Причины расхождений в актах сверки могут быть весьма разнообразны. Они могут быть связаны с бухгалтерскими ошибками в расчетах, несовпадениями в периодах учета, неправильным указанием основной документации и другими факторами.
Если в начальном акте сверки информация может быть обобщенной, то при обнаружении разногласий акт должен быть составлен более детально.
Подписывать или не подписывать
У сотрудников некоторых компаний, впервые столкнувшихся с расхождениями в акте сверки, часто возникает вопрос о необходимости подписания документа, с которым они не согласны.
Практика показывает, что не стоит подписывать документы, с которыми не согласны, так как подпись свидетельствует о согласии, и оспорить это будет невозможно.
Если возникла проблема, ее следует обсудить по телефону, прийти к компромиссу, зафиксировать все на бумаге и только в случае полного согласия подписывать акт.
Особенности оформления акта
Как текст, так и оформление акта полностью зависят от представителей компаний. Акт можно напечатать на компьютере или написать вручную, сделать на фирменном бланке компании или на обычном листе формата А4.
Важно, чтобы акт был заверен подписями представителей обеих сторон (подписи должны быть оригинальными — использование факсимиле недопустимо).
Если в нормативных актах компании указано требование использовать штемпельные изделия (штампы или печати) для удостоверения документов, бланк акта должен быть ими заверен.
Акт составляется в двух экземплярах, при необходимости можно сделать заверенные копии. Сведения об акте нужно внести в журнал учета документации.
Правила хранения акта
Подписанный и заверенный акт необходимо хранить вместе с прочими бухгалтерскими документами в отдельной папке. Срок хранения определяется законом или внутренними нормативными документами компании.
Инструкция: как провести корректировку задолженности по акту сверки
Корректировка долга — это исправление данных бухгалтерского учета по взаиморасчетам с контрагентами. Ее нужно проводить, если в ходе сверки выявлены расхождения. В противном случае организации грозит штраф.
Зачем проводить сверку долгов
Сверка долгов и корректировка ошибок необходимы для проведения внутренней проверки. Стороны сверяются для выявления ошибок в бухгалтерском учете и отражении операций. К сожалению, механические ошибки неизбежны, поэтому для их контроля и предотвращения нужна сверка. Если данные у компании и контрагента совпадают, учет ведется правильно. При обнаружении ошибок проводится корректировка задолженности.
Сверку также проводят в следующих случаях:
- при анализе взаиморасчетов для составления годовой отчетности;
- при завершении взаиморасчетов и закрытии контракта с поставщиком;
- при взаимозачетах, когда компания заключила несколько контрактов с исполнителем, и по этим соглашениям образовалась как дебиторская, так и кредиторская задолженность;
- при определении суммы дебиторской или кредиторской задолженности, для обращения в суд по невыполнению условий договора;
- в других случаях, установленных самой компанией.
Сроки проведения
Период и сроки проведения сверки устанавливаются исключительно по взаимному соглашению сторон. Единственное исключение составляет годовая сверка для итоговой отчетности — в этом случае период отсчитывается либо с даты начала действия договора до его окончания, либо с начала календарного года (1 января) по 31 декабря.
В процессе взаиморасчетов сторон может проводиться несколько сверок. Таким образом, периоды могут следовать друг за другом — после окончания одного отчетного периода начинается следующий. Если выявляется задолженность, ее следует учитывать как долг на начало следующего периода.
Пример акта сверки взаиморасчетов
Зачем нужна корректировка
Корректировка необходима для точного отражения всех операций с контрагентами в учете. Ошибки в бухгалтерских записях и неверные суммы взаиморасчетов могут привести к ошибкам в промежуточной и итоговой отчетности и неправильной интерпретации финансового состояния внешними и внутренними пользователями бухгалтерской отчетности.
Организацию могут ожидать серьезные последствия (штрафные санкции), если такие ошибки приведут к неправильным расчетам налогооблагаемой базы и налоговых платежей в бюджет.
Какие проводки использовать
Рассмотрим пример. Пусть по результатам сверки выявлены расхождения в учтенных работах. Специалист отразил 10 000,00 рублей, но работы выполнены на 15 000,00 рублей. Приведем проводки по корректировке данных в таблице:
| Проводка | Сумма | Описание |
|---|---|---|
| Дт 20 Кт 60 | 10 000,00 | Затраты по выполненным работам. Эта запись не влияет на финансовый результат, не корректируем ее |
| Дт 91 Кт 20 | 10 000,00 | Признание издержек по работам как расходов. Влияет на итоги отчета, исправляем запись |
| Корректировка | ||
| Дт 20 Кт 60 | 10 000,00 | Сторнирована неверная запись |
| Дт 20 Кт 60 | 15 000,00 | Указана верная сумма операции |
| Дт 20 Кт 91 | 10 000,00 | Восстановление из расходов |
| Дт 91 Кт 20 | 15 000,00 | Учет верной величины затрат на выполненные работы |
Как исправить ошибку в налоговом учете
Ошибочные данные, влияющие на налоговую отчетность, подлежат обязательному исправлению. Корректировки вносятся в каждый отчет.
Некорректные данные за прошлые периоды исправляются через корректировочные декларации. Если ошибки обнаружены в отчетном году, то исправления отражаются в налоговой отчетности, представляемой в ИФНС в следующем расчетном периоде.
В этой статье:
- Зачем составлять акт сверки
- Кто делает акт сверки
- Как правильно провести сверку
- Поможет ли акт сверки в суде
- Что делать, если в акте сверки была ошибка
- В какой форме составлять акт сверки
- Как подписать акт сверки
Проверьте контрольные соотношения в сервисе НДС+
Сверяйтесь с контрагентами и подавайте корректные декларации. Не пропускайте доступный вычет.
Акт сверки — это двусторонний документ между поставщиком и покупателем, в котором указываются:
- наименование организаций (или ИП);
- сальдо расчетов на начало периода;
- обороты по дебету и кредиту у каждой стороны за сверяемый период;
- дата и наименование документа, на основании которого проведена операция по дебету или кредиту;
- сальдо расчетов на конец периода, то есть сумма долга одной стороны перед другой.
Акт не является обязательным документом, и частота его составления не установлена. На практике бухгалтерия часто использует этот документ для устранения ошибок перед составлением отчетности.
Обычно сверку взаиморасчетов проводят поквартально, суммируя итоги. Это связано с тем, что большинство налогов и авансовых платежей по ним нужно платить таким же образом. Например, УСН, НДС и налог на прибыль.
Проверить данные бухгалтерского и налогового учета
Это наиболее распространенная причина составления акта. Контрагенты проводят инвентаризацию расчетов друг перед другом. Например, бухгалтерия покупателя может обнаружить, что пропустила одну из накладных.
Иногда в акт сверки добавляют отдельную колонку с НДС. Это помогает поставщикам и покупателям сверить реквизиты счетов-фактур и суммы «исходящего» и «входного» НДС, чтобы избежать требований со стороны налоговой в будущем.
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организация обязана проводить инвентаризацию не только имущества, но и расчетов (ст. 11 ФЗ от 06.12.2020 № 402-ФЗ, п. 38 ПБУ 4/99). В этом может помочь сверка взаиморасчетов с контрагентами.
Выявить долг или переплату
В результате проверки стороны выявляют задолженность друг перед другом. Виды задолженности могут быть различными:
- долг покупателя за уже отгруженные товары;
- долг поставщика по авансу или переплате от покупателя;
- долг заемщика перед займодавцем по процентам и основному долгу и так далее.
Крупная задолженность обычно находится под контролем ответственных сотрудников компании. В ходе акта сверки взаиморасчетов на практике выявляют небольшие долги.
Прервать срок исковой давности
Не все знают об этой особенности. В общем случае срок исковой давности для взыскания задолженности составляет три года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Он начинает течь со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о наличии долга (п. 1 ст. 200 ГК РФ).
Если с задолженностью в течение трех лет ничего не делать, то даже через суд взыскать ее будет сложно. Должник просто сослаться на истечение срока исковой давности, и судья прекратит разбирательство.
Акт прерывает срок исковой давности. Трехлетний период начинает течь заново с даты подписания документа. Даже если контрагент в суде заявит об истечении срока исковой давности, достаточно будет предъявить суду акт сверки взаиморасчетов, чтобы срок на подачу иска был продлен.
Например, с момента возникновения долга у покупателя прошло два года. Значит, на обращение в суд остается один год. Этот срок можно продлить, подписав акт сверки. Тогда обратиться в суд можно будет в течение трех лет с момента подписания, несмотря на то, что до этого прошло два года.
Устраняйте расхождения по НДС, получайте полный вычет с Контур.НДС+
Как правильно провести сверку
Сверку можно проводить на любую дату. На практике ее осуществляют либо на последний день отчетного периода (месяца, квартала, полугодия и так далее), либо по факту выполнения сторонами всех обязательств, то есть после отгрузки и получения оплаты.
Сверку можно провести в разрезе:
- периода;
- договора;
- номенклатуры;
- конкретной сделки.
Эти детали можно комбинировать. Например, стороны могут составить акт в рамках одного конкретного договора за отчетное полугодие.
Сверка состоит из двух частей: сведения поставщика и сведения покупателя. Каждая сторона должна самостоятельно заполнить свой блок. Если расхождений нет, акт можно подписать. Если есть расхождения, их нужно отдельно отразить в документе.
С каждой стороны акт подписывают бухгалтер и руководитель компании. Также это может сделать иное лицо, имеющее доверенность на подписание этого документа за директора и бухгалтера.
Не допускайте требований и штрафов по НДС
Сверяйтесь с контрагентами и подавайте корректные декларации.
Поможет ли акт сверки в суде
Сверка подтверждает текущее состояние взаиморасчетов между сторонами. Суд может принять её в качестве доказательства, но оно не будет абсолютным. Без первичных документов доказать наличие задолженности у контрагента будет сложно.
Дело в том, что этот документ не обладает признаками сделки, согласно ст. 153 ГК РФ. Поэтому суд запросит все доказательства, подтверждающие возникновение долга: договоры, накладные, акты, платежные документы и даже переписку.
Что делать, если в акте сверки была обнаружена ошибка
Акт сверки обычно формируется учетной системой на основании записей об операциях, которые проводил бухгалтер. Если что-то было упущено, то в документе будет указана неверная сумма задолженности.
Если ошибка была обнаружена после подписания акта, рекомендуется провести сверку заново. Наиболее целесообразно составить новый документ и направить письмо с описанием выявленной ошибки.
Сверяйте книги покупок и продаж с контрагентами
Исправляйте ошибки и проверяйте контрольные соотношения прямо в НДС+
Как подписать акт сверки
Акт сверки можно составить в сервисах Контур.Эльба или Контур.Бухгалтерия. Документ подписывают в бумажной форме или через систему электронного документооборота, например, через Контур.Диадок. После подписания документа обеими сторонами сверка считается завершенной. С этого момента начинается отсчет срока исковой давности.
Со сверкой НДС поможет Контур.НДС+. Сервис сопоставляет данные из деклараций покупателей и их поставщиков, уведомляя о возможных разрывах по НДС до подачи отчетности в налоговую. Это позволяет исправить ошибки до получения требования от ФНС.
Разъяснения ФНС по расхождениям при сверке с налоговой
Налоговые органы сообщили, что должен делать налогоплательщик в случаях, когда сверка показывает расхождения. Необходимо подать в инспекцию обращение в свободной форме, приложив подтверждающие проблему документы. Ответ опубликован на сайте ведомства в разделе «Часто задаваемые вопросы».
Заявление на сверку
Налогоплательщики в России имеют право на сверку с ИФНС согласно пункту 4 статьи 31 Налогового кодекса. Для этой цели предусмотрены два документа:
- заявление на получение бумажного акта сверки о принадлежности денег, уплаченных или признаваемых в качестве единого налогового платежа или сумм денег, уплаченных не в составе ЕНП
- сам акт сверки принадлежности денежных средств, перечисленных в качестве ЕНП, либо средств, перечисленных не в качестве ЕНП
Формы приложены к письму ФНС от 29.12.22 № АБ-4-19/17879@.
Такие заявления можно подавать как в электронной форме, так и на бумаге. ИФНС обязана подготовить акт сверки не позднее:
- 5 рабочих дней со дня регистрации бумажного заявления
- 3 рабочих дней со дня регистрации электронного заявления
При обнаружении расхождений
Если при сверке выявлены разногласия, налогоплательщику необходимо отправить в ИФНС по месту учета пакет документов:
- обращение в налоговую в свободной форме
- подтверждающие документы и необходимые пояснения (если есть)
Существует несколько способов их подачи:
- личный визит (или визит представителя с доверенностью)
- через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС
- по другим интернет-каналам
- на бумаге по почте (с уведомлением о вручении и с описью вложения)
Инспекторы проанализируют Ваше заявление и уведомят о принятом решении в течение 30 календарных дней.
Что делать с неверным сальдо ЕНС
Как провести сверку с ФНС
Учётная политика для целей налогообложения на практических примерах
Отчетность
- ПФР
- ЕФС-1
- СЗВ-СТАЖ
- СЗВ-КОРР
- СЗВ-ИСХ
- ОДВ-1
- СЗВ-М
- СЗВ-ТД
- Документ о доходах
- Справка о доходах для соцзащиты
- 6-НДФЛ
- Декларация по УСН (доходы-расходы)
- Декларация по УСН (доходы)
- Сведения о среднем числе сотрудников
- Декларация по НДС
- Декларация по ЕНВД
- Декларация по ЕСХН
- Единая упрощенная декларация
- Налог на прибыль организаций
- Налог на имущество организаций
- Расчет по страховым взносам
- Бухгалтерский баланс
- Отчет о финансовых результатах
- 4-ФСС
Последние новости
Некоторые предприниматели на УСН будут платить НДС
Министерство финансов предлагает обязать индивидуальных предпринимателей с высоким доходом на упрощенной системе налогообложения уплачивать НДС, а также увеличить предельные значения доходов и стоимости основных средств для этой системы.
Руководство по регистрации ИП в 2025 году
Пошаговое руководство по регистрации индивидуального предпринимателя в 2025 году: необходимые шаги, способы подачи документов, требования к организации работы. В статье описано, что нужно учесть перед регистрацией.
Продажа товаров физическим лицам при ОСНО
Необходимо ли выставлять счёт-фактуру при продаже товаров физическим лицам? Регистрация в книге продаж, выбор кода для отражения реализации физлицам 01 или 26, вычет НДС при возврате товара от физического лица.