исполняющий или исполняющая обязанности — как правильно?
До недавнего времени вся деловая переписка была исключительно мужской: генеральный директор Иванова, главный редактор Петрова. Это негласное правило нигде не было зафиксировано, но каждый уважающий себя филолог старался избегать использования феминитивов.
В современном обществе все больше женщин задумываются о гендерном равенстве, поэтому такие слова, как «директорка» или «редакторка», уже мало кого удивляют.
Тем не менее, использование феминитивов все еще вызывает неоднозначные реакции, поэтому в деловой документации лучше придерживаться устоявшихся стандартов: если нужно указать временно исполняющего чьи-либо обязанности, это следует делать без привязки к полу. Например, «назначить премию в размере двух окладов исполняющему обязанности главного бухгалтера Сидоровой Марии Павловне…»
Однако согласование по роду не является нарушением, и если в том же приказе о назначении премии будет написано: «исполняющей обязанности главного бухгалтера Сидоровой Марии Павловне…», это не будет ошибкой, и возможно, такая форма станет приоритетной в будущем.
ВРИО и ИО: различия в написании и смысловой нагрузке
Существует два способа замещения чужих обязанностей: полное освобождение от собственных обязанностей до возвращения основного сотрудника или совмещение собственных обязанностей с обязанностями отсутствующего до назначения нового человека.
В первом случае речь идет о временном исполнении обязанностей, и к основной должности работника, исполняющего чужие обязанности, добавляется аббревиатура «ВРИО», при этом сотруднику выплачивается разница в заработной плате.
Во втором случае речь идет о дополнительной нагрузке — «исполнение обязанностей», и к должности добавляется сокращение «и.о.», при этом изменений в заработной плате не происходит.
Такое разграничение терминологии подробно описано в ст. 74 и ст. 151 Трудового кодекса РФ. Обычно ВРИО назначается с полным освобождением от прежних обязанностей.
Подобные ситуации часто возникают в государственных структурах после увольнения или отстранения от должности руководителя, поскольку процесс перевода на другую должность может занять несколько месяцев из-за бюрократических процедур.
Получается, что должность на бумаге еще не оформлена, а обязанности уже нужно исполнять. Здесь кадровики используют приставки «ИО» или «ВРИО». Однако, с юридической точки зрения, в случае с и.о. место остается вакантным, и на него могут назначить другого человека.
На практике ВРИО и ИО часто означают одно и то же, и доплата за исполнение чужих обязанностей не производится.
Основные различия можно выразить так:
- ВРИО выполняет обязанности только в рамках новой должности, ИО — совмещает свою работу и чужие обязанности;
- ВРИО работает до возвращения основного сотрудника, ИО — до назначения нового работника или его самого на новую должность;
- ВРИО назначается при невозможности основного сотрудника выполнять свои обязанности по причине болезни, отпуска или отстранения, ИО — при наличии вакансии.
Читайте также: Как правильно составить письмо о расторжении договора аренды.
Программы для ведения табеля учета рабочего времени: смотрите здесь.
Оформление типового устава для ООО: https://bsnss.net/predprinimatelstvo/docs/tipovoy-ustav.html
Как пишутся должности, названия инстанций?
Единственный документ, способный пролить свет на правильное написание должностей и инстанций, отметил в прошлом году своё шестидесятилетие. Естественно, что в современном деловом сообществе постепенно формируются другие речевые «привычки».
Тем не менее, в спорных ситуациях специалисты всё равно обращаются к Правилам русской орфографии и пунктуации, которые рекомендуют писать названия должностей с маленькой буквы, а в официальных документах предлагают ссылаться на внутренние правила организации или ведомственные инструкции.
Если должность состоит из нескольких слов, то все слова пишутся с маленькой буквы, например, «главный специалист по информационным технологиям».
Наименования организаций пишутся с заглавной буквы, а все структурные подразделения — с маленькой. Примеры:
- начальник Управления по дорожной безопасности;
- главный бухгалтер отдела потребителей;
- младший инженер отдела поддержки пользователей.
Написание адреса в документах
Правильное написание адресов закреплено в Правилах оказания услуг почтовой связи № 221 от 15 апреля 2005 года. Существует особый порядок указания всех элементов адреса, что облегчает работу сотрудников почтовых отделений. Поэтому при указании адреса вначале необходимо писать название организации или фамилию адресата, затем название улицы с указанием номера дома, населённый пункт, область, край, республику и в самом конце — почтовый индекс.
Как правильно писать время?
Неотъемлемой частью приказов о назначении на должность сотрудников является дата и время. Как правило, в деловой документации не указываются часы, достаточно лишь упоминание даты. Однако существуют некоторые исключения, например, акты о неявке сотрудника на работу, где необходимо указать точное время, в которое человек отсутствовал на рабочем месте.
Строгих правил, указывающих, как правильно указывать время и дату в деловой переписке, нет, поэтому сотрудникам кадровой службы рекомендовано придерживаться корпоративных стандартов, если такие имеются. В противном случае допускается написание даты в цифровой и словесно-цифровой форме, при этом рекомендуется избегать словесной формы:
- 15.05.2017;
- 15 мая 2017.
Время, как правило, указывается только в цифровой форме:
- 15 ч. 00 мин.;
- 15 часов 20 минут;
- 15:20.
Смотрите интересное видео о современных феминитивах: