Форму СТД-Р подают, когда работник запрашивает информацию о трудовой деятельности, связанную с названием должности, датами или сведениями об увольнении. В ней должны быть указаны данные, связанные с трудовой деятельностью, факты увольнения, наименование должностей. Документ выдается строго по запросу и не заменяет внутренние процедуры отчетности.
Отправляйте СЗИ-ТД по электронным каналам связи в формате XML, используя для всех дат структуру дд.мм.гггг. Этот способ обязателен для передачи данных в Пенсионный фонд и отражает изменения в трудовой книжке в режиме реального времени. Не выдавайте этот документ сотрудникам, он предназначен только для ведомственного использования.
Названия должностей должны точно соответствовать формулировкам из внутреннего штатного расписания. Любые несоответствия могут привести к отклонению представленных данных. Для правильной записи сведений о трудовой деятельности следуйте указаниям, изложенным в статье 66.1 Трудового кодекса.
При заполнении STD-R убедитесь, что причина увольнения указана с полной юридической формулировкой, включая ссылки на статьи. Для SZI-TD такие причины кодируются в соответствии с нормативными инструкциями и требуют строгого соблюдения протоколов цифровой подачи.
Используйте официальные шаблоны для каждой формы. Не пытайтесь использовать вариации форматирования или рукописные записи. Выдача STD-R должна быть произведена не позднее трех рабочих дней с даты запроса. Для SZI-TD подача должна быть завершена в течение одного рабочего дня после события.
STD-R и SZI-TD: требования к подаче и рекомендации по заполнению
Сразу же укажите статус занятости, указав соответствующую дату увольнения или приема на работу в формате ДДММГГГГ. В случае увольнения причина должна соответствовать применимой статье трудового кодекса. Эта информация должна быть полностью отражена в соответствующей графе.
При изменении роли укажите обновленные данные о новой должности, обеспечив точность в соответствующем поле. В документе должны быть отражены все изменения или события, связанные с карьерой сотрудника, включая повышения, понижения или увольнения, с указанием дат и юридических ссылок.
В 2023 году в правила регистрации были внесены изменения, поэтому используйте только актуальную версию формы. Не подавайте устаревшие шаблоны. Убедитесь, что вся информация представлена в машиночитаемом формате — XML или Excel, в зависимости от требований системы.
Никогда не выдавайте данные из трудовой книжки до завершения внесения записей в обе формы. При возникновении расхождений необходимо внести исправления до выдачи итоговых сводок. В наборе инструкций описано, как отражать записи, связанные с трудовыми книжками, — внимательно просмотрите их перед подачей.
Указывайте сведения только один раз. Дублирование записей недопустимо. В графе «Резюме» укажите только то, что было проверено и подтверждено отделом кадров. Если запись относится к отсутствию или отпуску, укажите точный тип и его основание из внутренней политики или правовых норм.
В случае перехода на другую систему четко укажите это изменение и укажите соответствующие коды или ссылки. Это также относится к случаям архивного поиска или запросам на исторические данные, связанные с предыдущей работой.
Завершайте заполнение раздела только после того, как убедитесь, что все необходимые данные записаны правильно. Подписи и временные метки должны соответствовать заявленным операциям. Никогда не полагайтесь на предположения или устные подтверждения — только задокументированные действия имеют силу.
Когда следует выбирать STD-R вместо SZI-TD для представления трудовой книжки
Используйте STD-R, если трудовая книжка предоставляется непосредственно сотруднику после увольнения или при переходе на другую работу. Это особенно актуально, когда запрашивается печатная копия для включения в личное дело или для передачи данных между работодателями.
STD-R предпочтительнее, когда требуется детализация записей из трудовых книжек, включая полные названия работодателей, точные даты увольнения в формате ДДММГГГГ и причины увольнения. Все записи должны полностью соответствовать формулировкам из официальных документов. Этот вариант соответствует правилам форматирования, указанным в инструкциях 2023, касающихся работы с документами, и обеспечивает точное представление данных о занятости.
Выбирайте STD-R, когда представляете сводки, связанные с увольнением, выдачей окончательной трудовой книжки или по запросу работника о предоставлении личных документов. Этот формат четко отражает структуру данных трудовой книжки, включая обозначения, периоды работы и названия должностей. Способы заполнения должны строго соответствовать утвержденной инструкции по заполнению таких документов.
Этот подход также необходим в тех случаях, когда не происходит автоматизированного представления цифровых данных или когда требуется физическая документация. Все поля документа должны быть заполнены в соответствии с руководящими принципами для каждого конкретного года, чтобы документ отражал фактические результаты трудовых отношений и связанные с ними события.
При соблюдении этих правил полученная запись отвечает требованиям официальной документации и юридического подтверждения трудового стажа, особенно в сценариях, предполагающих личное получение или ручную обработку.
Доступные способы получения формы СТД-Р в 2023 году
Для получения документа используйте личный кабинет на официальном портале государственных услуг. После авторизации выберите услугу, связанную с трудовыми книжками, и следуйте инструкциям по загрузке электронной версии. В случае увольнения данные в форме должны полностью совпадать с записями в трудовой книжке.
Если онлайн-доступ недоступен, запросите бланк непосредственно у работодателя. Компания обязана выдать его не позднее трех рабочих дней после обращения сотрудника. Название организации и должность, ответственная за выдачу, должны быть четко указаны.
Другой способ — обратиться в Многофункциональный центр. Предъявите документ, удостоверяющий личность, и заявление. В этом случае в бланк будет включена информация, полученная из централизованных баз данных. Документ выдается в тот же день или в течение нескольких следующих дней в зависимости от загруженности учреждения.
Независимо от способа, следите за тем, чтобы дата ввода соответствовала формату ДДММГГГГ. Информация группируется по разделам: периоды работы, названия должностей и причины увольнения. Используйте только официальные коды и избегайте сокращений, не указанных в стандартном классификаторе.
В графе «Дополнительные сведения» указываются только данные, предусмотренные нормативными актами. Образцы шаблонов доступны на федеральном сайте для ознакомления перед заполнением полей. Не используйте устаревшие версии — проверяйте текущий год в заголовке формы.
Работодатели должны указать способ доставки в отдельном разделе. Использование электронной подписи допускается, если форма выдается в цифровом виде. При получении печатной версии требуются подписи и печати. Дважды проверьте все записи перед отправкой на дальнейшую обработку или архивированием в личных трудовых делах.
Пошаговое руководство по правильному заполнению формы STD-R
Используйте только официальные образцы документов и действующие методы классификации, утвержденные трудовым кодексом.
- В разделе «Название документа» укажите полное название формы без сокращений. Не опускайте тип и назначение записи.
- В строке «ФИО сотрудника» укажите полную фамилию, имя, отчество, если применимо, с прописной буквы в соответствии с требованиями форматирования.
- Используйте структуру «ДДММГГГГ» для всех дат, включая даты приема на работу, увольнения и любых обновлений, связанных с трудовым статусом.
- В разделе «Причина увольнения» укажите точную формулировку из соответствующей статьи трудового кодекса. Избегайте интерпретаций или сокращенных фраз.
- В графе «Код» укажите правовую ссылку в виде цифрового или буквенно-цифрового идентификатора, взятого непосредственно из индекса трудового законодательства.
- Раздел «Функция» должен точно описывать роль, которую выполняет сотрудник, в соответствии с внутренними классификационными документами.
- «Название организации» должно быть представлено полностью, в том виде, в котором оно официально зарегистрировано, без пропусков и альтернативных вариантов.
- Если в каком-то разделе нет сведений, отметьте его прочерком, а не оставляйте пустым, чтобы сохранить целостность структуры.
- Убедитесь, что строка «Резюме» точно отражает совокупную запись, с датами и записями в хронологическом порядке.
- Все рукописные данные должны быть разборчивыми и написаны только черными или синими чернилами. Набранные на машинке данные должны соответствовать правилам форматирования используемой системы.
- Дважды проверьте, чтобы каждый раздел соответствовал правильному сценарию. В случае повторного трудоустройства заполните все новые записи как отдельные.
Для любых полей, связанных со ссылками на документы, например регистрационных номеров, используйте данные внутренней картотеки последовательно во всех представленных документах. Всегда сохраняйте копию заполненной формы для целей аудита и проверки.
Необходимая информация и подтверждающие документы для STD-R
В специально отведенном разделе формы всегда указывайте полные данные о трудовой деятельности, включая полное имя сотрудника, должность и точную дату увольнения. В этой же графе указывайте официальные названия должностей, зафиксированные в документации компании.
Необходимо указать основание для увольнения на основании соответствующего пункта трудового кодекса, сославшись на точную статью и пункт. Например, если увольнение происходит по инициативе работодателя, укажите статью и пункт в соответствующей графе.
В случае увольнения по собственному желанию укажите дату письменного заявления сотрудника и сопоставьте ее с зарегистрированной датой увольнения. При заполнении этой части формы используйте только проверенные внутренние документы или заверенные копии.
Для обеспечения правильного ведения учета приложите подтверждающие материалы: приказ об увольнении, подписанное уведомление об увольнении (если применимо), а также любые дополнительные заявления или соглашения, непосредственно связанные с завершением трудовых отношений. Убедитесь, что каждый документ соответствует записям в основной форме.
При подведении итогов трудовой деятельности указывайте только подтвержденные цифры — например, общий стаж работы или результаты деятельности, основанные строго на документально подтвержденных оценках. Используйте этот раздел только в том случае, если такие результаты были официально зафиксированы в личном деле сотрудника.
Если перед увольнением работник был переведен, прикомандирован или находился в долгосрочном отпуске, укажите эти условия со ссылками на соответствующую документацию. Не оставляйте пустой ни одной строки, если данные доступны — заполните все применимые поля перед отправкой.
Ни в коем случае не выпускайте форму без подтверждения точности каждого пункта данных. Перед выдачей проверьте все записи в соответствии с внутренними системами управления персоналом и оригинальными документами, чтобы избежать несоответствий на этапе получения или дальнейшей обработки.
Правила форматирования и требования к макету формы STD-R
В графе «Название должности» укажите полное название должности, указанное в трудовой книжке. Избегайте сокращенных форм или внутренних обозначений. Каждая роль должна занимать отдельную строку.
В поле «Тип документа» укажите ссылку на исходный документ, используя его полное название. Если речь идет о трудовой книжке, используйте ее официальное название без пропусков.
Используйте только верхний регистр для заголовков разделов и соблюдайте последовательное выравнивание по столбцам. Выравнивайте текст по левому краю, особенно при указании имен работодателей или органов, выдавших трудовую книжку.
При указании причин внесения записей — увольнение, прием на работу или изменения — четко указывайте их в соответствующем поле, ссылаясь на официальную причину, указанную в документации.
Каждая строка должна содержать данные только из одного документа. Не объединяйте несколько записей в одну. Сохраняйте разделение между датами, названиями и источниками документов.
Используйте шаблоны правил 2023 года в качестве эталона структуры макета. Убедитесь, что расстояние между строками соответствует официальному образцу.
Ниже приведен пример правильного структурирования:
Следуйте тому же методу для последующих записей. Используйте только официальные формулировки. Не переводите названия должностей и учреждений, если это не требуется официально. Последовательно применяйте форматирование во всем документе.
Распространенные ошибки при заполнении STD-R и способы их избежать
Всегда указывайте дату увольнения в формате ddmmyyyy. Неправильное форматирование или неполное указание даты приведет к признанию документа недействительным.
- Указывайте названия должностей строго в соответствии с трудовым договором или официальным штатным расписанием. Не сокращайте и не изменяйте название.
- Убедитесь, что все поля заполнены полностью. Незаполненные разделы приводят к отказу в приеме на работу или просьбе о повторной подаче.
- Избегайте использования устаревших кодов должностей или причин увольнения. Используйте самые последние коды, предусмотренные действующим трудовым кодексом.
- В разделе «Выполняемые функции» указывайте только проверенные данные. Не указывайте неофициальные обязанности или обобщения.
- Всегда согласуйте краткое описание результатов трудовой деятельности с официальными обязанностями. Расхождения указывают на неправильное оформление документов.
- При обозначении трудовых функций используйте стандартные классификационные коды. Произвольные или самостоятельно назначенные коды не принимаются.
- Неправильный ввод года в любом поле даты (например, 0225 вместо 2025) — распространенная ошибка. Дважды проверьте ввод года.
- Документируйте причину увольнения в строгом соответствии с юридической формулировкой соответствующей статьи трудового кодекса.
- Не используйте ранее выданные номера документов. Каждая запись должна иметь уникальный идентификатор, присвоенный для данной формы.
- Резюмируйте результаты трудовой деятельности без оценочных формулировок. Сосредоточьтесь на фактических данных, относящихся к должности.
Строго следуйте официальной инструкции. Последовательность всех представленных данных обязательна. Перед подачей перепроверьте все поля с оригиналом кадровой документации. Неполная или противоречивая информация требует повторной подачи и задерживает выдачу официального документа.
Сравнительная таблица: Примеры использования STD-R и SZI-TD
Используйте следующую таблицу, чтобы определить, какой тип документа применим в зависимости от события трудоустройства или функции HR. Обратите внимание на структуру формы, требуемые данные и конкретные правила использования. Даты должны соответствовать формату ДДММГГГГ. В 2023 году организациям напомнили, что не следует выпускать обе формы для одного и того же события.
Контексты заявлений в зависимости от события трудоустройства
Примечания по заполнению
Формы должны быть заполнены полностью и точно. В каждом столбце указывайте точные данные — не оставляйте пустых полей. Даты должны отражать фактические действия, которые были зафиксированы. В случае нескольких событий необходимо создать отдельные формы. В качестве руководства используйте образец шаблона, предоставленный Федеральной системой социального страхования. Не оформляйте оба формата для одного события, если это не требуется по закону.
Заполнение формы STD-R в 2023 году: Инструкции и обновления
Используйте только официальный образец документа, утвержденный для 2023 года. При заполнении формы все данные должны точно совпадать с данными трудовой книжки. В случае увольнения укажите основание согласно соответствующей статье трудового кодекса. Не сокращайте названия организаций и должностей.
Заполнение по разделам
Каждая запись в разделе должна соответствовать фактическим данным о трудовой деятельности. В графе «Документ» укажите название и номер соответствующего акта или приказа. Причины увольнения записываются в точном соответствии с внутренней кадровой документацией. Используйте стандартные коды причин увольнения, чтобы обеспечить единообразие всех записей.
Указывая способ получения данных о занятости, уточните, доставляется ли информация в электронном виде или на бумаге. При использовании формы SZI-TD обеспечьте синхронизацию с STD-R во избежание расхождений. Форма должна быть заполнена полностью, без пропусков и неофициальных сокращений.
Методы выдачи и представления
Документ выдается либо непосредственно сотруднику, либо передается через авторизованные системы. Укажите способ выдачи в соответствующем разделе. Для каждой записи проверьте правильность реквизитов — имен, кодов, дат — и их соответствие внутренней документации. При использовании автоматизированного программного обеспечения перепроверяйте записи перед отправкой во избежание ошибок.
Можно использовать только актуальные версии форм, действительных до 2023 года. Устаревшие форматы или измененные вручную шаблоны не допускаются. Обновления, связанные с форматированием и кодами, должны быть включены без промедления. Обратитесь к официальным ресурсам, чтобы ознакомиться с самыми последними стандартами и инструкциями.