Уведомления: Определение, Виды и Примеры Использования

Уведомление может быть составлено в различных ситуациях. Рассмотрим наиболее распространенные случаи:

• Необходимость уведомления сотрудников или профсоюзов. Например, о изменении условий договора, ликвидации компании, сокращении.
• Необходимость уведомления службы занятости или другого государственного органа. Например, о ликвидации компании или о приеме на работу нерезидента в налоговый орган.

Уведомление в письменной форме обязательно в следующих случаях:

• Необходимо уведомить сотрудника о изменении трудовых условий.
• Необходимо получить согласие сотрудника на изменение трудовых условий.
• Необходимо зафиксировать отказ сотрудника.

Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и закрепить их в локальных актах, например, в инструкции по делопроизводству.

Составляющие уведомления

Стандартное уведомление обычно включает в себя следующие сведения:

• Дата. Указывается дата подписания документа в цифровом формате (например, 09.09.18).
• Регистрационный номер. Индивидуальное обозначение каждого исходящего документа, которое может включать буквы и цифры.
• Адресат. Указываются реквизиты получателя, даже если это внутренний документ: название подразделения и ФИО сотрудника.
• Заголовок. Кратко отражает содержание документа.
• Текст уведомления. Содержит информацию, которую требуется донести до получателя.

Уведомление подписывает руководитель компании или уполномоченное лицо, также включается расшифровка подписи.

Уведомления для открытия и закрытия бизнеса

Необходимы для уведомления Роспотребнадзора и центра занятости по месту жительства о начале и прекращении деятельности.

Уведомление о начале предпринимательской деятельности. Требуется, если вы оказываете услуги населению, например, у вас гостиница, ресторан, ателье, магазин или салон красоты.

Заполните два экземпляра и подайте их в Роспотребнадзор перед началом работы с клиентами. Это можно сделать через Госуслуги, отправить почтой или отнести лично в управление Роспотребнадзора или МФЦ.

Уведомление о прекращении деятельности ИП. До 2022 года, если вы снимались с учета как ИП и у вас были сотрудники, необходимо было подать уведомление в центр занятости по месту жительства за две недели до снятия с учета.

С января 2022 года это уведомление не требуется. В настоящее время ИП уведомляет о прекращении деятельности через портал «Работа в России».

Другие полезные документы и термины для бизнеса

• Расписка
• Табель учета рабочего времени
• Устав
• Реквизиты
• Доверенность

Уведомления для работы с контрагентами

Существуют уведомления, которые компания обязана отправить контрагентам.

Уведомление о форс-мажоре. Если возникают обстоятельства, при которых невозможно выполнить условия договора, уведомите контрагента. Укажите в уведомлении непредвиденное обстоятельство непреодолимой силы и предложите варианты решения проблемы. Например, если на складе произошел пожар и товар, который вы планировали отправить клиенту, сгорел, подайте уведомление о форс-мажоре и сообщите о новой дате отгрузки.

Уведомление о расторжении договора в одностороннем порядке. Расторжение договора без согласия контрагента возможно в случаях, предусмотренных законом или договором.

Утвержденной формы уведомления нет, можно составить его самостоятельно или воспользоваться предложенным вариантом.

Уведомления для предупреждения сотрудников

Уведомления необходимы в любых случаях, когда нужно что-то сообщить работнику или о чем-то его предупредить.

Уведомление о возможности отказаться работать в выходные и праздничные дни. Некоторые категории сотрудников должны быть уведомлены о том, что они могут отказаться работать в праздничные или выходные дни. Например, это матери детей до трех лет и родители детей-инвалидов.

Если сотрудник соглашается работать, уведомление подтверждает, что он вышел на работу добровольно.

Извещение о необходимости предоставления объяснений. Документ выдают сотруднику под расписку, если требуется объяснительная записка — например, при отсутствии на рабочем месте или другом дисциплинарном нарушении, когда необходимо привлечь его к ответственности.

Извещение об увольнении работников в связи с ликвидацией ИП. Если у индивидуального предпринимателя есть сотрудники, они должны подписать уведомление перед закрытием бизнеса. Его нужно вручить в срок, указанный в трудовом договоре.

Обязательно укажите в уведомлении дату расторжения трудового договора.

Извещение об увольнении работников в связи с ликвидацией компании. Отправьте документ сотрудникам минимум за два месяца до прекращения деятельности компании. Составьте его в двух экземплярах: один для работника, другой для отдела кадров.

Что следует запомнить

1. Уведомление — это метод информирования сотрудника, контрагента или государственных органов о чем-либо.
2. Иногда составление такого документа является обязанностью, а не правом бизнеса. Например, нельзя закрыть ИП, не уведомив сотрудников.
3. Для некоторых уведомлений существуют утвержденные образцы, другие же можно составлять в свободной форме.
4. Каждое уведомление имеет свой срок подачи — от нескольких дней до двух и более месяцев.

Телеграм-канал: 59 695 подписчиков

Бизнес-секреты: новости, анонсы мероприятий, советы предпринимателей

АО «Тинькофф Банк», лицензия №2673

АО «Тинькофф Банк», лицензия №2673