Проведение служебной проверки по Трудовому кодексу: пошаговое руководство для работодателя | Учебно-методический центр по ГО и ЧС Ямало-Ненецкого автономного округа

Служебная проверка – это особое мероприятие, направленное на восстановление порядка и дисциплины в организации. Работодатель имеет право разработать Положение о проведении служебных проверок в своей компании.

Что такое служебная проверка?

Служебная проверка – это расследование, целью которого является установление виновности сотрудника и выяснение обстоятельств инцидента. Обычно такие проверки проводятся в государственных учреждениях, но могут осуществляться и в коммерческих организациях при наличии соответствующих локальных нормативных актов. Проверка, как правило, проводится в крупных компаниях. ВАЖНО! Несмотря на отсутствие четко прописанного порядка для коммерческих структур в законодательстве, проведение проверки должно быть тщательно организовано. Все этапы проверки должны быть документально оформлены и включать веские доказательства виновности сотрудника. В случае нарушения основных правил работник, в отношении которого проводится расследование, может обратиться в трудовую инспекцию.

Законодательные основы

Понятие проверки закреплено в законодательстве в отношении государственных служащих, а детали содержатся в ФЗ №79 от 26 июня 2017 года. Для органов МВД РФ действует приказ МВД от 26 марта 2013 года №161. Другие особенности служебных проверок можно найти в различных статьях ТК РФ. Какие основания для проведения служебной проверки существуют?

Когда проводится проверка?

Сотрудник совершил проступок, признаки которого изложены в статьях 192-193, 195 ТК РФ. Проведение проверки в таких случаях оправдано тяжестью последствий проступка, например, при угрозе увольнения сотрудника за прогулы, хищение или разглашение конфиденциальной информации.
Сотрудник привлекается к материальной ответственности. Основания и порядок взыскания изложены в статьях 232-233, 238-250 ТК РФ. Если работник привлечен к ответственности по результатам инвентаризации, дополнительное расследование не требуется, оно заменяется проверкой соответствующей комиссии.
Сотрудник совершил действия, которые могут привести к увольнению. Перечень таких действий представлен в статье 81 ТК РФ, например, необоснованное управленческое решение, повлекшее материальный ущерб компании.
Нарушены правила оформления трудового договора, зафиксированные в статье 84 ТК РФ, например, несоответствие обязанностей сотрудника его медицинским противопоказаниям.
Существуют обстоятельства, предписанные нормативными актами, например, несчастные случаи на рабочем месте.

К СВЕДЕНИЮ! Обычно служебная проверка проводится в случаях совершения сотрудником дисциплинарного проступка.

ВАЖНО! В коммерческих компаниях основания для проведения расследования должны быть прописаны в локальных нормативных актах.

Основные задачи проверки

Рассмотрим основные задачи проведения служебной проверки:

Установление факта совершения проступка, на основании которого налагается дисциплинарное взыскание.
Выявление времени и обстоятельств происшествия, анализ последствий и определение размера ущерба.
Поиск виновного сотрудника.
Определение степени виновности лица.
Анализ мотивов и дополнительных обстоятельств совершения проступка.

К СВЕДЕНИЮ! Руководству компании рекомендуется утверждать меры профилактики для устранения причин дисциплинарных проступков.

Права и обязанности членов комиссии

Члены комиссии обладают следующими правами:

Вызов сотрудников и получение от них письменных объяснений.
Просмотр документов, относящихся к делу.
Запрос необходимых документов.
Консультация с экспертами.

Кроме того, у членов комиссии есть обязанности:

Выяснение всех обстоятельств дела.
Рассмотрение заявлений, связанных с инцидентом.
Сохранение конфиденциальности.
Составление акта по итогам расследования.
Документирование всех этапов проверки.

Все права и обязанности членов комиссии обусловлены необходимостью быстрой и эффективной проверки.

Права предполагаемого виновного лица

Лицо, в отношении которого проводится служебное расследование, имеет следующие права:

Изложение своей позиции по инциденту в письменной форме.
Запрос на включение в материалы дела документов, подтверждающих его позицию.
Подача заявления о выводе из состава комиссии определенного члена с обоснованием.
Ознакомление с материалами дела.

Сотрудник имеет право защищать свою позицию и приводить аргументы в свою пользу.

ВАЖНО! Виновное лицо может отказаться от подачи письменных объяснений. В этом случае составляется акт об отказе сотрудника от объяснений.

Заключительная часть служебной проверки

По завершении проверки необходимо составить акт с результатами расследования, в котором указывается следующая информация:

Члены комиссии и ее председатель.
Данные о противоправном деянии.
Информация о предполагаемом виновном лице.
Причины происшествия.
Сведения о мере ответственности сотрудника.

К акту прилагаются различные документы, такие как приказ о проведении расследования, характеристика на сотрудника, объяснительные записки и другие бумаги.

Когда нельзя назначать служебную проверку действий работника

07.09.2023 распечатать. Работнику установлен сменный режим работы. В какое время можно приглашать сотрудника, в отношении которого проводится служебная проверка, на заседание комиссии?

Советуем прочитать: Можно ли аннулировать договор дарения квартиры: ответы юристов

Приглашение на комиссию должно происходить в рабочее время сотрудника. Вот почему…

Обратите внимание: нормы действующего законодательства не обязывают работодателя проводить служебную проверку перед привлечением работника к дисциплинарной ответственности.

Порядок проведения служебной проверки регламентируется нормативно-правовыми актами только в определенных случаях, например, в отношении государственных или муниципальных служащих.

В иных случаях (в том числе при совершении работником дисциплинарного проступка или причинении материального ущерба) работодатель не обязан проводить служебное расследование, достаточно запросить у работника объяснение по соответствующему факту. Обязательность проведения служебной проверки и её порядок могут быть определены локальным нормативным актом работодателя. В соответствии с ч. 2 ст. 21 и ч. 1 ст. 189 ТК РФ, все работники обязаны соблюдать трудовую дисциплину, то есть следовать правилам поведения, установленным ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовым договором. В случае совершения дисциплинарного проступка работодатель вправе применить к работнику дисциплинарное взыскание (ч. 1 ст. 192 ТК РФ) с соблюдением процедуры, установленной ст. 193 ТК РФ.

Обратите внимание, что в рассматриваемом случае процедура служебной проверки предусмотрена ЛНА работодателя, и требования к работникам, установленные этим документом, обязательны для исполнения.

Если данным документом предусмотрено, что работник обязан являться на заседание комиссии по проведению проверки, работники обязаны выполнять это требование ЛНА. В данном случае у работника установлен сменный режим работы. Рабочим временем считается период, в течение которого работник согласно правилам внутреннего трудового распорядка и условиям трудового договора должен выполнять трудовые обязанности, а также другие периоды, которые в соответствии с нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени (ч. 1 ст. 91 ТК РФ). Статья 103 ТК РФ содержит ряд требований, которые должны соблюдаться при сменном режиме работы, в частности работа должна вестись в соответствии с графиком сменности.

Обратите внимание, что исполнять трудовые обязанности работник должен только в своё рабочее время согласно графику сменности. Время отдыха – это время, в течение которого работник свободен от выполнения трудовых обязанностей и может использовать его по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ).

Таким образом, работодатель не вправе требовать от работника выполнения каких-либо обязанностей вне рабочего времени.

Получите подарки при подписке на электронный журнал! Подписывайтесь на «Практическую бухгалтерию» со скидкой 25%. Вас ждут подарки: 3 месяца доступа к журналу, 3 месяца доступа к «Алгоритмам для бухгалтера», а также доступ к сайту Buhgod.ru. Оформить подписку на журнал

Присутствие сотрудника на заседании комиссии по служебной проверке предусмотрено локальным нормативным актом. Эта обязанность должна быть выполнена работником исключительно в рабочее время.

Срок проведения служебного расследования и наказания

Проверку проводят в течение одного месяца с момента, когда работодателю стало известно о совершении работником нарушения. Срок процедуры может быть продлен на период, когда работник находился на больничном или в отпуске, но не более чем на 6 месяцев.

Наказание можно применить к работнику не позднее двух лет со дня совершения нарушения. Время производства по уголовному делу в этот срок не включают (ст. 193 ТК РФ).

Эти документы помогут вам провести служебную проверку в соответствии с законодательными требованиями. Они спасут от неприятных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:

Образец положения (приказа) о порядке проведения служебных проверок Скачать бесплатно

Советуем прочитать: Как передать показания счетчика электроэнергии: основные способы

Образец служебной записки о совершении дисциплинарного проступка Скачать бесплатно

Образец приказа о проведении служебной проверки по факту пропажи документов Скачать бесплатно

Образец акта комиссии по служебному расследованию Скачать бесплатно

Шаг 1. Фиксация факта нарушения

Как правило, нарушение фиксируют:

в служебной записке руководителя подразделения, где оно произошло;
в аудиторском заключении, составленном внешними аудиторами;
в отчетных документах служб внутреннего аудита, экономической безопасности и других;
в инвентаризационных актах;
на основании информации от внешних лиц, претензий со стороны контрагентов и других источников.

Шаг 2. Проведение проверки

Проверка включает в себя сбор и анализ информации, который осуществляет специально созданная комиссия.

На этом этапе оформляют приказ о проведении служебной проверки в организации. В документе указывают состав комиссии и сроки проведения расследования.

В состав комиссии обычно входят:

руководитель отдела, где произошло нарушение;
представители отделов экономической безопасности, юридического, IT, HR, бухгалтерии.

В некоторых случаях привлекают внешних специалистов: аудиторов, оценщиков и других экспертов.

Обязательно получите объяснения от нарушителя по обстоятельствам происшествия. В противном случае, при применении дисциплинарных мер, такие действия могут быть оспорены (апелляционное определение ВС Республики Саха (Якутия) от 27.01.2016 № 33-436/2016).

Работник должен предоставить объяснения в течение двух рабочих дней. При уклонении от дачи пояснений составляется акт об отказе, который подписывают не менее двух свидетелей.

Комиссия проводит следующие проверочные мероприятия:

получение пояснений от других работников;
анализ первичных документов;
проведение инвентаризации ценностей;
измерения специальным оборудованием;
отправка запросов на предоставление информации контрагентам, в госорганы и общественные организации.

При этом в силу норм законодательства нельзя:

осуществлять мероприятия, связанные с оперативно-розыскной деятельностью (Федеральный закон от 12.08.1995 № 144-ФЗ);
использовать технические средства для скрытого сбора данных;
получать информацию о личной жизни сотрудника.

При использовании диктофона в беседе с сотрудником, комиссия должна предварительно получить от него письменное согласие.

Служебное расследование: когда оно необходимо и как его проводить

Служебное расследование представляет собой внутреннее разбирательство в компании по факту нарушения. Специальная комиссия занимается расследованием. Итоги разбирательства определяют меры, которые будут применены к виновному.

Как организовать служебное расследование:

Ознакомьтесь с требованиями главы 30 Трудового кодекса
Составьте положение о проведении служебных расследований
Установите факт нарушения
Сформируйте комиссию
Укажите в акте ответственного за нарушение

По Трудовому кодексу служебное расследование проводится в рамках главы 30

Служебное расследование – это часть процедуры привлечения сотрудника-нарушителя к ответственности. В случае нарушения правил распорядка, должностной инструкции, провоцирования ДТП или иного нарушения, служебное расследование помогает выяснить детали. Необходимо подтвердить факт нарушения, собрать доказательства и определить последствия. Нормы, касающиеся служебных расследований, содержатся в главе 30 Трудового кодекса (статьи 192 – 195).

Служебное расследование позволяет правильно квалифицировать содеянное: как проступок, правонарушение или преступление. Последствия для работника зависят от квалификации. Порядок проведения служебного расследования общий, и внутри компании нарушения расследуются по схеме, предписанной для подтверждения дисциплинарных проступков.

Из журнала «Юрист компании»: Как комплаенс-юристы выявляют взяточников среди сотрудников

Внутреннее расследование начинается с обращения свидетеля или пострадавшего. Расследование может быть начато даже без прямых или косвенных доказательств. Например, дела о коррупции часто начинаются с заявлений лиц, подозревающих определенное поведение сотрудника.

Порядок проведения служебного расследования отражается в локальном акте

Для проведения служебного расследования в компании издается внутренний документ. Такой локальный акт может называться:

«Положение о служебном расследовании»,
«Порядок проведения служебного расследования»,
«Порядок проведения служебного расследования в организации» и т.п.

Советуем прочитать: Квартиры в ЖК Арт Хаус

Расследование проводится в соответствии с этим документом.

Скачать образец приказа о служебном расследовании

Проведение служебного расследования в организации включает несколько этапов:

Фиксируют факт нарушения.
Издают приказ о проведении служебного расследования.
Формируют комиссию для проведения расследования.
Проводят расследование: выясняют подробности, собирают доказательства, определяют последствия.
Результат отражают в акте служебного расследования.

По результатам расследования сотрудник может быть привлечен к различным видам ответственности.

Читайте полезные материалы в изданиях Актион Право:

Нарушение этических норм в компании: как расследовать и реагировать
Работник украл клиентскую базу: что ожидать и какие меры предпринять
Сотрудник работает на конкурента: как разоблачить и уволить шпиона
Халатность, воровство и растрата: как уволить сотрудника в связи с утратой доверия
Айтишники на удаленке: в каких ситуациях у работодателя возникают проблемы

Перед проведением служебного расследования фиксируют факт нарушения

Перед началом служебного расследования фиксируется факт нарушения. Документами, содержащими информацию о злоупотреблении сотрудника, могут быть:

служебная записка от непосредственного начальника нарушителя,
отчет о внутренней или внешней проверке,
акт инвентаризации,
претензии от клиентов или бизнес-партнеров компании и т.д.
Неоднократные проступки: ошибки работодателей при увольнении нарушителей
Работники берут взятки: что прописать в ЛНА для борьбы с коррупцией
Удаленка: что делать, если работник пропадает или работает «на стороне»
Как работодатель доказал прогул с помощью системы контроля доступа

После того как факт зафиксирован, начинается отсчет срока для проведения служебного расследования. Этот срок составляет один месяц (ст. 193 ТК РФ). Пленум ВС РФ указал, что моментом начала отсчета является момент, когда руководитель сотрудника узнал о нарушении (подп. «б» п. 34 Постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2).

Для проведения служебного расследования на предприятии формируется комиссия

После фиксации факта директор должен издать приказ о проведении служебного расследования и создании специальной комиссии. В приказе указывается, кто будет входить в комиссию и в какой срок необходимо провести расследование. Состав комиссии определяется по усмотрению компании и зависит от характера инцидента. Например, в случае разглашения конфиденциальных сведений через электронную почту в комиссию могут войти:

непосредственный руководитель сотрудника,
IT-специалист,
юрист компании и другие.

Комиссия занимается выяснением обстоятельств дела и сбором и анализом доказательств. Полномочия комиссии ограничены законодательством и внутренними документами компании. Например, комиссия не имеет права совершать действия, на которые уполномочены правоохранительные органы: тайно прослушивать, проводить оперативно-розыскные мероприятия и т. п. Также комиссия не может просматривать электронную переписку сотрудников, если в компании нет внутреннего документа, который это разрешает.

Одновременно с работой комиссии у сотрудника запрашивается объяснение (ч. 1 и 2 ст. 193 ТК РФ).