По описанной ситуации работник, сообщивший о потере трудовой книжки, не впервые трудоустроен, поэтому необходимо сначала завести бумажную трудовую книжку. При потере трудовой книжки её дубликат выдается работодателем по последнему месту работы. Если это невозможно, работодатель должен оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника. В дальнейшем на основании заявления работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности работодателем формируются сведения в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.
Согласно статье 65 ТК РФ при приеме на работу работник должен предъявить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если он трудоустроен впервые. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ формирование сведений о трудовой деятельности лиц, трудоустроенных после 31 декабря 2020 года, осуществляется по статье 66.1 ТК РФ, без оформления трудовой книжки.
Работник до 31 декабря 2020 года должен подать письменное заявление о продолжении ведения трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Отсутствие такого заявления означает ведение трудовой книжки по статье 66 ТК РФ.
Последствия утери трудовой книжки и юридическая ответственность работодателя
Утрата трудовой книжки работодателем может иметь серьезные последствия, поэтому важно знать, как правильно действовать в такой ситуации. Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах нет четких инструкций по восстановлению документа, однако существуют важные рекомендации и статьи, которые следует учитывать при восстановлении утраченной трудовой книжки.
Какие нормативные акты регулируют хранение трудовой книжки?
- Трудовой кодекс Российской Федерации (статья 66 «Трудовая книжка»). Согласно закону, работодатель обязан иметь трудовую книжку для каждого работника, который проработал у него более 5 дней, и вести записи о приеме, перемещении и увольнении работника. Однако Кодекс не содержит подробной информации о процедуре восстановления или действиях при утере документа.
- Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16 апреля 2003 года (в последней редакции от 25 марта 2013 года) «О трудовых книжках» и «Правила ведения и хранения трудовых книжек».
- Постановление Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 года (в последней редакции от 31 октября 2016 года) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Этот документ содержит важные рекомендации по правильному внесению данных в дубликат трудовой книжки.
Как часто теряется трудовая книжка?
Иногда возникают ситуации, когда сотрудник отдела кадров не может найти трудовую книжку, однако она находится спустя некоторое время.
В таких случаях не всегда виноваты сотрудники отдела кадров или другие сотрудники компании. Книжка может быть находиться у самого сотрудника дома, а кадровик мог не проверить его личное дело, где есть расписка о временном взятии документа для оформления пенсии, например.
Рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:
- Собрать максимум информации о местонахождении книжки. В журнале учета трудовых книжек можно найти дату и номер, а также проверить книжки других сотрудников, принятых на работу в тот же день.
- Посмотреть личное дело сотрудника, возможно, там есть расписка о временном взятии документа или информация о его отсутствии при приеме на работу (в случае утери или первичного приема сотрудника, кадровик мог забыть оформить документ и т.д.).
- Выяснить, менял ли сотрудник фамилию до приема на работу или в процессе работы в компании, и проверить, не хранится ли трудовая книжка под старой фамилией в сейфе.
Процедура восстановления
Если через несколько дней книжка так и не найдена, необходимо начать процедуру восстановления дубликата.
Внимание! В соответствии со статьей 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 д
- Одна из самых простых ситуаций возникает, когда сотрудник ранее не работал или работал неофициально. Кадровик составляет дубликат трудовой книжки, используя данные приказа о приеме на работу и другие документы компании. Инструкции по правильному заполнению дубликата можно найти в статье 7 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Постановления Минтруда. Также важно предоставить сотруднику подтверждающие справки, которые понадобятся при оформлении пенсии.
- Если сотрудник имеет опыт работы в различных компаниях, ситуация становится более сложной. В этом случае важно сохранить добрые отношения с коллегами, так как для оформления дубликата потребуются данные со всех предыдущих мест работы. Некоторые компании могут отказать в выдаче справок по почте, требуя личного присутствия сотрудника или официального запроса от его новой организации. Это может значительно затянуть процесс оформления дубликата.
- Самая неприятная ситуация возникает, если прежнее предприятие уже не существует. Тем не менее, это не конец света: восстановление трудовой книжки займет больше времени, чем в предыдущих случаях. При реорганизации или присоединении предприятия к другому все документы обязаны храниться в новой компании. Если в государственном архиве по месту былого существования компании ответа нет или документы не сохранились, можно обратиться в Пенсионный фонд с аналогичным запросом. Однако этот вариант подходит только в случае, если сотрудник работал на этом предприятии относительно недавно, так как учет застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования введен не так давно.
Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки
Согласно VIII главе Постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках», работодатель несет юридическую ответственность за обязательное хранение трудовой книжки в течение всего срока работы сотрудника. Нарушение этого требования влечет за собой правовые последствия.
Для защиты своих прав работник может обратиться в Трудовую инспекцию или подать в суд:
- Если работодатель по каким-либо причинам задерживает выдачу трудовой книжки (согласно закону, она должна быть выдана в день увольнения), и пострадавший не имеет возможности устроиться на новое место работы, согласно статье 234 ТК РФ бывший работодатель обязан оплатить все пропущенные часы работы из-за этой ситуации.
Важно! Нарушение требований по хранению трудовых книжек в соответствии с ч. 13.20 «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой наложение штрафа в размере от 300 до 500 рублей.
Конечно, за утрату трудовой книжки работодатель или его представитель вряд ли будет осужден, однако при грубых нарушениях он может быть привлечен к уголовной ответственности:
- если работодатель намеренно уничтожил, потерял или повредил трудовую книжку (согласно ст. 325 УК РФ «Похищение или повреждение документов…»);
- если работодатель не предпринял мер по предотвращению ситуации, которая привела к массовой потере документов или создал ненадлежащие условия для их сохранности (ст. 293 УК РФ «Халатность»);
- если работодатель грубо отказал работнику в предоставлении его документов (ст. 140 УК РФ «Отказ в предоставлении гражданину информации»).
Выводы
- Трудовая инспекция и суд в большинстве случаев поддерживают позицию работника, поэтому лучше избегать конфликтов до такого развития событий.
- Всегда возможно достигнуть соглашения. В крайнем случае, лучше заключить договоренность об увольнении и выплате компенсации. Это защитит работодателя от дальнейших претензий и штрафов со стороны Трудовой инспекции.
Работодатель потерял трудовую книжку работника (часть 1)
Читайте все материалы сайта по вашему профилю, начиная с 2010 года.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:- вы будете получать свежий номер ежемесячно по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте данной тематики с 2010 года будут доступны вам в течение срока подписки.
Удобный поиск и другие функции сайта помогут вам быстро находить ответы на ваши рабочие вопросы. Повышайте свой профессиональный уровень, статус и заработную плату с нашей помощью!
Рекомендуем вам
Можно ли сделать заверенную копию трудовой книжки, которую ранее отдали работнику?
Работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки. Мы передали ее ему лично. Можем ли мы после этого сделать заверенную копию трудовой по его запросу? А если он попросит заверить ее до того, как мы внесли запись в трудовую книжку и передали ее ему?
руководитель юридического отдела компании МКПЦ
Копия трудовой книжки: когда выдавать, как оформлять
Кому необходимо предоставлять информацию о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Когда это необходимо делать при увольнении и по инициативе текущего работника (показан пример расчета сроков). Когда требуется заявление от работника (представлен его образец). Как правильно оформить выдачу СТД-Р. Какие ответственные меры предусмотрены за невыполнение выдачи СТД-Р.
консультант по кадровому делу и трудовому праву
Если испорчены бланки трудовой книжки и вкладыша
Отвечаем на следующие вопросы. В каких случаях бланки трудовой книжки и вкладыша считаются испорченными? Кто имеет право принимать решение об их уничтожении? Как составить акт об уничтожении и нужны ли дополнительные документы? Какие особенности у бюджетных организаций? Показываем примеры оформления: приказ о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков; акты об уничтожении (составленные как коллегиально, так и однолично); отражение повреждения бланков в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей (предоставляем различные варианты заполнения).
консультант по кадровому делу и трудовому праву
Копия трудовой книжки: когда выдавать, как оформлять
Когда работодатель должен предоставить копию бумажной трудовой книжки работнику (как оформить заявление, соблюсти срок изготовления). Как документально зафиксировать факт своевременной передачи работнику копии его трудовой книжки. Какие общие правила для заверения копий многостраничных документов существуют, где они описаны и в чем их различия. Как правильно поступить: копировать листы трудовой книжки, скреплять их, заверять (указывая необходимые надписи). Как можно оптимизировать трудозатраты. Почему сложно указать м
Как отразить полученное образование и специальность в трудовой книжке
- Объяснение правил внесения записей о высшем и других образованиях в трудовую книжку, включая указание уровня образования (бакалавриат, специалитет, магистратура).
- Рекомендации по заполнению строки «Профессия, специальность» в трудовой книжке, если эти данные отсутствуют в дипломе.
- Инструкции по внесению записей об окончании магистратуры, получении новой специальности и повышении квалификации в трудовую книжку.
- Возможность добавления информации об окончании аспирантуры и получении ученой степени.
- Разделение информации на титульном листе и в разделе «Сведения о работе».
Александр Айдаев
юрист ООО «Юридическая помощь»Аудит сведений о работе в трудовой книжке (часть 2)
Статья предоставляет понимание правильного заполнения информации о работе в трудовой книжке и акцентирует внимание на требованиях Пенсионного фонда РФ при оформлении пенсии. В выпуске журнала раскрываются следующие аспекты: устранение ошибок с оттисками печати; инструкции для индивидуальных предпринимателей по заполнению трудовых книжек их работников; правила отношения с трудовыми книжками иностранных государств; двуязычное оформление записей; правила внесения сведений о работе в условиях тяжелых и вредных условиях труда, на Крайнем Севере и вахтовым методом для получения права на досрочную пенсию; способы подтверждения трудового стажа в случае ошибок, допущенных ликвидированной организацией.
Порядок действий при утере трудовой книжки работодателем
Рассматривается процедура восстановления трудовой книжки работника и законодательные положения, которые должны учитываться при этом. Статья также охватывает возможные санкции против работодателя за утерю документа.
Обязанности работника в случае утери книжки
Если трудовая книжка была потеряна кадровым отделом, сотруднику рекомендуется:
- Написать заявление на имя работодателя согласно Правилам.
- Получить дубликат документа, который работодатель обязан предоставить в течение 15 дней после написания заявления.
Дубликат должен содержать полный стаж работника, все предыдущие места работы до заключения трудового договора, должность и другие релевантные сведения.
Информация о предыдущем стаже может быть запрошена у предыдущих работодателей, в Государственном архиве, ПФР и других источниках.
В случае массовой утери трудовых книжек назначается специальная комиссия для оформления дубликатов, ответственность за сбор данных ложится на работодателя.
Даже при единичной утере работодатель несет обязанность активно помогать сотруднику собрать необходимые данные для восстановления записей в книжке.
Штрафы для работодателя за утерю книжки
За утерю трудовой книжки работодателю грозят серьезные штрафы, предусмотренные трудовым и административным законодательством.
В частности, штрафы согласно КоАП РФ для юридических лиц могут составлять от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.
- для госслужащих и частных предпринимателей — от 1 тысячи до 5 тысяч рублей.
За повторную утерю трудовой книжки, а также за выдачу дубликата с грубыми ошибками (например, неверным стажем) и отказом их исправлять, штрафы значительно повышаются:
- для юридических лиц — от 50 тысяч до 70 тысяч рублей;
- для госслужащих — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей либо дисквалификация от 1 года до 3 лет;
- для частных предпринимателей — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей.
Кроме того, согласно положениям статей 21 и 237 Трудового кодекса РФ, работодателя могут привлечь к судебному возмещению морального вреда сотрудника.
Важно отметить, что если сотрудника уволили и не выдали трудовую книжку из-за ее потери, то юридически он остается работником компании и обязан получать заработную плату до момента выдачи дубликата утерянного документа (п. 35 Правил, ст. 234 ТК РФ).
Ведите кадровый учет ответственно, а программа «Зарплата и кадры 2017» от «БухСофт» вам в этом поможет!
Не исключено, что уже со следующего года о потере трудовых книжек можно будет забыть, как о страшном сне.
Министерство труда в сотрудничестве со Сбербанком планирует запустить пилотный проект по созданию системы электронных трудовых книжек.
В Минтруде уверены, что трудовые книжки нового поколения — это значительный шаг вперед. Можно будет не бояться повреждения или потери документа и злоупотреблений со стороны злоумышленников. И работодателям не придется обеспечивать хранение этих важных трудовых документов в соответствии с строгими регламентами, предусмотренными трудовым законодательством. Конечно, введение нового порядка потребует внесения изменений в действующие положения ТК РФ.
Ольга Голодец, заместитель председателя Правительства РФ, отметила, что проект по созданию базы электронных трудовых книжек разрабатывался уже давно и теперь приближается к завершению. В Правительстве надеются запустить проект уже с 1 января 2018 года. На переходном этапе будут актуальны как бумажные, так и электронные документы — рассказала Голодец.
Глава Сбербанка, Герман Греф, отметил, что бумажные трудовые книжки устарели. Они неудобны ни для работодателей, несущих значительные расходы на их хранение, ни для работников, опасающихся потери или повреждения этого документа, ни для ПФР, чьи сотрудники обязаны вручную вводить информ
Электронная трудовая книжка В случае приема на работу сотрудника, который заявил о потере трудовой книжки и отказался от её восстановления, выразив предпочтение электронной форме, работодатель должен сначала завести бумажную трудовую книжку и внести запись о выборе электронной трудовой. Можно ли сразу подать отчет СЗВ-ДТ о выборе электронной книжки и не заводить бумажную трудовую? Электронная трудовая книжка
По описанной ситуации работник, сообщивший о потере трудовой книжки, не впервые трудоустроен, поэтому необходимо сначала завести бумажную трудовую книжку. При потере трудовой книжки её дубликат выдается работодателем по последнему месту работы. Если это невозможно, работодатель должен оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника. В дальнейшем на основании заявления работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности работодателем формируются сведения в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.
Согласно статье 65 ТК РФ при приеме на работу работник должен предъявить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если он трудоустроен впервые. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ формирование сведений о трудовой деятельности лиц, трудоустроенных после 31 декабря 2020 года, осуществляется по статье 66.1 ТК РФ, без оформления трудовой книжки.
Работник до 31 декабря 2020 года должен подать письменное заявление о продолжении ведения трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Отсутствие такого заявления означает ведение трудовой книжки по статье 66 ТК РФ.
- Главная
- Электронный инспектор
- Трудовой навигатор
- Новости
- Сообщить о проблеме
- Предприятие информирует
- Памятки
- Статистика
- Дежурный инспектор
- Обсуждения
- Банк документов
- О проекте
- Досудебное обжалование
- Банк предприятий и организаций
- Требования трудового законодательства
- Карта сайта
- Электронная приемная
- Общественная оценка
- Сервисы для граждан предпенсионного возраста
- Урегулирование разногласий между работником и работодателем
- Выдача средств индивидуальной защиты
- Гарантии, льготы, компенсации работникам
- Трудовой кодекс Российской Федерации (статья 66 «Трудовая книжка»). Согласно закону, работодатель обязан иметь трудовую книжку для каждого работника, который проработал у него более 5 дней, и вести записи о приеме, перемещении и увольнении работника. Однако Кодекс не содержит подробной информации о процедуре восстановления или действиях при утере документа.
- Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16 апреля 2003 года (в последней редакции от 25 марта 2013 года) «О трудовых книжках» и «Правила ведения и хранения трудовых книжек».
- Постановление Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 года (в последней редакции от 31 октября 2016 года) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Этот документ содержит важные рекомендации по правильному внесению данных в дубликат трудовой книжки.
- Собрать максимум информации о местонахождении книжки. В журнале учета трудовых книжек можно найти дату и номер, а также проверить книжки других сотрудников, принятых на работу в тот же день.
- Посмотреть личное дело сотрудника, возможно, там есть расписка о временном взятии документа или информация о его отсутствии при приеме на работу (в случае утери или первичного приема сотрудника, кадровик мог забыть оформить документ и т.д.).
- Выяснить, менял ли сотрудник фамилию до приема на работу или в процессе работы в компании, и проверить, не хранится ли трудовая книжка под старой фамилией в сейфе.
- Одна из самых простых ситуаций возникает, когда сотрудник ранее не работал или работал неофициально. Кадровик составляет дубликат трудовой книжки, используя данные приказа о приеме на работу и другие документы компании. Инструкции по правильному заполнению дубликата можно найти в статье 7 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Постановления Минтруда. Также важно предоставить сотруднику подтверждающие справки, которые понадобятся при оформлении пенсии.
- Если сотрудник имеет опыт работы в различных компаниях, ситуация становится более сложной. В этом случае важно сохранить добрые отношения с коллегами, так как для оформления дубликата потребуются данные со всех предыдущих мест работы. Некоторые компании могут отказать в выдаче справок по почте, требуя личного присутствия сотрудника или официального запроса от его новой организации. Это может значительно затянуть процесс оформления дубликата.
- Самая неприятная ситуация возникает, если прежнее предприятие уже не существует. Тем не менее, это не конец света: восстановление трудовой книжки займет больше времени, чем в предыдущих случаях. При реорганизации или присоединении предприятия к другому все документы обязаны храниться в новой компании. Если в государственном архиве по месту былого существования компании ответа нет или документы не сохранились, можно обратиться в Пенсионный фонд с аналогичным запросом. Однако этот вариант подходит только в случае, если сотрудник работал на этом предприятии относительно недавно, так как учет застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования введен не так давно.
- Если работодатель по каким-либо причинам задерживает выдачу трудовой книжки (согласно закону, она должна быть выдана в день увольнения), и пострадавший не имеет возможности устроиться на новое место работы, согласно статье 234 ТК РФ бывший работодатель обязан оплатить все пропущенные часы работы из-за этой ситуации.
Важно! Нарушение требований по хранению трудовых книжек в соответствии с ч. 13.20 «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой наложение штрафа в размере от 300 до 500 рублей.
Конечно, за утрату трудовой книжки работодатель или его представитель вряд ли будет осужден, однако при грубых нарушениях он может быть привлечен к уголовной ответственности:
- если работодатель намеренно уничтожил, потерял или повредил трудовую книжку (согласно ст. 325 УК РФ «Похищение или повреждение документов…»);
- если работодатель не предпринял мер по предотвращению ситуации, которая привела к массовой потере документов или создал ненадлежащие условия для их сохранности (ст. 293 УК РФ «Халатность»);
- если работодатель грубо отказал работнику в предоставлении его документов (ст. 140 УК РФ «Отказ в предоставлении гражданину информации»).
Выводы
- Трудовая инспекция и суд в большинстве случаев поддерживают позицию работника, поэтому лучше избегать конфликтов до такого развития событий.
- Всегда возможно достигнуть соглашения. В крайнем случае, лучше заключить договоренность об увольнении и выплате компенсации. Это защитит работодателя от дальнейших претензий и штрафов со стороны Трудовой инспекции.
Работодатель потерял трудовую книжку работника (часть 1)
Читайте все материалы сайта по вашему профилю, начиная с 2010 года.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:- вы будете получать свежий номер ежемесячно по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте данной тематики с 2010 года будут доступны вам в течение срока подписки.
Удобный поиск и другие функции сайта помогут вам быстро находить ответы на ваши рабочие вопросы. Повышайте свой профессиональный уровень, статус и заработную плату с нашей помощью!
Рекомендуем вам
Можно ли сделать заверенную копию трудовой книжки, которую ранее отдали работнику?
Работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки. Мы передали ее ему лично. Можем ли мы после этого сделать заверенную копию трудовой по его запросу? А если он попросит заверить ее до того, как мы внесли запись в трудовую книжку и передали ее ему?
руководитель юридического отдела компании МКПЦ
Копия трудовой книжки: когда выдавать, как оформлять
Кому необходимо предоставлять информацию о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Когда это необходимо делать при увольнении и по инициативе текущего работника (показан пример расчета сроков). Когда требуется заявление от работника (представлен его образец). Как правильно оформить выдачу СТД-Р. Какие ответственные меры предусмотрены за невыполнение выдачи СТД-Р.
консультант по кадровому делу и трудовому праву
Если испорчены бланки трудовой книжки и вкладыша
Отвечаем на следующие вопросы. В каких случаях бланки трудовой книжки и вкладыша считаются испорченными? Кто имеет право принимать решение об их уничтожении? Как составить акт об уничтожении и нужны ли дополнительные документы? Какие особенности у бюджетных организаций? Показываем примеры оформления: приказ о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков; акты об уничтожении (составленные как коллегиально, так и однолично); отражение повреждения бланков в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей (предоставляем различные варианты заполнения).
консультант по кадровому делу и трудовому праву
Копия трудовой книжки: когда выдавать, как оформлять
Когда работодатель должен предоставить копию бумажной трудовой книжки работнику (как оформить заявление, соблюсти срок изготовления). Как документально зафиксировать факт своевременной передачи работнику копии его трудовой книжки. Какие общие правила для заверения копий многостраничных документов существуют, где они описаны и в чем их различия. Как правильно поступить: копировать листы трудовой книжки, скреплять их, заверять (указывая необходимые надписи). Как можно оптимизировать трудозатраты. Почему сложно указать м
Как отразить полученное образование и специальность в трудовой книжке
- Объяснение правил внесения записей о высшем и других образованиях в трудовую книжку, включая указание уровня образования (бакалавриат, специалитет, магистратура).
- Рекомендации по заполнению строки «Профессия, специальность» в трудовой книжке, если эти данные отсутствуют в дипломе.
- Инструкции по внесению записей об окончании магистратуры, получении новой специальности и повышении квалификации в трудовую книжку.
- Возможность добавления информации об окончании аспирантуры и получении ученой степени.
- Разделение информации на титульном листе и в разделе «Сведения о работе».
Александр Айдаев
юрист ООО «Юридическая помощь»Аудит сведений о работе в трудовой книжке (часть 2)
Статья предоставляет понимание правильного заполнения информации о работе в трудовой книжке и акцентирует внимание на требованиях Пенсионного фонда РФ при оформлении пенсии. В выпуске журнала раскрываются следующие аспекты: устранение ошибок с оттисками печати; инструкции для индивидуальных предпринимателей по заполнению трудовых книжек их работников; правила отношения с трудовыми книжками иностранных государств; двуязычное оформление записей; правила внесения сведений о работе в условиях тяжелых и вредных условиях труда, на Крайнем Севере и вахтовым методом для получения права на досрочную пенсию; способы подтверждения трудового стажа в случае ошибок, допущенных ликвидированной организацией.
Порядок действий при утере трудовой книжки работодателем
Рассматривается процедура восстановления трудовой книжки работника и законодательные положения, которые должны учитываться при этом. Статья также охватывает возможные санкции против работодателя за утерю документа.
Обязанности работника в случае утери книжки
Если трудовая книжка была потеряна кадровым отделом, сотруднику рекомендуется:
- Написать заявление на имя работодателя согласно Правилам.
- Получить дубликат документа, который работодатель обязан предоставить в течение 15 дней после написания заявления.
Дубликат должен содержать полный стаж работника, все предыдущие места работы до заключения трудового договора, должность и другие релевантные сведения.
Информация о предыдущем стаже может быть запрошена у предыдущих работодателей, в Государственном архиве, ПФР и других источниках.
В случае массовой утери трудовых книжек назначается специальная комиссия для оформления дубликатов, ответственность за сбор данных ложится на работодателя.
Даже при единичной утере работодатель несет обязанность активно помогать сотруднику собрать необходимые данные для восстановления записей в книжке.
Штрафы для работодателя за утерю книжки
За утерю трудовой книжки работодателю грозят серьезные штрафы, предусмотренные трудовым и административным законодательством.
В частности, штрафы согласно КоАП РФ для юридических лиц могут составлять от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.
- для госслужащих и частных предпринимателей — от 1 тысячи до 5 тысяч рублей.
За повторную утерю трудовой книжки, а также за выдачу дубликата с грубыми ошибками (например, неверным стажем) и отказом их исправлять, штрафы значительно повышаются:
- для юридических лиц — от 50 тысяч до 70 тысяч рублей;
- для госслужащих — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей либо дисквалификация от 1 года до 3 лет;
- для частных предпринимателей — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей.
Кроме того, согласно положениям статей 21 и 237 Трудового кодекса РФ, работодателя могут привлечь к судебному возмещению морального вреда сотрудника.
Важно отметить, что если сотрудника уволили и не выдали трудовую книжку из-за ее потери, то юридически он остается работником компании и обязан получать заработную плату до момента выдачи дубликата утерянного документа (п. 35 Правил, ст. 234 ТК РФ).
Ведите кадровый учет ответственно, а программа «Зарплата и кадры 2017» от «БухСофт» вам в этом поможет!
Не исключено, что уже со следующего года о потере трудовых книжек можно будет забыть, как о страшном сне.
Министерство труда в сотрудничестве со Сбербанком планирует запустить пилотный проект по созданию системы электронных трудовых книжек.
В Минтруде уверены, что трудовые книжки нового поколения — это значительный шаг вперед. Можно будет не бояться повреждения или потери документа и злоупотреблений со стороны злоумышленников. И работодателям не придется обеспечивать хранение этих важных трудовых документов в соответствии с строгими регламентами, предусмотренными трудовым законодательством. Конечно, введение нового порядка потребует внесения изменений в действующие положения ТК РФ.
Ольга Голодец, заместитель председателя Правительства РФ, отметила, что проект по созданию базы электронных трудовых книжек разрабатывался уже давно и теперь приближается к завершению. В Правительстве надеются запустить проект уже с 1 января 2018 года. На переходном этапе будут актуальны как бумажные, так и электронные документы — рассказала Голодец.
Последствия утери трудовой книжки и юридическая ответственность работодателя
Утрата трудовой книжки работодателем может иметь серьезные последствия, поэтому важно знать, как правильно действовать в такой ситуации. Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах нет четких инструкций по восстановлению документа, однако существуют важные рекомендации и статьи, которые следует учитывать при восстановлении утраченной трудовой книжки.
Какие нормативные акты регулируют хранение трудовой книжки?
Как часто теряется трудовая книжка?
Иногда возникают ситуации, когда сотрудник отдела кадров не может найти трудовую книжку, однако она находится спустя некоторое время.
В таких случаях не всегда виноваты сотрудники отдела кадров или другие сотрудники компании. Книжка может быть находиться у самого сотрудника дома, а кадровик мог не проверить его личное дело, где есть расписка о временном взятии документа для оформления пенсии, например.
Рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:
Процедура восстановления
Если через несколько дней книжка так и не найдена, необходимо начать процедуру восстановления дубликата.
Внимание! В соответствии со статьей 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 д
Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки
Согласно VIII главе Постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках», работодатель несет юридическую ответственность за обязательное хранение трудовой книжки в течение всего срока работы сотрудника. Нарушение этого требования влечет за собой правовые последствия.
Для защиты своих прав работник может обратиться в Трудовую инспекцию или подать в суд: