Обеспечьте своевременную и точную регистрацию каждого договора с новым сотрудником в журнале регистрации. Включение подробного списка соглашений в надлежащем формате помогает поддерживать бесперебойную работу. Каждый документ, связанный с договором, должен храниться аккуратно, с четкими инструкциями по надлежащей регистрации, обеспечивающими соблюдение правил работы с персоналом.
Крайне важно следовать установленным процедурам заполнения документов. Убедитесь, что каждое соглашение сопровождается правильной датой ввода и подписью. Кроме того, всегда обращайте внимание на требуемый срок хранения документов. Любые пробелы или неполные записи в книге могут привести к проблемам при проведении аудита и проверок со стороны властей.
Для правильного ведения договоров с сотрудниками обязательно ведение регистрационной записи по установленной форме. Включите в нее четкие ссылки на типы документов, такие как даты, имена сотрудников и должности, на которые они назначены. Последовательное следование этим правилам гарантирует, что ваши документы останутся в порядке и будут легко доступны для любой необходимой проверки.
Не забывайте регулярно проверять журнал на предмет точности. Убедитесь, что каждая новая запись соответствует внутренним правилам ведения учета сотрудников и что все подтверждающие документы актуальны. Любые неправильные записи могут нарушить рабочий процесс и привести к неправильному управлению важными данными о сотрудниках.
Необходимые документы для отдела кадров при оформлении трудового договора
Чтобы обеспечить правильное оформление документов и соблюдение требований законодательства, HR-отделы должны поддерживать организованный процесс оформления трудовых договоров. Ниже приведен подробный список необходимых документов для точного учета трудовых договоров:
1. Формы трудовых договоров — заполненная форма для каждого сотрудника, содержащая условия найма, должна быть правильно заполнена и подписана. Этот документ служит первичной записью о приеме на работу.
2. Личные данные сотрудника — Копия документа, удостоверяющего личность сотрудника (паспорт, удостоверение личности), должна храниться вместе с договором. Это необходимо для проверки и дальнейших справок.
3. Номер социального страхования — для целей надлежащей отчетности необходимо документально подтвердить номер социального страхования или идентификационный номер налогоплательщика сотрудника.
4. Документы по истории трудоустройства — сюда входят все предыдущие истории трудоустройства или рекомендации, если таковые имеются, которые могут быть использованы для справок при заполнении досье сотрудника.
5. Заявления о соблюдении нормативных требований — необходимо включить любую документацию, требуемую местными или федеральными нормами в отношении прав и обязанностей сотрудников, например, протоколы по технике безопасности или заявления о недопущении дискриминации.
6. Соглашение о графике работы — если применимо, документ с описанием графика работы (например, сменного) должен быть включен в регистрацию для подтверждения часов и условий для конкретной роли.
7. Подтверждение медицинского страхования — если работодатель предоставляет медицинское страхование, подтверждение покрытия должно быть приложено к регистрации рабочего соглашения.
8. Подтверждение работником политики компании — подписанная документация, подтверждающая, что работник получил, изучил и признал политику компании по различным вопросам, таким как кодекс поведения и правила безопасности.
9. Записи в регистрационном журнале — Для поддержания точной и актуальной системы учета в регистрационном журнале необходимо отразить запись о регистрации договора, включая дату подписания, данные о сотруднике и номера документов.
Очень важно, чтобы эти документы сохранялись в течение всего срока действия трудового договора, а также в течение установленного законом срока хранения после его окончания. Отдел кадров должен позаботиться о том, чтобы данные были легко доступны для будущих справок, аудитов или проверок соблюдения требований.
Как заполнить журнал регистрации трудовых договоров: Пошаговое руководство
1. Начните с подготовки актуальной формы журнала, чтобы она соответствовала последним рекомендациям регулирующих органов. Эта форма должна использоваться для каждого сотрудника и соответствующего ему трудового договора.
2. Запишите в журнал ФИО сотрудника, его должность и дату начала действия договора. Убедитесь, что эти данные точно соответствуют документам, хранящимся в отделе кадров.
3. В разделе «Номер договора» укажите уникальный идентификатор для каждого документа. Это поможет отследить и связать записи в журнале с оригиналами подписанных соглашений.
4. Для каждой записи укажите дату регистрации. Это очень важно для отслеживания сроков обработки соглашения и должно соответствовать дате подписания или вступления в силу.
5. Убедитесь, что документ, на который ссылается журнал, содержит полный текст соглашения или соответствующее резюме. Для проверки этого необходимо сделать перекрестную ссылку на кадровые документы.
6. Укажите срок действия соглашения, включая любые пункты о продлении или расторжении. Это поможет установить четкие временные рамки для обеих сторон.
7. В конце каждой записи убедитесь, что журнал подписан уполномоченным лицом, ответственным за регистрацию документов. Это подтверждает законность записей и обеспечивает надлежащее обращение с официальными документами.
8. Соблюдайте установленные правила хранения журнала. Убедитесь, что он хранится в надежном месте и доступен для проверки контролирующими службами в случае необходимости.
9. При заполнении журнала не допускайте ошибок и пропусков. Факт регистрации должен быть задокументирован с точностью, так как любые несоответствия могут привести к осложнениям при последующих проверках или аудитах.
10. И наконец, помните, что журнал необходимо регулярно обновлять, чтобы отражать все новые соглашения. Убедитесь, что все работники учтены и их соответствующие договоры точно отражены в журнале.
Ключевые соображения для правильного ведения
Одно из важнейших правил — ведение актуальных записей. Записи в журнале должны вноситься сразу же после заключения каждого соглашения. Во избежание задержек или ошибок департамент должен назначить сотрудников, ответственных за контроль этого процесса. Убедитесь, что все формы, используемые для регистрации, стандартизированы, что минимизирует риск внесения неполных или неточных записей. Регулярная проверка структуры формы может предотвратить проблемы с согласованностью данных.
Сроки хранения документов, внесенных в реестр, должны соответствовать действующим правовым нормам. Храните документы и регистрационную книгу в безопасном, упорядоченном виде и обеспечьте свободный доступ к информации для целей аудита. Определите сроки хранения документов в соответствии с политикой компании или требованиями законодательства и проводите периодические проверки, чтобы подтвердить, что документы хранятся надлежащим образом.
Аудит регистрационного журнала
При проверке журнала сосредоточьтесь на проверке точности записей. Сверяйте даты, данные о сотрудниках и номера документов с соответствующими файлами по персоналу. Четкая и последовательная структура журнала позволяет быстрее выявить ошибки или упущения. Для повышения эффективности разработайте контрольный список для проверок, включающий такие важные пункты, как полнота заполнения регистрационной формы, точность ссылок на документы и соблюдение требований к хранению.
В случае обнаружения несоответствий немедленно внесите исправления и обновите записи, если это необходимо. Рекомендуется также вести учет изменений, внесенных в журнал, с указанием характера поправок, даты и ответственного лица. Регулярные проверки обеспечивают прозрачность и надежность процесса регистрации, способствуя повышению эффективности работы кадровых служб и снижая риск несоблюдения требований.