Ознакомьтесь с преимуществами использования электронного документооборота с помощью Диадок.
Зачем нужно оптимизировать документооборот
Эффективное управление документооборотом является ключевым аспектом успешной работы любой организации. Быстрота обмена документами напрямую влияет на бизнес-показатели компании. Долгие процессы сортировки бумажных документов, запутанные маршруты согласования и беспорядок в документации могут быть устранены путем оптимизации документооборота.
Один из эффективных методов оптимизации — переход на электронный документооборот (ЭДО). ЭДО предполагает обмен документами в электронном виде с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП), которая юридически эквивалентна бумажной подписи. КЭП подтверждает подлинность и неизменность документа.
Однако переход на электронный обмен документами не гарантирует решение всех проблем, если процессы маршрутизации и взаимодействия остаются теми же, что и при использовании бумажного документооборота.
Обсудим типичные ошибки при оптимизации документооборота.
- Неоптимальные бизнес-процессы: многочисленные неэффективные этапы и операции в обмене документами, дублирование маршрутов согласования, неопределенность во взаимодействии между отделами.
- Неполнота перехода на электронный формат: часть процессов продолжает оставаться на бумаге, что приводит к двойной нагрузке для сотрудников.
- Отсутствие утвержденных процедур согласования: неопределенность в правах использования КЭП и отсутствие четких сценариев согласования.
- Неподготовленность контрагентов к переходу на ЭДО: это может приводить к простоям и снижению эффективности работы с партнерами.
- Недостаточная подготовка сотрудников к изменениям: формальный переход на ЭДО может вызывать ошибки и замедление процессов.
Множество этих проблем можно решить, используя сервисы электронного документооборота, например, Контур.Диадок. Этот сервис позволяет оптимизировать процессы ЭДО и интегрироваться с любыми учетными системами.
Преимущества электронного документооборота
Главное преимущество электронного документооборота — способ передачи и хранения информации. В ЭДО нет необходимости в физических носителях, так как все документы хранятся в цифровом формате.
Безопасность и надежность хранения. Каждый документ в системе Диадок имеет резервную копию, что исключает возможность их утраты или повреждения.
Ускорение бизнес-процессов. Все операции происходят мгновенно: больше нет необходимости ждать курьера или проверять, доставлен ли документ по почте. Все документы можно подписать всего лишь за несколько кликов мыши.
Простота использования. Работать с системой ЭДО просто, как с электронной почтой. При возникновении вопросов всегда можно обратиться в службу поддержки.
Прозрачность процессов. Легко отследить отправителя документа, подписавших его лиц и причины задержек. Действия всех участников документооборота записываются в специальном протоколе.
Экономия затрат. ЭДО позволяет сократить расходы на бумагу, печать и доставку. В среднем, использование ЭДО снижает стоимость отправки в 5-7 раз, а получение в большинстве случаев бесплатно (исключения прописаны в основном прайс-листе).
Экономия времени. Вместо упаковки документов в конверты, передачи курьеру и отслеживания доставки, сотрудники могут сосредоточиться на более важных задачах.
Среднее время доставки почтой составляет от 2 до 4 дней. Если отправлять документы ежемесячно, за год получится 36 дней, потраченных на ожидание. Это значительное время и деньги, потраченные на доставку, составляют значительную статью расходов для компании.
Если вы хотите оценить экономию от перехода на электронный документооборот, воспользуйтесь калькулятором экономии с Диадоком. Укажите количество пакетов в месяц и среднюю стоимость доставки, и калькулятор подсчитает экономию на отправке.
Переход на электронный документооборот можно осуществить через несколько шагов:
- Выберите оператора ЭДО из реестра ФНС, обеспечивающего безопасность обмена, поддержку роуминга и популярность у контрагентов. Важно, чтобы оператор предоставлял необходимую поддержку и консультации.
- Организуйте внутреннюю работу компании, пересмотрите маршруты согласования и оптимизируйте документооборот.
- Пропишите правила использования ЭДО, укажите ответственных специалистов и проведите обучение сотрудников.
- Выберите техническое решение, такое как система ЭДО Контур.Диадок, доступная в различных вариантах интеграции.
- Информируйте своих контрагентов о переходе на ЭДО и настройте роуминг с другими операторами при необходимости.
Более подробную информацию о внедрении электронного документооборота в вашей компании вы можете найти в нашей статье.
Диадок упрощает обмен документами, предоставляя удобные инструменты для работы и поддержку пользователей.
Получение и распределение
Новые документы появляются в папке «Входящие». Непросмотренные выделены полужирным шрифтом. Уведомления о новых документах приходят на почту, если это настроено в персональных настройках. Для обработки документов нужно выбрать соответствующее действие или массово подписать, согласовать или отказать в подписании. Также можно настроить поступление документов в определенные подразделения.
Создание и отправка
Диадок предоставляет встроенный редактор для создания актов, счетов-фактур, УПД и накладных. Также можно загружать документы с компьютера и настраивать их печатные формы по шаблону компании.
Согласование
Согласование входящих и исходящих документов в Диадоке происходит быстрее, чем на бумаге, и может быть автоматизировано с помощью маршрутов. Документы перемещаются между сотрудниками с уведомлениями на каждом этапе.
Подписание
Для подписания документов в Диадоке используется КЭП. Подпись можно поставить как по одному, так и массово. При необходимости можно использовать несколько КЭП, и все подписи будут отображены в протоколе.
Диадок также можно интегрировать с учетными системами компании для удобства работы с документами в одном интерфейсе.
Использование модуля для 1С позволяет автоматически переносить данные из электронных документов в учетную систему.
Диадок.Коннектор представляет собой облачное решение, созданное для интеграции с учетной системой вашей компании.
API Диадока предлагает набор инструментов, которые можно использовать для разработки собственного интеграционного решения.
Использование Диадока помогает компаниям упростить бизнес-процессы, ускорить обработку документооборота и сэкономить на расходах на печать, что позволяет сотрудникам более эффективно использовать свое время.
Если у вас возникли вопросы по оптимизации документооборота, вы всегда можете обратиться к нашим экспертам. Они окажут вам консультации и помогут настроить процессы.
Переход на ЭДО через Диадок
Мы поможем вам настроить согласование документов под ваше внутреннее законодательство.
Оптимизация работы с документами: 5 полезных советов
Ключевое положение в бизнесе звучит так: «Время — деньги!». Это относится и к организации документооборота в вашей компании.
Проведите эксперимент: оцените, сколько времени ваш сканер тратит на обработку каждого шага, ваш копир на сканирование документов, а ваш принтер на печать «тяжелых» файлов.
Добавьте к этому время, которое сотрудники тратят на ожидание готовых документов, замену картриджей и форматирование документов.
Вы удивитесь, насколько это сильно влияет на производительность вашей работы из-за неправильно подобранной офисной техники. Как можно оптимизировать технологическое оборудование вашей компании, чтобы не тратить деньги и время зря?
1. Пользуйтесь только оригинальными материалами.
Это касается в первую очередь картриджей для принтеров и МФУ. Не идите на компромиссы и не экономьте на качестве печати.
Используйте оригинальные расходные материалы, чтобы избежать проблем с качеством печати и долговечностью оборудования.
С оригинальными картриджами вы можете быть уверены в стабильной работе вашего оборудования.
2. Выбирайте современное оборудование.
Обновление офисной техники поможет вам повысить производительность и снизить затраты на обслуживание.
Современные устройства работают быстрее и эффективнее, что важно для оптимизации рабочих процессов.
3. Учитывайте новые условия работы.
Сегодня офисы переходят на гибридный формат работы, где сотрудники могут работать из разных мест. Важно, чтобы все документы были защищены и легко доступны для печати в офисе.
Новые модели лазерных принтеров Canon i-SENSYS MF740 и Canon i-SENSYS MF640 идеально подходят для таких условий, обеспечивая отличное качество и производительность.
4. Экономьте на обучении персонала.
Сегодняшние аппараты должны обучаться, и это факт. Современные многофункциональные устройства используют машинное обучение, что позволяет им запоминать популярные форматы печати и сканирования для более быстрой работы в будущем.
Современные лазерные принтеры и МФУ гораздо проще в использовании, чем их предшественники, и вашим сотрудникам не составит труда освоить их всего за несколько часов.
5. Выбирайте более короткие процессы подготовки и печати документов.
Для этого подойдет МФУ с функциями одновременного сканирования с обеих сторон и двусторонней печати. Простые вычисления показывают, что это позволит сэкономить половину рабочего времени.
Сегодня офис небольшой компании это не просто квадратные метры в бизнес-центре, а цикл виртуальных и автоматизированных функций, поддерживающих бизнес-процессы. Компактный лазерный принтер или МФУ для малых офисных помещений не только заменит несколько устаревших устройств, но и поможет более эффективно использовать площадь.
Используйте шаговые руководства:
- Excel для финансового директора
- Управленческий учет в вашей компании
- Подведение итогов полугодия
Что такое документооборот в современной компании? Это система перемещения документов от их создания или получения до отправки или завершения внутри организации.
Документооборот может быть внутренним, когда документы создаются и используются внутри компании (регламенты, приказы, распоряжения и т. д.), и внешним, когда документы используются внутри и за пределами организации (договора, товарные накладные и т. д.). Обе ситуации могут быть проблематичными для предприятий.
Проблемы с документооборотом в компаниях
Российские организации сталкиваются с рядом проблем в документообороте:
1. Отсутствие регламентов и документов, описывающих бизнес-процессы, может привести к затягиванию времени, производственному саботажу и ошибкам. Например, из-за отсутствия регламента по взаимодействию между подразделениями организации, сотрудники могут не знать о необходимости предоставления документов.
2. Отсутствие документов, минимизирующих риски при спорах с контролирующими органами, также является проблемой. Например, документация, подтверждающая выплаты премий, часто недостаточно детализирована, что может вызвать вопросы со стороны налоговых органов.
В производственных компаниях часто отсутствуют документы, подтверждающие факт выпуска продукции из производства, что также может повлиять на себестоимость продукции.
3. Время, требуемое для согласования документов перед принятием стратегических решений, часто занимает значительное количество времени. Для подписания контрактов или осуществления платежей необходимо получить одобрение различных подразделений компании (юридического отдела, службы безопасности, директората и т.д.). В реальной практике этот процесс может растягиваться на месяц и более, вызывая негативные эмоции и напряжение в коллективе.
4. Проблема задержки возврата документов от контрагентов также является значительной. Например, документы, связанные с отгрузкой продукции (такие как накладные формы № Торг-12), часто не возвращаются своевременно или возвращаются с задержкой. Хотя эта проблема не представляет серьезных рисков при взаимодействии с контролирующими органами, при проведении аудиторских проверок выручка компании может оказаться неподтвержденной.
Этот список можно легко продолжить.
Оптимизация внутреннего документооборота
Эффективность внутреннего документооборота можно значительно повысить, переведя его в электронный формат для согласования и распоряжения (таких как приказы, распоряжения, листы согласования и прочее). На практике это означает, что подразделение, ответственное за создание документа, устанавливает сроки и отправляет задачу на согласование всем заинтересованным лицам. Акцепт происходит электронно путем установки галочки в соответствующем согласовательном документе. Также таким образом можно управлять внутренними задачами (поручениями, заданиями и т.д.) и контролировать их выполнение, предоставляя индивидуальные права доступа каждому сотруднику. Современные программные решения (например, 1С:Форма и другие) позволяют полностью автоматизировать эти процессы.
С другими внутренними документами ситуация сложнее. Например, закон не запрещает вести требования-накладные и подобные документы в электронном виде с использованием электронной подписи. Однако позиция контролирующих органов по этому вопросу пока не установлена, что требует дополнительных разъяснений. В связи с этим рекомендуется продолжать оформление подобных документов на бумаге до появления четких регуляторных указаний.
Ускорение внешнего документооборота
Внешний электронный документооборот становится все более распространенным при создании таких документов, как акты выполненных работ, счет-фактуры, отгрузочные накладные по форме № Торг-12 и универсальные передаточные документы. Все эти документы обязательно должны быть подписаны с использованием электронной подписи в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Важно отметить, что для счет-фактуры необходима только квалифицированная электронная подпись.
Однако, даже если документ заверен электронной подписью, скорее всего его все равно придется распечатать (например, отгрузочная накладная требует подписи получателя груза, а у контрагента может не быть цифровой подписи). Для сдачи в налоговую инспекцию также требуется представить не все электронные формы документов, а только те, которые соответствуют стандартам ФНС. Несмотря на это, использование цифровой подписи значительно сокращает время на оформление документов. Однако многие компании не стремятся к переходу на электронный документооборот из-за отказов контрагентов от приема цифровых документов. Решить эту проблему можно, согласовав с контрагентами возможность одностороннего использования электронной подписи и закрепив это в договоре.
3. Создать график обработки документов – документ, описывающий порядок оформления всех текущих бизнес-процессов организации. Важно отметить, что составление данного графика обязательно для каждой компании (см. п. 4 ПБУ 1/2008). В нем необходимо учесть:
- перечень и типы документов по каждому бизнес-процессу (продажи, производство, склад и другие). При необходимости следует разработать и утвердить недостающие формы документов;
- ответственных за создание, утверждение, передачу, движение и внесение данных в учетные системы лиц;
- сроки предоставления и архивирования документов.
4. Обеспечить соблюдение и выполнение графика через проведение периодических контрольных мероприятий. Например, премирование менеджеров по продажам может зависеть от степени возврата документов от покупателей.
Подводя итог, следует подчеркнуть, что процесс организации системы обработки документов должен быть системным и непрерывным, а не одноразовым, и должен развиваться вместе с бизнесом и технологическими изменениями.
Для обсуждения статьи присоединяйтесь к нашим группам в социальных сетях
Что включает статья:
- Зачем нужно оптимизировать документооборот
- Преимущества электронного документооборота
- Применение системы Диадок для оптимизации документооборота
Ознакомьтесь с преимуществами использования электронного документооборота с помощью Диадок.
Зачем нужно оптимизировать документооборот
Эффективное управление документооборотом является ключевым аспектом успешной работы любой организации. Быстрота обмена документами напрямую влияет на бизнес-показатели компании. Долгие процессы сортировки бумажных документов, запутанные маршруты согласования и беспорядок в документации могут быть устранены путем оптимизации документооборота.
Один из эффективных методов оптимизации — переход на электронный документооборот (ЭДО). ЭДО предполагает обмен документами в электронном виде с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП), которая юридически эквивалентна бумажной подписи. КЭП подтверждает подлинность и неизменность документа.
Однако переход на электронный обмен документами не гарантирует решение всех проблем, если процессы маршрутизации и взаимодействия остаются теми же, что и при использовании бумажного документооборота.
Обсудим типичные ошибки при оптимизации документооборота.
- Неоптимальные бизнес-процессы: многочисленные неэффективные этапы и операции в обмене документами, дублирование маршрутов согласования, неопределенность во взаимодействии между отделами.
- Неполнота перехода на электронный формат: часть процессов продолжает оставаться на бумаге, что приводит к двойной нагрузке для сотрудников.
- Отсутствие утвержденных процедур согласования: неопределенность в правах использования КЭП и отсутствие четких сценариев согласования.
- Неподготовленность контрагентов к переходу на ЭДО: это может приводить к простоям и снижению эффективности работы с партнерами.
- Недостаточная подготовка сотрудников к изменениям: формальный переход на ЭДО может вызывать ошибки и замедление процессов.
Множество этих проблем можно решить, используя сервисы электронного документооборота, например, Контур.Диадок. Этот сервис позволяет оптимизировать процессы ЭДО и интегрироваться с любыми учетными системами.
Преимущества электронного документооборота
Главное преимущество электронного документооборота — способ передачи и хранения информации. В ЭДО нет необходимости в физических носителях, так как все документы хранятся в цифровом формате.
Безопасность и надежность хранения. Каждый документ в системе Диадок имеет резервную копию, что исключает возможность их утраты или повреждения.
Ускорение бизнес-процессов. Все операции происходят мгновенно: больше нет необходимости ждать курьера или проверять, доставлен ли документ по почте. Все документы можно подписать всего лишь за несколько кликов мыши.
Простота использования. Работать с системой ЭДО просто, как с электронной почтой. При возникновении вопросов всегда можно обратиться в службу поддержки.
Прозрачность процессов. Легко отследить отправителя документа, подписавших его лиц и причины задержек. Действия всех участников документооборота записываются в специальном протоколе.
Экономия затрат. ЭДО позволяет сократить расходы на бумагу, печать и доставку. В среднем, использование ЭДО снижает стоимость отправки в 5-7 раз, а получение в большинстве случаев бесплатно (исключения прописаны в основном прайс-листе).
Экономия времени. Вместо упаковки документов в конверты, передачи курьеру и отслеживания доставки, сотрудники могут сосредоточиться на более важных задачах.
Среднее время доставки почтой составляет от 2 до 4 дней. Если отправлять документы ежемесячно, за год получится 36 дней, потраченных на ожидание. Это значительное время и деньги, потраченные на доставку, составляют значительную статью расходов для компании.
Если вы хотите оценить экономию от перехода на электронный документооборот, воспользуйтесь калькулятором экономии с Диадоком. Укажите количество пакетов в месяц и среднюю стоимость доставки, и калькулятор подсчитает экономию на отправке.
Переход на электронный документооборот можно осуществить через несколько шагов:
- Выберите оператора ЭДО из реестра ФНС, обеспечивающего безопасность обмена, поддержку роуминга и популярность у контрагентов. Важно, чтобы оператор предоставлял необходимую поддержку и консультации.
- Организуйте внутреннюю работу компании, пересмотрите маршруты согласования и оптимизируйте документооборот.
- Пропишите правила использования ЭДО, укажите ответственных специалистов и проведите обучение сотрудников.
- Выберите техническое решение, такое как система ЭДО Контур.Диадок, доступная в различных вариантах интеграции.
- Информируйте своих контрагентов о переходе на ЭДО и настройте роуминг с другими операторами при необходимости.
Более подробную информацию о внедрении электронного документооборота в вашей компании вы можете найти в нашей статье.
Диадок упрощает обмен документами, предоставляя удобные инструменты для работы и поддержку пользователей.
Получение и распределение
Новые документы появляются в папке «Входящие». Непросмотренные выделены полужирным шрифтом. Уведомления о новых документах приходят на почту, если это настроено в персональных настройках. Для обработки документов нужно выбрать соответствующее действие или массово подписать, согласовать или отказать в подписании. Также можно настроить поступление документов в определенные подразделения.
Создание и отправка
Диадок предоставляет встроенный редактор для создания актов, счетов-фактур, УПД и накладных. Также можно загружать документы с компьютера и настраивать их печатные формы по шаблону компании.
Согласование
Согласование входящих и исходящих документов в Диадоке происходит быстрее, чем на бумаге, и может быть автоматизировано с помощью маршрутов. Документы перемещаются между сотрудниками с уведомлениями на каждом этапе.
Подписание
Для подписания документов в Диадоке используется КЭП. Подпись можно поставить как по одному, так и массово. При необходимости можно использовать несколько КЭП, и все подписи будут отображены в протоколе.
Диадок также можно интегрировать с учетными системами компании для удобства работы с документами в одном интерфейсе.
Использование модуля для 1С позволяет автоматически переносить данные из электронных документов в учетную систему.
Диадок.Коннектор представляет собой облачное решение, созданное для интеграции с учетной системой вашей компании.
API Диадока предлагает набор инструментов, которые можно использовать для разработки собственного интеграционного решения.
Использование Диадока помогает компаниям упростить бизнес-процессы, ускорить обработку документооборота и сэкономить на расходах на печать, что позволяет сотрудникам более эффективно использовать свое время.
Если у вас возникли вопросы по оптимизации документооборота, вы всегда можете обратиться к нашим экспертам. Они окажут вам консультации и помогут настроить процессы.
Переход на ЭДО через Диадок
Мы поможем вам настроить согласование документов под ваше внутреннее законодательство.
Оптимизация работы с документами: 5 полезных советов
Ключевое положение в бизнесе звучит так: «Время — деньги!». Это относится и к организации документооборота в вашей компании.
Проведите эксперимент: оцените, сколько времени ваш сканер тратит на обработку каждого шага, ваш копир на сканирование документов, а ваш принтер на печать «тяжелых» файлов.
Добавьте к этому время, которое сотрудники тратят на ожидание готовых документов, замену картриджей и форматирование документов.
Вы удивитесь, насколько это сильно влияет на производительность вашей работы из-за неправильно подобранной офисной техники. Как можно оптимизировать технологическое оборудование вашей компании, чтобы не тратить деньги и время зря?
1. Пользуйтесь только оригинальными материалами.
Это касается в первую очередь картриджей для принтеров и МФУ. Не идите на компромиссы и не экономьте на качестве печати.
Используйте оригинальные расходные материалы, чтобы избежать проблем с качеством печати и долговечностью оборудования.
С оригинальными картриджами вы можете быть уверены в стабильной работе вашего оборудования.
2. Выбирайте современное оборудование.
Обновление офисной техники поможет вам повысить производительность и снизить затраты на обслуживание.
Современные устройства работают быстрее и эффективнее, что важно для оптимизации рабочих процессов.
3. Учитывайте новые условия работы.
Сегодня офисы переходят на гибридный формат работы, где сотрудники могут работать из разных мест. Важно, чтобы все документы были защищены и легко доступны для печати в офисе.
Новые модели лазерных принтеров Canon i-SENSYS MF740 и Canon i-SENSYS MF640 идеально подходят для таких условий, обеспечивая отличное качество и производительность.
4. Экономьте на обучении персонала.
Сегодняшние аппараты должны обучаться, и это факт. Современные многофункциональные устройства используют машинное обучение, что позволяет им запоминать популярные форматы печати и сканирования для более быстрой работы в будущем.
Современные лазерные принтеры и МФУ гораздо проще в использовании, чем их предшественники, и вашим сотрудникам не составит труда освоить их всего за несколько часов.
5. Выбирайте более короткие процессы подготовки и печати документов.
Для этого подойдет МФУ с функциями одновременного сканирования с обеих сторон и двусторонней печати. Простые вычисления показывают, что это позволит сэкономить половину рабочего времени.
Сегодня офис небольшой компании это не просто квадратные метры в бизнес-центре, а цикл виртуальных и автоматизированных функций, поддерживающих бизнес-процессы. Компактный лазерный принтер или МФУ для малых офисных помещений не только заменит несколько устаревших устройств, но и поможет более эффективно использовать площадь.
Используйте шаговые руководства:
- Excel для финансового директора
- Управленческий учет в вашей компании
- Подведение итогов полугодия
Что такое документооборот в современной компании? Это система перемещения документов от их создания или получения до отправки или завершения внутри организации.
Документооборот может быть внутренним, когда документы создаются и используются внутри компании (регламенты, приказы, распоряжения и т. д.), и внешним, когда документы используются внутри и за пределами организации (договора, товарные накладные и т. д.). Обе ситуации могут быть проблематичными для предприятий.
Проблемы с документооборотом в компаниях
Российские организации сталкиваются с рядом проблем в документообороте:
1. Отсутствие регламентов и документов, описывающих бизнес-процессы, может привести к затягиванию времени, производственному саботажу и ошибкам. Например, из-за отсутствия регламента по взаимодействию между подразделениями организации, сотрудники могут не знать о необходимости предоставления документов.
2. Отсутствие документов, минимизирующих риски при спорах с контролирующими органами, также является проблемой. Например, документация, подтверждающая выплаты премий, часто недостаточно детализирована, что может вызвать вопросы со стороны налоговых органов.
В производственных компаниях часто отсутствуют документы, подтверждающие факт выпуска продукции из производства, что также может повлиять на себестоимость продукции.
3. Время, требуемое для согласования документов перед принятием стратегических решений, часто занимает значительное количество времени. Для подписания контрактов или осуществления платежей необходимо получить одобрение различных подразделений компании (юридического отдела, службы безопасности, директората и т.д.). В реальной практике этот процесс может растягиваться на месяц и более, вызывая негативные эмоции и напряжение в коллективе.
4. Проблема задержки возврата документов от контрагентов также является значительной. Например, документы, связанные с отгрузкой продукции (такие как накладные формы № Торг-12), часто не возвращаются своевременно или возвращаются с задержкой. Хотя эта проблема не представляет серьезных рисков при взаимодействии с контролирующими органами, при проведении аудиторских проверок выручка компании может оказаться неподтвержденной.
Этот список можно легко продолжить.
Оптимизация внутреннего документооборота
Эффективность внутреннего документооборота можно значительно повысить, переведя его в электронный формат для согласования и распоряжения (таких как приказы, распоряжения, листы согласования и прочее). На практике это означает, что подразделение, ответственное за создание документа, устанавливает сроки и отправляет задачу на согласование всем заинтересованным лицам. Акцепт происходит электронно путем установки галочки в соответствующем согласовательном документе. Также таким образом можно управлять внутренними задачами (поручениями, заданиями и т.д.) и контролировать их выполнение, предоставляя индивидуальные права доступа каждому сотруднику. Современные программные решения (например, 1С:Форма и другие) позволяют полностью автоматизировать эти процессы.
С другими внутренними документами ситуация сложнее. Например, закон не запрещает вести требования-накладные и подобные документы в электронном виде с использованием электронной подписи. Однако позиция контролирующих органов по этому вопросу пока не установлена, что требует дополнительных разъяснений. В связи с этим рекомендуется продолжать оформление подобных документов на бумаге до появления четких регуляторных указаний.
Ускорение внешнего документооборота
Внешний электронный документооборот становится все более распространенным при создании таких документов, как акты выполненных работ, счет-фактуры, отгрузочные накладные по форме № Торг-12 и универсальные передаточные документы. Все эти документы обязательно должны быть подписаны с использованием электронной подписи в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Важно отметить, что для счет-фактуры необходима только квалифицированная электронная подпись.
Однако, даже если документ заверен электронной подписью, скорее всего его все равно придется распечатать (например, отгрузочная накладная требует подписи получателя груза, а у контрагента может не быть цифровой подписи). Для сдачи в налоговую инспекцию также требуется представить не все электронные формы документов, а только те, которые соответствуют стандартам ФНС. Несмотря на это, использование цифровой подписи значительно сокращает время на оформление документов. Однако многие компании не стремятся к переходу на электронный документооборот из-за отказов контрагентов от приема цифровых документов. Решить эту проблему можно, согласовав с контрагентами возможность одностороннего использования электронной подписи и закрепив это в договоре.
3. Создать график обработки документов – документ, описывающий порядок оформления всех текущих бизнес-процессов организации. Важно отметить, что составление данного графика обязательно для каждой компании (см. п. 4 ПБУ 1/2008). В нем необходимо учесть:
- перечень и типы документов по каждому бизнес-процессу (продажи, производство, склад и другие). При необходимости следует разработать и утвердить недостающие формы документов;
- ответственных за создание, утверждение, передачу, движение и внесение данных в учетные системы лиц;
- сроки предоставления и архивирования документов.
4. Обеспечить соблюдение и выполнение графика через проведение периодических контрольных мероприятий. Например, премирование менеджеров по продажам может зависеть от степени возврата документов от покупателей.
Подводя итог, следует подчеркнуть, что процесс организации системы обработки документов должен быть системным и непрерывным, а не одноразовым, и должен развиваться вместе с бизнесом и технологическими изменениями.
Для обсуждения статьи присоединяйтесь к нашим группам в социальных сетях