В 2022 году изменился порядок внесения корректировок в первичные учетные документы. Причина этому — новый ФСБУ 27/2021. С его вступлением в силу один из применявшихся ранее способов внесения изменений в первичные документы стал недоступен. Узнайте, какие изменения произошли и какие методы остались в силе.
Вам помогут документы и бланки:
Для исправления ошибок в первичных бухгалтерских документах необходимо следовать требованиям закона о бухучете (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ) и ФСБУ 27/2021 (приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н).
По указанным нормативно-правовым актам при внесении изменений в первичные документы на бумажном носителе необходимо зачеркнуть ошибочную информацию, записать верную, сделать пометку «Исправлено» или «Исправленному верить» и указать дату исправлений. Документ должен быть подписан лицами, составившими его, с указанием их полных имен. Если к моменту исправления кто-то из них уже не работает, рекомендуется заверить исправление подписью руководителя. Закон не требует проставлять печать на исправленном документе.
При просмотре требования-накладной N М-11 бухгалтер фирмы «Альфа» заметил ошибку в наименовании материальных ценностей: вместо «М-400-Д20» было указано «М-500-А10». Для исправления этой ошибки 13.07.2022 года были внесены изменения в требование-накладную: «М-500-А10» было зачеркнуто, а вместо этого была внесена правильная запись — «М-400-Д20». Также была добавлена пометка «Исправлено» и указана дата исправления. Подписи на исправления поставили Красин О.С. и Сидоров Р.С.
Посмотреть пример исправлений можно бесплатно, оформив пробный доступ к системе.
Обратите внимание! Исправления запрещены в первичных документах, таких как кассовые и банковские документы: приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения (п. 16 Положения по бухгалтерскому учету и отчетности, утвержденного приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Необходимо заменить ошибочный документ новым с правильными данными.
До вступления в силу Федерального стандарта бухгалтерского учета 27/2021 налоговые органы позволяли вместо исправления исходного документа оформить исправительный (см., например, письмо ФНС от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@). Порядок внесения корректировок в этом случае напоминал оформление исправительного счета-фактуры. В нем следовало указать, что это исправление, указать номер и дату исходного документа, а также порядковый номер и дату исправления.
Однако согласно оценке Минфина, в настоящее время использование этого метода не допускается. В информационном сообщении от 10.06.2021 года № ИС-учет-33 (подпункт г пункта 
указывается, что исправление в первичном учетном документе, составленном на бумажном носителе, путем создания нового (исправленного) документа не разрешается.
Метод замены применяется только для исправлений в первичных документах, составленных в электронной форме. Это явно предусмотрено в пункте 20 ФСБУ 27/2021.
Убедитесь, что вы соблюдаете все требования нового ФСБУ 27/2021 по документообороту с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Исправление ошибки в документе
Когда человек уходит из жизни, ошибки в его документах уже не могут быть исправлены, а доказывается принадлежность документов этому гражданину. Это процесс, который регулируется судебной системой. В некоторых случаях, конечно, существуют исключения. Обратитесь к нашим юристам по наследственным вопросам.
Ошибки в архивных данных
Некоторые ошибки можно исправить, обратившись в архив лично или через уполномоченного лица, которое представляет интересы гражданина. Например, в архиве об управлении жилыми домами и жилищным агентстве архивная информация о гражданине, который проживал по определенному адресу, может быть скорректирована при предоставлении необходимых документов. То же самое относится к ЗАГСу. Однако, если сделана ошибка в списках членов дачных товариществ, обладающих правом собственности на землю в общедолевой доле, то исправить ее в архиве администрации не удастся и потребуется обращение в суд.
Если гражданина уже нет в живых, а ошибка мешает его наследникам совершить определенные действия, нужно обратиться в суд для установления фактов.
Устранение ошибки в документе о праве собственности
В случае возникновения ошибки в свидетельстве о праве собственности на землю за период с 1992 по 1997 год, исправить ее практически невозможно. В то же время следует отметить, что указанный документ временный и требует замены. При жизни собственника необходимо собрать необходимые документы и зарегистрировать их в соответствующем органе. В случае смерти собственника при наличии доказательств необходимо обратиться в суд.
Если вам необходимо исправить ошибки в свидетельстве о праве собственности, выданном нотариусом, следуйте следующей процедуре: подготовьте доказательства, обратитесь к нотариусу, докажите свою правоту. В случае, если нотариус отказывается вносить изменения или это запрещено законом, вам придется обратиться в суд. Также, если вы не можете найти нотариуса, который выдал документ с ошибками, обращайтесь к нам. Мы окажем вам помощь.
Исправление ошибки в свидетельстве о праве собственности после смерти лица невозможно. Вместо этого можно провести процедуру установления фактов в судебном порядке. Таким образом будет исправлена ошибка в документе о праве собственности.
После исправлений необходимо зарегистрировать исправленный документ о праве собственности на недвижимость в УФСГРКК вашего города или области.
Исправить ошибку в свидетельстве о регистрации собственности
Если вы обнаружили ошибку в свидетельстве о праве собственности, исправить ее несложно. Вам нужно внести коррективы в Единый государственный реестр прав на недвижимость.
Однако, если ошибка в ЕГРП возникла из-за того, что она также присутствует в правоустанавливающем документе (в свидетельстве о праве на наследство, в брачном договоре, в договорах по сделкам с недвижимостью и т. д.), то в первую очередь придется внести исправления в сам документ о праве собственности.
Коррекция ошибки в государственном реестре
На сегодняшний день количество таких недочетов значительно возросло. Простое небрежение или невнимательность сотрудников государственных органов порождают документы с опечатками. Исправлять нужно немедленно, не покидая окна выдачи документов. Если вы обнаружили ошибку немедленно, ее можно исправить бесплатно, предоставив документы заново для внесения исправлений. Однако если после некоторого времени вы обращаетесь с просьбой об исправлении, практика показывает, что УФСГРКК (или МФЦ) рассматривают эту процедуру как внесение изменений в свидетельство о государственной регистрации и требуют уплаты госпошлины.
Исправление ошибки в свидетельстве о рождении
Архивы места рождения каждого человека содержат всю информацию о рождении граждан. Для получения определенного документа (свидетельства, справки, информационной справки и т. д.) необходимо отправить запрос в архив ЗАГС. В зависимости от конкретной ситуации потребуется запрашивать различные документы и прилагать к запросу соответствующие доказательства.
Иногда из архива поступает информация о наличии ошибок или нежелательных данных. В таких случаях возможно установление фактов или права собственности судебным путем.
Исправление ошибки в свидетельстве о браке
Процедура аналогична предыдущей (с исправлением свидетельства о рождении).
Исправление ошибки в трудовой книжке
Эта процедура встречается чаще всего в нашей практике. Ошибки в фамилиях, именах, несуществующие должности и другие неточности в трудовых книжках исправляются двумя способами:
- Если работодатель (при условии его существования) выдает справку, подтверждающую правильные сведения, или вносит соответствующую запись в трудовую книжку. В случае отсутствия работодателя решение возникает только в суде.
- В суде, представляя определенные факты, которые нельзя исправить простой справкой или записью в трудовой книжке.
Исправление ошибки в трудовой книжке (в суде)
Если вам нужно исправить ошибку в трудовой книжке через суд, мы рекомендуем вам посетить страницы нашего сайта о спорах по трудовому и пенсионному законодательству, или сразу обратиться за помощью к специалистам в нашем Юридическом центре.
Исправить ошибку в больничном листе
Здесь представлены разнообразные способы решения проблемы: либо учреждение, выдавшее больничный лист, самостоятельно исправляет ошибку и удостоверяет это печатью, либо вам потребуется подтвердить свою правоту на комиссиях или в суде.
Как исправить ошибку в паспорте
Единственный вариант — обратиться для замены паспорта.
Как исправить ошибку в договоре
В случае договоров, связанных с приобретением недвижимости, дарственных договоров, приватизации (передачи квартиры или комнаты в собственность граждан), договоров о долевом участии в строительстве, инвестиционных договоров и прочих, ошибки исправляются по-разному:
- Если договор был заключен в простой письменной форме, то для внесения изменений необходимо составить дополнительное соглашение в той же форме, без участия нотариуса, с участием тех же сторон. В случае сделок с недвижимостью такое соглашение должно быть зарегистрировано в соответствующем органе (не всегда). После смерти одной из сторон договора, изменения могут потребовать обращения в суд;
- Для договоров, заключенных в нотариальной форме, чаще всего требуется нотариальная корректировка ошибок, с последующей регистрацией;
- Исправление ошибок в договоре после смерти одной или обеих сторон возможно только через судебную инстанцию. При этом изменения в сам документ вносить нельзя. Разрешено лишь устанавливать конкретные факты или признавать права наследников по таким соглашениям.
Как поправить ошибки в других документах
Для наших юристов все процедуры по исправлению ошибок полностью знакомы и понятны. Граждане могут столкнуться с трудностями при собственных попытках исправить ошибки:
- неопределенности в выборе органа, к которому требуется обращаться;
- недостаточное знание или понимание информации для запросов или корректировки данных;
- поиск организации после смены места жительства или архив в случае ликвидации компании;
- невозможности установить требуемые данные для исправления ошибки и так далее.
Наше богатое практическое опыт в сочетании с разнообразными информационными ресурсами позволяет нам оперативно и качественно решать подобные задачи. Не стесняйтесь обращаться к нам за помощью.
Рекомендуйте эту страницу своим друзьям
Подробное руководство по внесению исправлений в бухгалтерскую отчетность
По словам народной мудрости, допустившись ошибки, сапер ошибается только однажды. Для бухгалтера же ошибка, как правило, не так уж и критична, пока она будет вовремя исправлена. Но как именно это сделать? Исправлять бухгалтерские ошибки следует в соответствии с установленными нормативными документами. Универсального подхода к решению этой проблемы не существует.
Давайте обсудим различные способы исправления ошибок в документах, оформленных на бумажных носителях. Ошибки могут возникнуть при составлении первичного учетного документа, регистрации бухгалтерского учета, заполнении формы бухгалтерской отчетности, налоговой декларации или расчете. Однако не каждый документ подлежит исправлению. В некоторых случаях потребуется оформлять его заново.
Первичные учетные документы
Одну из частей статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» можно изменить в первичных учетных документах, при условии, что «если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета».
В каких первичных документах нельзя вносить исправления
Давайте разберемся, в какие первичные документы нельзя вносить исправления.
Во-первых, нельзя исправлять кассовые документы — приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1, п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»). Однако другие документы, которые создаются в процессе проведения кассовых операций (например, кассовую книгу), можно исправлять.
Важно помнить, что помимо кассовых ордеров, брошюры строгой отчетности подлежат правке. Согласно пункту 10 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «Об установлении порядка проведения денежных операций наличными и/или с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники», необходимо заполнять бланки документов аккуратно и вразумительно, не допуская исправлений. В случае порчи или неправильного заполнения БСО, их следует перечеркнуть и приложить к журналу учета бланков документов за соответствующий день.
Ошибки в банковских документах не допускаются согласно пункту 16 Положения о ведении бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 года №34н. Если в платежном поручении допущена ошибка, банк рассматривает это как нарушение целостности распоряжения о переводе средств, и исправленному распоряжению не будет осуществлено исполнение в соответствии с пунктами 2.1. — 2.4 Положения о правилах перевода денежных средств, утвержденного Банком России 19.06.2012 года №383-П.
В какие первичные документы можно вносить поправки
В некоторых ситуациях возможно внести исправления в «первичку». Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных данных, необходимых для их идентификации. Однако из данного краткого изложения не совсем понятно:
- можно ли исправить ошибочную запись с помощью специального средства;
- кто должен подписать исправления в случае отсутствия сотрудника, допустившего ошибку.
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» (ч. 1 ст. 30) принятые уполномоченными федеральными органами исполнительной власти правила ведения бухгалтерского учета, действующие до принятия данного закона, применяются в той части, которая не противоречит ему.
Порядок устранения ошибок в первичных документах был установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105). Пункты 4.1–4.3 этого Положения поясняют:
- редактирование и изменение цифровых данных в первичных документах не допускается;
- для исправления ошибок в первичных документах необходимо зачеркнуть неправильный текст или суммы и записать поверх зачеркнутого исправленный текст или суммы;
- зачеркивание выполняется одной линией для того, чтобы можно было прочитать исправленное;
- факт исправления ошибки в первичном документе должен быть отмечен пометкой «исправлено».
Неблагоприятные факторы в первичных документах, не мешающие налоговым органам идентифицировать участников сделки, характер сделки, наименование товаров и их стоимость, не могут быть использованы в качестве причины для отказа в учете соответствующих расходов при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (согласно Письму Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).
Что делать, если исполнителя не удается подписать исправленный документ? Например, он уволился, болен, находится в командировке или отпуске.
Данный вопрос не регламентирован нормативными актами. Для этого случая компания может самостоятельно разработать процедуру внесения изменений (письмо Минфина России от 22.01.2016 № 07-01-09/2235).
Например, список лиц, уполномоченных на подписание первичных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности…). Также в этот список можно включить лиц, которые могут подписывать исправления за отсутствующего сотрудника. Например, можно установить, что исправления подписывает тот же человек, который имеет право подписывать аналогичные документы.
Некоторые авторы предлагают проводить исправления по доверенности, но мы не разделяем эту точку зрения. Потому что доверенность — это инструмент гражданско-правовых отношений. Однако трудовая функция требует личного выполнения (согласно статье 15 Трудового кодекса РФ). Интересно, что в самом Трудовом кодексе термин «доверенность» вообще не упоминается. Кроме того, в доверенности как представителя должно быть указано конкретное лицо (согласно пункту 1 статьи 185 Гражданского кодекса РФ). А в случае расторжения трудового договора с работником это просто невозможно.
Поскольку ведение бухгалтерского учета налагается на руководителя хозяйственного субъекта, только он имеет полномочия решать, кто будет подписывать исправления вместо отсутствующего работника. И вообще, когда работник самостоятельно назначает себе «заместителя»?
Уточняющий документ
Чтобы создать «первичку», вы можете использовать Универсальный передаточный документ (УПД). Если вам нужно внести изменения, воспользуйтесь Универсальным корректировочным документом (УКД) на основе формы корректировочного счета-фактуры, рекомендованной ФНС России письмом от 17.10.2014 года № ММВ-20-15/86@.
Счета-фактуры
Порядок внесения исправлений в счета-фактуры установлен Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 года № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, используемых при расчетах по НДС» (п. 7 раздела II Приложения № 1).
В случае выявления ошибок в счетах-фактурах, не мешающих налоговым органам опознать продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, налоговую ставку и сумму налога, необходимо внести коррективы в существующий документ. В этом случае не требуется составление новых экземпляров счетов-фактур. Отредактированный счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации или другими уполномоченными лицами в соответствии с установленными правилами.
Например, если товар, указанный в счете-фактуре, не соответствует действительности, необходимо подготовить новый документ. В противном случае налогоплательщик теряет возможность вернуть НДС (согласно письму Минфина России от 14.08.2015 № 03-03-06/1/47252).
Учетные регистры
Исправления в учетных регистрах допускаются только с разрешения лиц, ответственных за ведение регистра. Вносимые изменения должны быть подписаны этими лицами с указанием их инициалов или иных реквизитов для их идентификации.
P. S. Лишь тот, кто ничего не делает, не ошибается.
Исправления в первичных документах
Если первичный документ уже принят с ошибкой, его нельзя просто аннулировать и заменить. Исправления в первичных документах могут быть выполнены двумя способами. Какой метод подходит для конкретной ситуации?
Как правильно исправить ошибки в первичных документах
Ошибки в первичных документах могут привести к дополнительным налогам и штрафам. В случае обнаружения ошибки в документе, ее необходимо исправить. Порядок исправления ошибок подробно описан в Федеральном законе № 27 от 2021 года.
Способ исправления ошибок в первичном документе зависит от того, как был оформлен сам документ: на бумаге или в электронном виде.
Подсказки для бухгалтера в Системе Главбух
Обязательные реквизиты в первичных документах Узнать подробности
Как вести документооборот в соответствии с Федеральным законом № 27 от 2021 года Узнать подробности
Как учесть опоздавший первичный документ Узнать подробности
Как упростить работу с первичными документами: опыт практиков Узнать подробности
Какие первичные документы нельзя исправлять
В некоторых первичных документах исправления не разрешены.
Исправить ошибку можно во всех первичных документах, кроме кассовых и банковских:
- приходный кассовый ордер (форма № КО-1);
- расходный кассовый ордер (форма № КО-2);
- платежные поручения и требования.
Если в таком документе допущена ошибка, необходимо оформить новый. В остальных случаях ошибку можно исправить. Процедура исправления зависит от формата документа: бумажный или электронный.
Как исправить ошибку в первичном документе на бумаге
Для исправления бумажного документа необходимо перечеркнуть неправильный текст и вписать исправленный текст над перечеркнутым. Перечеркивание должно быть выполнено одной чертой, чтобы исправления были четкими.
Необходимо сопровождать исправление отметкой «Исправлено» и подписями лиц, участвовавших в создании документа. При этом необходимо указать должности, фамилии и инициалы или другие данные для их идентификации, а также указать дату внесения исправлений.
Важно! Исправлять бумажные документы путем подчисток, замазываний или стираний не допускается. Это предписано в пункте 21 ФСБУ 27/2021.
Пример исправления ошибки в оригинальном документе
Как исправить ошибку в электронном оригинальном документе
Для того чтобы исправить электронный документ, необходимо создать новый документ, внести в него правки и указать, что он заменяет изначальный. В нем необходимо указать дату исправления, а также электронные подписи лиц, которые составляли первоначальный документ, с указанием их должностей, фамилий и инициалов или других идентифицирующих реквизитов. Средства воспроизведения нового исправленного электронного документа должны гарантировать невозможность его использования без первоначального. Такие требования содержатся в пункте 20 ФСБУ 27/2021.
Помощь в определении необходимых первичных документов для вашей организации предоставляется нашим справочником.
Справочник: список первичных документов
Процедура корректировки счетов-фактур
Способ исправления счета-фактуры зависит от того, какой именно документ подлежит коррекции:
- стандартный исходный счёт-фактура;
- корректировочный счёт-фактура.
Процедура исправления счетов-фактур подробно описана в разделе 7 Правил заполнения счета-фактуры и разделе 6 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. При исправлении счёт-фактуры также необходимо внести изменения в соответствующие первичные документы (п. 20-21 ФСБУ 27/2021).
Помимо корректных данных, первоначальный и исправленный счета-фактуры будут различаться лишь в строке 1а, где указывается номер и дата исправления первоначального счёта-фактуры. В строку 1 исправленного счёта-фактуры следует скопировать информацию из строки 1 исходного документа, без возможности изменения этих данных. Остальные строки и графы заполняются с учетом показателей первоначального счёта-фактуры, но с правильными значениями.
Вносить изменения возможно не только в счета-фактуры на поставку товаров, но и в счета-фактуры, которые поставщики выставляют клиентам за полученный аванс. Специальных правил корректировки счетов-фактур на предоплату не существует. Поэтому корректировку счетов-фактур на аванс следует проводить в соответствии с теми же правилами, что и счета-фактуры на поставку товаров (пункт 7 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).
При внесении изменений в корректировочный счет-фактуру в новом документе нельзя менять данные в строках 1 и 1б оригинального документа. Необходимо заполнить строку 1а, указав номер и дату исправлений. Остальные реквизиты исправленной счет-фактуры (включая не заполненные ранее или скорректированные), в том числе изменение данных об уполномоченном лице, подписавшем документ, следует указать в соответствии с общими правилами (согласно п. 6 Правил заполнения корректировочного счет-фактуры, утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).
Онлайн-помощник от компании «Актион 360»
Не пропустите информацию об изменениях в налоговом законодательстве на 2023 год! Все ответы на ваши вопросы доступны в системе обучения и консультаций «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и получите рекомендации экспертов от налоговых органов.
Важные изменения для вашего ИНН
- Узнайте о плане проверок на следующий год и проверьте свой ИНН
- Проверьте список компаний с задолженностями перед ФНС по вашему ИНН
- Будьте в курсе новых блокировок счетов, чтобы избежать потерь
- Не забывайте, что теперь счета-фактуры необходимы для вычета НДС
Корректировка первичных документов
Документация – ключевой компонент метода бухгалтерского учета. Как и в любой науке, в бухучете существует свой предмет и свой метод: предметом являются факты хозяйственной деятельности, а метод включает в себя документирование, инвентаризацию, оценку, калькуляцию, счета, двойную запись, баланс, отчетность. Одним из основных принципов учета является отсутствие документа – отсутствие факта хозяйственной деятельности. Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон № 402-ФЗ) содержит отдельную статью, посвященную документам – 9-ю.
В рамках программы модернизации бухгалтерского учета Минфин в 2021 году (16.04.2021 г., приказ № 62н) утвердил отдельный стандарт, посвященный документам – ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».
В части 3 статьи 9 закона № 402-ФЗ отмечается необходимость подтверждения событий хозяйственной деятельности документами либо непосредственно в момент события, либо сразу после его завершения.
Документы могут быть оформлены как на бумаге, так и в электронном виде (часть 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ).
Ошибки в первичных документах классифицируются по различным критериям:
— по причинам возникновения (недосмотр и неопытность сотрудников, неисправность компьютерной техники и пр.);
— по месту возникновения (в текстовой и числовой части самих документов, в учетных журналах);
— по значимости (ошибки в самом документе, не влияющие на другие данные (например, дата, описание), и ошибки, влияющие на другие операции (например, неправильная сумма расходов искажает налоговую базу по налогу на прибыль).
Недочеты в первичных документах могут включать в себя: отсутствие обязательных данных, наличие незаконных изменений (помарки, исправления), изменения в тех бумагах, которые запрещено модифицировать (чеки, банковские документы (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, пункт 4.7 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У)) и другие.
Последствиями ошибок в первичных документах могут стать неправильные подсчеты результатов экономических операций и налоговых основ, споры с партнерами, претензии налоговых органов.
Вывод: необходимо исправлять ошибки в документах.
На первый взгляд можно сделать простое решение: заменить документ с ошибкой на новый, где ошибок не будет. Однако Минфин и ФНС выступают против такого радикального подхода к исправлению: в своих письмах ФНС от 12.01.2018 № СД-4-3/264, от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@, от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@ и Минфина от 23.10.2017 № 03-03-10/69280 отмечают, что замена первичного документа с ошибкой новым, который уже принят к учету, не допускается, ошибки должны быть исправлены в соответствии с правилами бухгалтерского учета.
Согласно Закону № 402-ФЗ (ч. 7 ст. 9) можно вносить исправления в первичные учетные документы (за исключением случаев, установленных другими нормативными актами, см. выше), а также ФСБУ 27/2021 содержит специальный раздел, регулирующий процедуру исправлений в документах.
Порядок исправлений устанавливается таким образом: необходимо внести исправления, указать дату и подписи лиц, составивших документ, а также их идентифицирующие данные (ФИО и др.). Это стандартный метод исправлений. Однако существует и другой вариант – составление исправленного документа, аналогично счетам-фактурам. Эти два метода подробно описаны в Рекомендациях БМЦ* Р-41/2013-КпР «Внесение исправлений в первичные документы».
Организациям рекомендуется самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике метод исправлений в первичных документах, учитывая особенности документооборота.
В соответствии с п. 12 ФСБУ 27/2021 организация имеет возможность добавлять дополнительные реквизиты в бухгалтерский документ, дополняющие обязательные поля первичного документа, например, «Исправление №» и «от», где указываются номер и дата исправляемого документа.
Сложнее обстоит вопрос с изменением данных в цифровых документах.
Федеральная налоговая служба напомнила в своем письме от 11.10.2019 № ЕД-4-15/20928@ о том, что правила не определяют порядок аннулирования электронных документов, содержащих ошибки. Однако, как сообщает ФНС, стороны могут договориться о том, что документ с ошибками не будет иметь юридических последствий, то есть будет аннулирован.
И снова Бухгалтерская миссия напоминает: Р-42/2013-КпР «Внесение изменений в цифровые документы» рекомендует исправлять цифровой первичный документ путем выставления исправленного ЭПД с дополнительными полями «номер» и «дата исправления», которые копируются из оригинального ЭПД.
Исправленный электронный первичный документ (ЭПД) включает в себя два связанных файла: информация продавца и информация покупателя. ЭПД считается оформленным при наличии электронных подписей обеих сторон сделки.
1️⃣ Если в первичном документе (ТОРГ-12) внесены исправления, подтвержденные подписью только одного из участников, не достаточно ли это для подтверждения изменений? Ответ — нет, это не достаточно. Как закон № 402-ФЗ, так и ФСБУ 27/2010 требуют подтверждения исправлений всеми участниками, подписавшими документ (согласно п. 16 Положения по ведению учета и отчетности № 34н).
Практика судебных решений настаивает на том же: в первичные учетные документы изменения могут быть внесены только после согласования с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения изменений (постановление Первого ААС от 20.10.2014 № 01АП-5686/14, ФАС Поволжского округа от 02.07.2013 № Ф06-4577/13 по делу № А06-8882/2011). Важный аспект – изменения не должны быть односторонними, должны быть подписаны и исполнителями (продавцами), и заказчиками (покупателями).
2️⃣ Как произвести корректировки в выставленный счёт? Обычно счёт не является первичным документом (но, конечно, счёта за коммунальные услуги, аренду могут быть подтверждением факта предоставления соответствующих услуг и считаться первичными бухгалтерскими документами при наличии всех необходимых реквизитов (см. письма Минфина от 29.07.2010 № 03-03-06/1/494, УФНС по г. Москве от 17.10.2011 № 16-15/100085@)). Если компания решит, что счёт не является первичным документом, то при наличии ошибок его можно просто заменить на новый.
3️⃣ В случае обнаружения технической ошибки в УПД с статусом «1», требующей исправления для идентификации налогоплательщика и получения вычета по НДС, необходимо создать новый УПД с таким же номером и датой, содержащий правильные данные, а в строке 1а указать номер и дату внесенных исправлений (в соответствии с пунктом 1.1 приложения 7 к письму ФНС от 17.10.2014 года № ММВ-20-15/86@).
Если ошибки присутствуют только в реквизитах счета-фактуры (и первичном документе), следует оформить новый УПД со статусом «2», имеющий тот же номер и дату, что и ошибка, указав дату и номер исправлений в строке 1а.
4️⃣ При заполнении путевого листа выявлена ошибка: фактический расход, превышающий норму, был обозначен как нормативный. Как исправить (внести изменения в путевой лист или составить бухгалтерскую справку)? Исправление можно выполнить путем корректировки (зачеркнуть ошибку, внести верные данные, подписать надпись «исправлено», заверить исправление подписями соответствующих лиц), либо составить новую копию путевого листа, указав номер и дату первоначального документа, а также порядковый номер и дату внесенных изменений (аналогично исправлению счетов-фактур) (письмо Минфина от 22.01.2016 года № 07-01-09/2235, письма ФНС от 23.03.2018 года № СД-4-3/5412@, от 05.03.2018 года № СД-4-3/4226@, от 12.01.2018 года № СД-4-3/264). Подготовка только бухгалтерской справки недостаточна для подтверждения затрат на покупку ГСМ, поскольку основным документом для этой цели является путевой лист.
Для исправления ошибок в первичных документах рекомендуется выбрать конкретный метод: либо внести корректировки в существующий документ, либо составить новый с правильными данными. Этот подход следует закрепить в учетной политике.
* Бухгалтерский методологический центр (БМЦ) функционирует как негосударственный орган по регулированию бухгалтерского учета в соответствии со статьей 24 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Один из ведущих разработчиков бизнес-сервисов в России — компания «Такском». Она является пионером в области электронной отчетности и обмена электронными документами в стране.
За двадцать лет своей деятельности «Такском» помогает организациям взаимодействовать с государством и партнерами, а также упрощать и ускорять внутренние бизнес-процессы:
— передача отчетности в государственные органы удаленно, включая решения 1С;
— оформление и получение электронных подписей;
— подключение и обслуживание онлайн-касс, а также услуги ОФД;
— надежный, выгодный и удобный переход на электронный документооборот;
— решения для маркировки и отслеживания товаров;
Подключите удобный сервис электронной отчетности
Электронные сервисы с круглосуточной технической поддержкой и полезными возможностями для бухгалтера