Отзыв электронных писем

Электронная почта – важнейший инструмент деловой коммуникации. Случаи, когда письмо отправлено с ошибками, без необходимых вложений или не тому адресату, встречаются довольно часто. Чтобы оперативно исправить такие ошибки, важно знать о доступных функциях почтовых сервисов. Полный обзор способов отзыва письма в Outlook поможет избежать ошибок незаметно для получателя.

Зачем может понадобиться отмена письма?

Существует множество причин, по которым может потребоваться остановить или вернуть отправленное письмо:

• Ошибки и неточности. В спешке можно отправить письмо с неправильным содержанием или неполной информацией.
• Отсутствие вложения. Это одна из самых распространенных проблем: отправители часто забывают прикрепить файлы.
• Изменение решений или обстоятельств. После отправки письма ситуация может измениться, требуя немедленного реагирования.
• Недопустимое содержание. Отправка письма не тому человеку или случайное сообщение может навредить деловым отношениям.

Чтобы избежать негативных последствий, важно проверять письмо как перед отправкой, так и после неё. Это позволит своевременно выявить ошибки и отозвать письмо в Outlook, чтобы получатель не увидел его черновой вариант.

Когда нельзя отозвать письмо?

Функция отмены отправки – это полезная мера предосторожности, но она может не сработать в следующих случаях:

• технические ограничения или сбои почтового сервиса;
• письмо уже было прочитано получателем;
• отсутствие функции отзыва в почтовом сервисе;
• истечение времени, отведенного на отмену;
• пересылка сообщения другим получателям.

Учитывая возможные ограничения, важно тщательно проверять письмо перед отправкой: его текст и прикрепленные файлы. Часто сервисы автоматически заполняют поле «получатель» по первым введенным буквам, поэтому важно не перепутать адресата, чтобы конфиденциальная информация не попала в чужие руки.

Можно ли отозвать письмо в Gmail?

Популярный почтовый сервис от Google не позволяет отозвать электронное сообщение после определенного времени – вне зависимости от того, было ли оно прочитано или переслано. Функция «отменить отправку» работает лишь несколько секунд и актуальна, если отправитель сразу понял свою ошибку. Как отозвать письмо в Gmail:

• после нажатия кнопки «Отправить» в правом нижнем углу почтового ящика появится всплывающее окно с сообщением: «Письмо отправлено. Отменить.»;
• чтобы отозвать письмо, нужно нажать на ссылку «Отменить»;
• письмо вернется в режим редактирования, где можно внести изменения, добавить вложение или удалить его.

Чтобы получить дополнительное напоминание о необходимости проверить содержание письма, можно настроить подтверждение отправки в разделе «Общие». Поставив галочку в пункте «подтверждать отправку», почтовый сервис будет задавать вопрос: «Отправить это сообщение?», что позволит еще раз убедиться в правильности данных.

Как отозвать письмо в разных версиях Outlook?

Процедура может различаться в зависимости от версии почтового клиента, поэтому важно знать основные нюансы отмены отправленного сообщения.

Outlook 2007

Функция отзыва писем доступна исключительно в среде Microsoft Exchange Server (данные можно уточнить в разделе «Настройка учетных записей»). Для выполнения отзыва выполните следующие шаги:

1. откройте Microsoft Outlook 2007;
2. перейдите в папку «Отправленные»;
3. откройте необходимое письмо;
4. в верхнем меню нажмите на вкладку «Действия»;
5. в выпадающем меню выберите пункт «Отозвать это сообщение».

Перед пользователем появятся два варианта: полностью отменить письмо или заменить его содержимое. В зависимости от выбранного варианта, сообщение будет либо удалено, либо заменено у получателя, о чем отправитель получит уведомление.

Outlook 2010-2013

Алгоритм действий аналогичен, однако некоторые названия вкладок в версиях 2010-2013 изменены. Чтобы отозвать письмо, пользователю необходимо открыть его, выбрать нужный пункт в верхнем меню – и сообщение будет возвращено или доступно для редактирования.

Outlook 2016-2019

В обновленных версиях Outlook в меню появляется дополнительная вкладка: «Действия по сообщению» или «Другие действия». Нажав на нее, можно удалить все непрочитанные экземпляры письма или отредактировать его данные – они будут автоматически обновлены в отправленном письме. Пользователь получит уведомление об успешной отмене или корректировке.

Отзыв или изменение письма в Outlook: важные нюансы

Удалить информацию или внести изменения без ведома получателя не удастся. Даже если сообщение не было открыто, получатель будет уведомлен о том, что отправитель удалил файл из его ящика. При изменении текста также будет оставлена пометка, но перечень изменений и предыдущая версия отсутствуют.

Как отозвать сообщение в Outlook через браузер

Пользователям доступны основная и упрощенная версии почтового клиента. Разница лишь в количестве пунктов:

• Действия – отозвать сообщение;
• Дополнительные команды – действия – отозвать сообщение.

Порядок действий одинаков, поэтому не составит труда понять, как отозвать письмо в Outlook с телефона или компьютера.

Как отредактировать отправленное письмо

Редактирование письма доступно только в настольном приложении Microsoft Outlook и не поддерживается в веб-версии или на мобильных устройствах. Для внесения изменений нужно:

• перейти в папку «Отправленные»;
• выбрать письмо;
• в верхней панели нажать на вкладку «Действия»;
• из предложенных вариантов выбрать «Редактирование»;
• внести необходимые изменения, исправить ошибки или добавить новую информацию;
• нажать на кнопку «Отправить», чтобы обновить данные.

Получатель увидит обновленное письмо с внесенными изменениями. Однако возможность увидеть измененное сообщение зависит от почтового клиента получателя.

На компьютере

• Если вы еще не вошли в свой аккаунт Gmail, введите адрес электронной почты и пароль.
• В классической версии Gmail нажмите «Написать».

Введите адрес получателя и тему. Введите адрес электронной почты получателя в строке «Кому», нажмите Tab ↹ , а затем введите тему письма в строке «Тема».

Введите текст письма. Сделайте это в текстовом поле под строкой «Тема».

Нажмите Отправить . Это голубая кнопка в нижней части окна. Письмо будет отправлено.

• По умолчанию отменить отправку можно в течение 5 секунд (новая версия Gmail) или 10 секунд (классическая версия Gmail).

Просмотрите неотправленное письмо. Как только вы отмените отправку письма, оно откроется в виде черновика. Теперь письмо можно отредактировать или удалить.

Отмена отправки сообщений

Ключевой аспект заключается в необходимости изменить время, доступное для отмены отправки сообщения. По умолчанию это всего 5 секунд, но согласитесь, этого недостаточно. Gmail позволяет приостановить доставку электронных писем на срок до 30 секунд. Не забудьте установить наиболее удобный для вас временной интервал. Приступим к настройке.

Откройте Gmail, затем в правом верхнем углу нажмите на значок шестеренки и выберите «Настройки».
Найдите раздел «Отмена отправки», где по умолчанию установлено 5 секунд. Выберите нужный временной диапазон и нажмите кнопку «Сохранить изменения» внизу страницы.

Как это работает?

Теперь настройки активны. Вы можете протестировать новую функцию, отправив письмо на свой резервный адрес электронной почты.

После нажатия кнопки «Отправить» на экране появится окно в левом нижнем углу с опцией «Отменить». Нажмите на нее, и письмо не будет отправлено, система предложит его отредактировать. Также вы можете использовать клавишу Z вместо кнопки «Отменить».

Как отменить отправку письма через мобильное приложение Gmail

Эта функция доступна в мобильном приложении Gmail на любой операционной системе. Как и в веб-версии, после отправки сообщения вы увидите уведомление об отмене внизу экрана.

Настройка этой функции в мобильной версии осуществляется аналогично десктопной. Если вы уже настроили отмену отправки в веб-версии, то в приложении ничего менять не нужно. Все настройки синхронизируются автоматически.

Больше новостей о мобильных технологиях вы можете найти в нашем Telegram-канале.